Résilier un contrat de location
Ce guide couvre l'ensemble du processus de résiliation dans Boxanet : préavis légal, vérification du solde, génération des documents de fin de contrat, libération de la box et archivage. Il traite également la procédure spéciale pour les résiliations pour impayé.
Types de résiliation
Il existe deux grandes catégories de résiliation dans le self-stockage, chacune avec ses propres règles et procédures dans Boxanet.
À l'initiative du client
Le client décide de mettre fin à son contrat. C'est le cas le plus courant.
Déclencheurs habituels :- Besoin de stockage terminé (déménagement, fin de travaux)
- Changement de situation personnelle ou professionnelle
- Déménagement dans une autre ville
À l'initiative du gestionnaire
Le gestionnaire ou l'administrateur du site met fin au contrat. Ce cas est plus sensible et doit être documenté.
Motifs valables :- Impayés répétés malgré relances
- Non-respect du règlement intérieur
- Usage prohibé de la box (stockage de matières dangereuses, activité illégale)
- Fermeture définitive ou rénovation du site
Préavis légal
Durée minimale en France
Pour le self-stockage, le préavis légal minimum est de 1 mois à compter de la notification écrite. Ce préavis s'applique dans les deux sens (client et gestionnaire).
Calcul de la date effective de fin
| Date de notification | Date effective de fin (avec 1 mois de préavis) |
|---|---|
| 5 janvier | 5 février |
| 20 mars | 20 avril |
| 1er mai | 31 mai (fin de mois si stipulé au contrat) |
Vérifier le solde de compte avant résiliation
Avant d'engager toute procédure de résiliation, vérifiez systématiquement le solde du compte client. C'est une étape critique qui conditionne le remboursement du dépôt de garantie.
Accéder au solde client
Depuis la fiche contrat : Contrat → Solde client ou depuis la fiche client : Client → Finances → Solde
Ce que vous devez vérifier
| Élément | Statut attendu avant résiliation |
|---|---|
Factures en cours (statut issued) | Toutes réglées ou en cours de règlement confirmé |
Factures impayées (statut overdue) | Aucune, ou procédure de régularisation en cours |
| Avoir non utilisé (credit_note) | À déduire du solde final |
| Loyer du dernier mois | À facturer si pas encore émis |
Solde positif (client créancier)
Si le client a payé au-delà de sa date de fin effective (ex. : il a réglé un mois complet mais part en cours de mois), un avoir ou un remboursement est dû.
Solde négatif (client débiteur)
Si le client a des factures impayées, réglez ce point avant de confirmer la résiliation. Selon les modalités convenues, les impayés peuvent être déduits du dépôt de garantie.
Initier la résiliation dans Boxanet
Depuis la fiche contrat
- Ouvrez le contrat actif (statut
active) - Cliquez sur Résilier le contrat
- Renseignez les informations de résiliation :
| Champ | Description |
|---|---|
| Initiateur | Client ou Gestionnaire |
| Date de notification | Date à laquelle la demande a été reçue ou émise |
| Date effective de fin | Calculée automatiquement (ou saisie manuelle si préavis waivé) |
| Motif | Sélection dans une liste + commentaire libre |
| Mode de restitution du dépôt | Virement bancaire ou chèque |
| IBAN pour restitution | Si restitution par virement |
- Cliquez sur Enregistrer la résiliation
pending_termination jusqu'à la date effective de fin. La facturation continue normalement jusqu'à cette date.
Génération de l'attestation de fin de contrat
L'attestation de fin de contrat est un document officiel remis au client confirmant la fin de la relation contractuelle, la date de libération de la box et la situation du dépôt de garantie.
Générer l'attestation
- Depuis le contrat en cours de résiliation, cliquez sur Générer l'attestation de fin de contrat
- Vérifiez les informations pré-remplies :
- Téléchargez le PDF et envoyez-le au client par email
Calcul du prorata de remboursement ou facturation
Si le client part avant la fin du mois payé
Exemple : le client a payé le mois de juin en entier mais libère la box le 15 juin.
| Situation | Traitement |
|---|---|
| Loyer payé en avance pour la période restante | Émettre un avoir (credit_note) pour les jours non utilisés |
| Loyer prélevé par SEPA en début de mois | Rembourser le prorata par virement |
Si le client part en cours de mois non encore facturé
Facturation du prorata du dernier mois, de la date de début du mois jusqu'à la date de libération effective.
Si le client a des impayés
Les impayés sont déduits du dépôt de garantie dans l'ordre suivant :
- Factures impayées les plus anciennes (statut
overdue) - Factures émises non réglées (statut
issued) - Loyer prorata du dernier mois si applicable
Libération de la box : procédure complète
La libération de la box est l'étape physique de la résiliation. Elle conditionne la mise à jour du statut de la box dans Boxanet.
