Boxanet propose un système de rôles à cinq niveaux permettant de contrôler précisément qui peut voir, modifier ou supprimer des données dans votre centre de stockage. Cette granularité est essentielle pour déléguer des tâches sans compromettre la sécurité ou l'intégrité de vos données.
Les 5 rôles disponibles sur Boxanet
Rôle 1 : Admin
L'administrateur dispose d'un accès total et sans restriction à l'ensemble de la plateforme. Il est le seul à pouvoir gérer les collaborateurs, modifier les paramètres de l'entreprise et configurer les intégrations de paiement.
Ce que peut faire l'Admin :- Créer, modifier et supprimer des comptes utilisateurs
- Définir et modifier les rôles des collaborateurs
- Configurer les paramètres de l'entreprise et des sites
- Accéder à tous les rapports financiers, y compris les exports comptables
- Gérer les abonnements et modes de paiement de l'entreprise
- Supprimer des boxes, des contrats et des données clients (avec confirmation)
- Configurer les intégrations (Stripe, SEPA, webhooks)
- Consulter les logs d'audit complets
⚠️⚠️ Le rôle Admin donne accès aux informations bancaires et aux clés d'intégration. Ne partagez ce rôle qu'avec des personnes de confiance disposant d'un niveau de responsabilité élevé.
Rôle 2 : Manager
Le manager dispose d'une gestion opérationnelle complète du centre au quotidien, sans accès aux paramètres sensibles de l'entreprise (facturation Boxanet, gestion des comptes utilisateurs).
Ce que peut faire le Manager :- Créer et gérer des contrats clients (création, modification, résiliation)
- Traiter les paiements manuels et émettre des remboursements
- Accéder à tous les rapports d'activité et financiers
- Gérer l'inventaire des boxes (ajout, modification de statut)
- Créer et modifier les règles tarifaires et promotions
- Envoyer des communications aux clients
- Accéder à l'historique complet des accès clients
- Exporter les données (contrats, paiements, FEC)
- Gérer les comptes utilisateurs et les rôles
- Accéder aux paramètres de facturation de l'abonnement Boxanet
- Supprimer définitivement des données archivées
Rôle 3 : Concierge
Le concierge dispose d'un accès limité aux opérations courantes du centre. Il peut interagir avec les clients présents physiquement, traiter les accès et consulter les informations nécessaires, mais ne peut pas modifier les données financières ni supprimer quoi que ce soit.
Ce que peut faire le Concierge :- Consulter la liste des clients et leurs contrats actifs
- Vérifier qu'un client est en règle (contrat valide, pas d'impayé)
- Ouvrir/accorder un accès manuel à un client
- Enregistrer un signalement ou une note sur un dossier client
- Consulter le planning des arrivées et départs du jour
- Imprimer un contrat ou une facture existants
- Créer ou modifier un contrat
- Traiter des paiements
- Accéder aux rapports financiers
- Modifier les tarifs ou les paramètres du centre
- Supprimer des données
Rôle 4 : Employee
L'employé bénéficie d'un accès en lecture seule aux données opérationnelles. Il peut consulter sans jamais modifier, créer ou supprimer.
Ce que peut faire l'Employee :- Consulter la liste des boxes et leur statut (occupé/disponible/maintenance)
- Voir la liste des contrats actifs et leur statut
- Consulter le planning du centre
- Voir les informations de contact des clients actifs
- Créer, modifier ou supprimer quoi que ce soit
- Accéder aux données financières (montants, factures, paiements)
- Voir les informations bancaires des clients (IBAN masqués)
- Accéder aux rapports
Rôle 5 : Customer (Client)
Le client dispose d'un accès à son espace client personnel. Il ne voit que ses propres données et ne peut interagir qu'avec ses propres contrats.
Ce que peut faire le Customer :- Consulter ses contrats actifs et l'historique de ses locations
- Télécharger ses factures au format PDF
- Mettre à jour ses informations personnelles (adresse, téléphone)
- Modifier son moyen de paiement
- Voir ses codes d'accès au centre
- Contacter le gestionnaire via la messagerie intégrée
- Demander un devis pour une box plus grande ou supplémentaire
- Voir les données des autres clients
- Accéder aux fonctions de gestion du centre
- Modifier les termes de son contrat directement (doit passer par le gestionnaire)
Tableau comparatif des droits
| Action | Admin | Manager | Concierge | Employee | Customer |
|---|---|---|---|---|---|
| Gérer les utilisateurs | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Créer un contrat | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Traiter un paiement | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Accorder un accès manuel | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Voir les contrats | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | Ses contrats |
| Modifier les tarifs | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Exporter les données | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | Ses factures |
| Voir les rapports financiers | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Supprimer des données | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Paramètres entreprise | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Comment assigner un rôle à un collaborateur ?
- Connectez-vous avec un compte Admin
- Rendez-vous dans Paramètres → Équipe → Collaborateurs
- Cliquez sur Inviter un collaborateur
- Saisissez l'adresse email de la personne
- Sélectionnez le rôle dans le menu déroulant
- Si votre compte possède plusieurs sites, sélectionnez le ou les sites auxquels la personne a accès
- Cliquez sur Envoyer l'invitation
💡💡 Pour les groupes multi-sites, vous pouvez assigner des rôles différents selon le site. Par exemple, un Manager sur le site de Lyon et un Employee en lecture seule sur le site de Paris.
Modifier ou révoquer un rôle
Pour changer le rôle d'un collaborateur ou révoquer son accès :
- Paramètres → Équipe → Collaborateurs
- Cliquez sur le nom du collaborateur
- Modifiez le rôle dans le menu déroulant, ou cliquez sur Désactiver le compte
⚠️⚠️ La désactivation d'un compte collaborateur est immédiate. L'utilisateur sera déconnecté lors de sa prochaine action. Pour plus de sécurité, désactivez immédiatement le compte d'un collaborateur qui quitte votre entreprise.