Facture incorrecte ou manquante

Ce guide couvre les problèmes courants liés aux factures : montant erroné, facture pour une box résiliée, facture non reçue, TVA incorrecte, et la procédure de création d'un avoir.

Tableau de diagnostic rapide

1. Facture avec mauvais montant

1.1 Vérifier le contrat et les règles tarifaires

1. Aller dans Clients → [Client] → Contrats → [Contrat actif]
2. Vérifier :

1. Aller dans Facturation → Règles tarifaires pour vérifier que le tarif de la box est correct
2. Comparer le montant de la facture avec le détail dans Facturation → [Facture] → Détail des lignes

1.2 Prorata premier mois mal calculé

Boxanet calcule le prorata automatiquement sur la base du nombre de jours restant dans le mois.

• Juin = 30 jours → 11 jours restants (du 20 au 30 inclus)
• Prorata = 150 × (11 / 30) = 55 € HT

1. Vérifier la date de début de contrat (peut avoir été saisie avec une erreur d'un jour)
2. Vérifier si l'option "Facturer le mois entier" est activée dans Paramètres → Facturation → Prorata

1.3 Option ou service mal facturé

1. Dans la facture, cliquer sur "Modifier" (si la facture est en statut "Brouillon")
2. Supprimer ou modifier la ligne erronée
3. Sauvegarder et renvoyer

2. Facture pour une box déjà résiliée

Cause

Le contrat a été résilié mais la date de fin dans Boxanet n'a pas été correctement enregistrée, ou le cycle de facturation automatique s'est déclenché avant la clôture.

Procédure

1. Aller dans Clients → [Client] → Contrats
2. Vérifier le statut du contrat : Actif / Résilié / Clôturé
3. Vérifier la date de fin effective du contrat
4. Si le contrat est toujours en statut "Actif" alors qu'il devrait être résilié :

1. Si la facture a déjà été émise après la date de résiliation :

Éviter que cela ne se reproduise

Lors de la résiliation d'un contrat, toujours vérifier que :

• La date de fin est correctement saisie
• Le prorata du dernier mois est calculé et facturé
• Le cycle de facturation automatique est arrêté pour cette box

3. Facture non envoyée au client

3.1 Vérifier le statut d'envoi

1. Aller dans Facturation → [Facture]
2. Vérifier le champ "Statut d'envoi" :

3.2 Causes d'un non-envoi

3.3 Renvoyer une facture par email

1. Aller dans Facturation → Factures → [Facture]
2. Cliquer sur "Renvoyer par email"
3. Vérifier l'adresse email préremplie (modifier si nécessaire)
4. Optionnel : ajouter un message personnalisé
5. Cliquer sur "Envoyer"
6. Un accusé d'envoi est enregistré dans l'historique du client

4. TVA incorrecte

Taux de TVA applicables

En France, pour les prestations de self-stockage :

Vérifier et corriger la TVA

1. Aller dans Paramètres → Facturation → Taux de TVA
2. Vérifier que le taux configuré est 20 % (ou le taux applicable selon votre situation)
3. Pour un client exonéré de TVA (association loi 1901, auto-liquidation TVA B2B) :

1. Si une facture passée a été émise avec le mauvais taux de TVA :

5. Renvoyer une facture par email

Procédure simplifiée (voir aussi section 3.3 pour le contexte complet) :

1. Facturation → Factures → chercher la facture (par nom client, numéro ou période)
2. Cliquer sur l'icône Enveloppe ou "Renvoyer"
3. Confirmer l'adresse email destinataire
4. Valider l'envoi

• Facturation → [Facture] → Renvoyer → ajouter des adresses en copie (CC)
• Utile pour les clients B2B qui souhaitent un envoi simultané à leur comptable

6. Créer un avoir pour corriger une facture

Un avoir est obligatoire pour annuler ou corriger une facture déjà émise ou payée.

Avoir total (annulation complète)

1. Aller dans Facturation → Factures → [Facture à annuler]
2. Cliquer sur "Créer un avoir"
3. Choisir "Avoir total" — Boxanet prérenseigne automatiquement toutes les lignes en négatif
4. Vérifier le montant (doit correspondre exactement à la facture originale)
5. Saisir le motif de l'avoir (ex. : "Facture émise pour contrat résilié le 01/06/2026")
6. Cliquer sur "Valider l'avoir"
7. L'avoir est créé avec son propre numéro (format : AV-2026-XXXX)
8. Envoyer l'avoir au client ("Envoyer l'avoir par email")

Avoir partiel (correction d'un montant)

1. Aller dans Facturation → Factures → [Facture à corriger]
2. Cliquer sur "Créer un avoir"
3. Choisir "Avoir partiel"
4. Modifier les montants ligne par ligne pour ne corriger que la partie erronée
5. Valider et envoyer

Gestion du remboursement après avoir

Si le client a déjà payé la facture incorrecte :

• Paiement CB : Boxanet propose d'initier un remboursement Stripe automatique (délai : 5 à 10 jours ouvrés)
• Paiement SEPA : effectuer un virement de remboursement manuel depuis le compte bancaire du centre
• Avoir en déduction : le montant de l'avoir peut être déduit de la prochaine facture (recommandé pour éviter les frais bancaires)

7. Facture non trouvée dans la liste

Vérifier les filtres actifs

La liste des factures peut être filtrée par :

• Période (mois/année)
• Statut (Brouillon / Envoyée / Payée / Impayée / Avoir)
• Site (en multi-sites)
• Client

Recherche directe

Utiliser la barre de recherche globale (icône loupe en haut de l'interface) :

• Rechercher par numéro de facture (ex. : FA-2026-0234)
• Rechercher par nom du client
• Rechercher par montant

Facture archivée

Les factures de plus de 12 mois peuvent être archivées automatiquement :

1. Aller dans Facturation → Archives
2. Filtrer par année
3. Les factures archivées sont consultables mais ne peuvent plus être modifiées

Facture sur un autre site

En configuration multi-sites, vérifier que le site actif sélectionné dans le menu déroulant est bien celui correspondant à la facture recherchée.