Procédure d'état des lieux de sortie
- Rendez-vous avec le client à la date de libération convenue
- Vérifiez que la box est entièrement vidée : aucun bien ne doit rester
- Inspectez l'état général : sols, murs, étagères le cas échéant
- Consignez les observations dans le formulaire d'état des lieux de sortie dans Boxanet
- Photographiez la box vide et importez les photos (Contrat → État des lieux → Importer photos de sortie)
- Faites signer l'état des lieux au client (sur tablette ou imprimé)
Si la box n'est pas vide à la date prévue
Si le client n'a pas libéré la box à la date convenue :
- La facturation continue jusqu'à libération effective
- Contactez le client pour fixer une nouvelle date
- Si le client est injoignable, appliquez la procédure de box abandonnée (consultez votre responsable)
Mettre à jour le statut de la box
Une fois la box vérifiée et vide :
- Retournez sur la fiche contrat dans Boxanet
- Cliquez sur Confirmer la libération de la box
- La box passe automatiquement en statut
available - Le contrat passe en statut
terminated
Désactivation automatique des accès
Dès que la date effective de fin de contrat est atteinte (ou dès la confirmation manuelle de libération), Boxanet désactive automatiquement les accès du client.
Ce qui est désactivé automatiquement
| Type d'accès | Action Boxanet |
|---|---|
| Badge NFC | Désactivé immédiatement |
| Code PIN | Invalidé immédiatement |
| Accès espace client | Passage en mode lecture seule (consultation historique uniquement) |
| Utilisateurs d'accès secondaires | Tous désactivés simultanément |
Archivage du contrat
Statut terminated
Une fois le contrat clôturé, il passe définitivement en statut terminated. Cela signifie :
- Il n'est plus modifiable
- Il n'est plus facturable
- Il reste consultable à tout moment dans Boxanet
Conservation légale
Conformément à la réglementation française, les contrats commerciaux doivent être conservés 5 ans à compter de leur date de fin. Boxanet archive automatiquement les contrats terminés et garantit leur accessibilité sur toute la période légale.
Les documents archivés comprennent :
- Le contrat original signé (PDF)
- Tous les avenants signés
- Les factures émises pendant la durée du contrat
- Les états des lieux d'entrée et de sortie
- L'attestation de fin de contrat
Résiliation pour impayé : procédure spéciale
La résiliation pour impayé est une procédure distincte, plus formelle, car elle est initiée par le gestionnaire sans accord du client.
Conditions pour engager une résiliation pour impayé
- Au moins 2 mois de loyers impayés (ou selon les conditions générales de votre site)
- Au moins 2 relances formelles envoyées par email ou courrier
- Validation par un admin obligatoire dans Boxanet
Étapes de la procédure
Étape 1 — Vérifier le dossier d'impayés Dans Client → Finances → Impayés, vérifiez :- Le montant total impayé
- Les dates des factures impayées
- Les relances déjà envoyées et leurs dates
- Ouvrez le contrat
- Cliquez sur Résilier pour impayé
- Renseignez le montant total dû et les références des factures concernées
- Validez (admin requis)
Tableau de suivi recommandé
| Étape | Délai | Action dans Boxanet |
|---|---|---|
| 1ère facture impayée | Jour J | Relance automatique J+7 |
| 2ème relance | J+15 | Relance manuelle + appel téléphonique |
| Mise en demeure | J+30 | Générer la mise en demeure |
| Résiliation pour impayé | J+45 | Initier la procédure (admin) |
| Libération forcée de la box | J+60 | Procédure légale (hors Boxanet) |
FAQ
Q : Le client veut partir immédiatement sans respecter le préavis. Que faire ? Vous pouvez accepter une résiliation sans préavis à votre discrétion commerciale, mais le loyer reste dû jusqu'à la fin du préavis légal (1 mois), sauf si vous décidez de l'offrir commercialement. Documentez toujours la décision dans les notes du contrat avec validation manager. Q : Que se passe-t-il si le client laisse des affaires dans la box après la date de fin ? Le client reste redevable du loyer tant que la box n'est pas libérée. Si des biens sont abandonnés, ne les jetez pas immédiatement : une procédure légale d'abandon de biens s'applique (mise en demeure, délai légal, procès-verbal). Contactez votre responsable et, si nécessaire, un huissier. Q : Peut-on réactiver un contrat terminé si le client change d'avis ? Non. Un contrat en statutterminated est définitivement clôturé dans Boxanet. Si le client souhaite reprendre une box, créez un nouveau contrat depuis le début. L'historique de l'ancien contrat reste consultable.
Q : Comment gérer une résiliation pendant une période de suspension du contrat ?
La résiliation est possible même si le contrat est suspendu. Passez le contrat de suspended à la procédure de résiliation normale. Notez que pendant la période de suspension, aucune facturation n'a été générée : cela peut impacter le calcul du dernier loyer dû.