Dans Boxanet, chaque personne a un rôle dans une entreprise ou sur un site. Ce rôle décide de ce qu'elle peut voir et faire. Il existe 7 rôles :
- 4 rôles pour votre équipe : Admin, Manager, StorageLab Concierge, Employé ;
- 3 rôles pour les personnes qui viennent seulement sur le site : Client, Prestataire, Délégué.
Une même personne peut avoir des rôles différents selon l'entreprise ou le site.
Les rôles de votre équipe
Employé
Pour la gestion de tous les jours :
- consulter le tableau de bord, les sites, les clients, les contrats et les factures ;
- préparer des devis depuis Box disponibles, dans la limite de son plafond de remise (10 % par défaut, réglable par le gérant ou le concierge dans Mon Équipe).
L'employé ne crée pas de contrat et ne modifie ni les box ni les prix.
StorageLab Concierge
Tout ce que fait l'employé, et en plus :
- modifier les box, les zones, les plans et les prix ;
- créer un contrat ou résilier un contrat avec les assistants ;
- consulter Mon Équipe, la fiche de l'entreprise et l'historique des accès ;
- modifier les coordonnées des membres de l'équipe (pas leur rôle ni leur accès) ;
- régler le plafond de remise des employés de son site.
Le concierge ne règle pas les paramètres du site, ni les paiements, ni la facturation, et il n'invite pas de nouveaux membres.
Manager (gérant / propriétaire)
Tout ce que fait le concierge, et en plus :
- modifier les paramètres des sites, dont le contrôle d'accès et les badges ;
- gérer les paiements, les prélèvements SEPA, la facturation et les relances ;
- consulter les rapports (reporting) ;
- inviter de nouveaux membres dans l'équipe ;
- ajouter des prestataires.
Une personne invitée sans site précis devient manager de toute l'entreprise.
Admin
C'est le niveau le plus élevé dans une entreprise : l'admin a au moins les mêmes droits que le manager. Ce rôle ne s'attribue pas depuis Mon Équipe.
Les rôles des personnes qui viennent sur le site
Ces trois rôles n'ont aucun accès à la gestion du centre.
Client
Le locataire d'un box. Dans son espace client, il voit uniquement ses propres données :
- Mes contrats ;
- Mes factures ;
- Mes objets (l'inventaire de ce qu'il stocke) ;
- Mes délégués (les personnes à qui il donne un accès) ;
- Mon accès (portail/bâtiment) : le lien vers sa page d'accès (elle ne sert que si le site est en accès IP Boxanet).
Prestataire
Une personne extérieure qui doit entrer sur le site : artisan, technicien, livreur. Ce n'est pas un client : pas de contrat, pas de facture.
Un gérant l'ajoute dans Gestion → Prestataires, avec son nom et son numéro de mobile. Le prestataire reçoit son lien d'accès par SMS. Le gérant peut révoquer cet accès à tout moment.
Délégué
Une personne à qui un client donne accès à son box : un proche, un salarié, un déménageur. C'est le client qui l'invite, depuis Mes délégués. Cette fonction existe seulement sur les sites en accès IP Boxanet.
Le délégué a les mêmes boutons d'accès que le client, aux horaires choisis par le client. Il ne voit aucune donnée du client. Le client peut révoquer l'accès à tout moment.
Tableau récapitulatif
| Action | Admin | Manager | Concierge | Employé | Client / Prestataire / Délégué |
|---|---|---|---|---|---|
| Voir les clients et les contrats | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Préparer un devis | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Créer ou résilier un contrat | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Modifier les box et les prix | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Voir Mon Équipe et l'historique des accès | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Inviter un membre de l'équipe | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Paramètres du site, badges, paiements, reporting | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Entrer sur le site | selon le site | selon le site | selon le site | selon le site | ✅ |
Inviter un membre dans votre équipe
- Connectez-vous avec un compte Manager (ou Admin).
- Ouvrez Paramètres → Mon Équipe.
- Cliquez sur Inviter un utilisateur.
- Saisissez son prénom, son nom et son email.
- Choisissez le site (ou aucun site : la personne devient alors manager de toute l'entreprise).
- Choisissez le rôle : Employé, StorageLab Concierge ou Manager / Propriétaire.
- Cliquez sur Envoyer l'invitation.
Ce qui se passe ensuite :
- L'adresse n'a pas encore de compte Boxanet : le compte est créé et rattaché à votre entreprise. La personne reçoit un email pour choisir son mot de passe.
- L'adresse a déjà un compte : la personne reçoit une invitation, valable 7 jours. Rien n'est rattaché à votre équipe tant qu'elle ne l'a pas acceptée.
Les invitations en attente apparaissent dans Mon Équipe, avec les boutons Renvoyer (un nouveau lien, valable 7 jours) et Annuler.
Modifier le rôle d'un membre ou couper son accès
- Ouvrez Paramètres → Mon Équipe.
- Sur la ligne du membre, cliquez sur Modifier.
- Pour chaque site, changez le rôle (Manager, Employé ou StorageLab Concierge), ou décochez le statut pour couper cet accès.
- Enregistrez.
FAQ
Q : Puis-je avoir plusieurs managers ? R : Oui. Invitez autant de managers que nécessaire depuis Mon Équipe. Comme ils ont accès aux paiements et à la facturation, réservez ce rôle aux personnes de confiance.
Q : Un employé peut-il se donner plus de droits ? R : Non. L'employé n'a pas accès à Mon Équipe, il ne peut donc pas changer son rôle.
Q : Puis-je créer un rôle sur mesure ? R : Non. Il faut choisir l'un des rôles décrits dans cet article.
Q : Que se passe-t-il si quelqu'un ouvre une page qui n'est pas prévue pour son rôle ? R : Boxanet ne lui montre pas cette page : il revient sur sa page d'accueil (Vue d'ensemble pour l'équipe, Mes contrats pour un client).
Q : Un client peut-il voir les informations des autres locataires ? R : Non. L'espace client ne montre que les données du client connecté.