Un avoir (ou note de crédit) est un document comptable qui vient corriger ou annuler tout ou partie d'une facture émise. Dans Boxanet, les avoirs sont des objets de type credit_note dans le module Factures. Ils ont leur propre numérotation, leur propre statut, et participent au lettrage comptable au même titre qu'un paiement.
Quand créer un avoir ?
Un avoir se justifie dans trois grandes situations :
1. Erreur de facturation
Le montant, la quantité, la description ou le taux de TVA d'une facture émise est incorrect. Plutôt qu'annuler la facture (interdit une fois qu'elle est émise et transmise au client), vous émettez un avoir pour corriger l'écart.2. Résiliation anticipée et prorata
Un client résilie son contrat en cours de mois alors qu'il a déjà payé une période complète. Vous calculez le prorata des jours non utilisés et émettez un avoir pour ce montant.3. Geste commercial
En réponse à une réclamation légitime (panne d'accès, sinistre, délai de traitement), vous accordez un geste commercial sous forme d'avoir à déduire d'une prochaine facture ou à rembourser.Avoir total vs avoir partiel
| Critère | Avoir total | Avoir partiel |
|---|---|---|
| Montant | Égal au montant HT + TVA de la facture d'origine | Inférieur au montant de la facture d'origine |
| Effet comptable | Annule intégralement la facture | Corrige partiellement la facture |
| Utilisation typique | Erreur sur toute la facture, résiliation complète | Erreur sur un article, geste commercial, prorata |
| Solde restant dû | Zéro après lettrage | Solde partiel subsiste |
| Nécessite une nouvelle facture ? | Non (si annulation totale) | Parfois (pour émettre le bon montant) |
Procédure de création d'un avoir dans Boxanet
Étape 1 — Accéder à la facture d'origine
- Ouvrez le module Factures dans la barre latérale
- Recherchez la facture concernée par son numéro (ex :
FAC-2026-0142) ou par le nom du client - Cliquez sur la facture pour l'ouvrir en vue détail
- Vérifiez que son statut est
issued,paidouoverdue— seules ces factures peuvent générer un avoir
draft ne nécessite pas d'avoir. Modifiez-la directement ou supprimez-la avant émission.Étape 2 — Créer l'avoir
- Sur la vue détail de la facture, cliquez sur Actions → Créer un avoir
- Choisissez entre avoir total ou avoir partiel dans le formulaire
- Si avoir partiel : saisissez le montant HT de l'avoir (la TVA est calculée automatiquement au même taux que la facture d'origine)
- Renseignez le motif (texte libre, visible sur le document client)
- Vérifiez le récapitulatif : montant HT, TVA, montant TTC
- Cliquez sur Émettre l'avoir — l'avoir passe immédiatement au statut
issued
Étape 3 — Choisir le mode de remboursement
Après création de l'avoir, Boxanet vous propose deux options :
Option A — Remboursement par virement- Sélectionnez Rembourser par virement
- Renseignez l'IBAN du client (pré-rempli si déjà enregistré)
- Saisissez la date de virement effectuée ou prévue
- Le statut de l'avoir passe à
refunded
- Sélectionnez Garder comme crédit client
- Le montant de l'avoir apparaît en solde positif sur la fiche client
- Lors de la prochaine facturation, ce crédit peut être imputé manuellement sur la nouvelle facture
Numérotation des avoirs
Les avoirs Boxanet ont une numérotation distincte des factures, au format :
AV-AAAA-NNNExemple : AV-2026-001 pour le premier avoir de l'année 2026.
La numérotation est automatique et séquentielle. Elle ne peut pas être modifiée manuellement, ce qui garantit l'intégrité de la piste d'audit. Le préfixe AV- est configuré par défaut mais peut être adapté par l'administrateur dans Paramètres → Comptabilité → Préfixes de numérotation.
AV-2026-001 et FAC-2026-001 sont deux documents distincts qui peuvent coexister sans ambiguïté.Impact comptable d'un avoir
TVA en négatif
Un avoir génère une TVA négative qui vient en déduction de la TVA collectée déclarée sur la période. Si l'avoir est émis sur un autre mois que la facture d'origine, la déduction s'applique sur la période de l'avoir (et non de la facture).
Exemple :
- Facture
FAC-2026-0142émise en mai 2026 : HT 100 € + TVA 20 € = TTC 120 € - Avoir
AV-2026-015émis en juin 2026 : HT -100 € + TVA -20 € = TTC -120 €
Impact sur le chiffre d'affaires
L'avoir réduit le chiffre d'affaires HT de la période dans laquelle il est émis. Les tableaux de bord Boxanet (CA mensuel, CA par site) tiennent compte des avoirs émis pour afficher un CA net.
Calcul d'un avoir pour prorata de résiliation
Lorsqu'un client résilie en cours de mois et a déjà payé la période complète, le calcul du prorata suit cette formule :
Montant avoir HT = (Loyer mensuel HT / Nombre de jours du mois) × Nombre de jours non consommés- Loyer mensuel HT : 150 €
- Mois de résiliation : juin 2026 (30 jours)
- Date de résiliation effective : 20 juin 2026
- Jours non consommés : 10 jours (du 21 au 30 juin)
Montant avoir HT = (150 / 30) × 10 = 50 €
TVA 20 % = 10 €
Avoir TTC = 60 €Boxanet propose un assistant de calcul de prorata accessible depuis Actions → Créer un avoir → Calculer le prorata. Il suffit de renseigner la date de résiliation effective et le calcul est effectué automatiquement.
Lettrage d'un avoir avec la facture d'origine
Le lettrage est l'opération qui associe comptablement un avoir à la facture qu'il corrige. Dans Boxanet, le lettrage est automatique lors de la création de l'avoir : les deux documents reçoivent la même lettre de lettrage (ex : lettre C).
Consultation du lettrage
- Ouvrez le module Comptabilité → Lettrage
- Filtrez par client ou par date
- Les paires facture/avoir lettrées apparaissent avec la même lettre et un solde net affiché
Délettrage
Si un avoir a été associé à la mauvaise facture (erreur de saisie), un utilisateur avec le rôle admin peut délettrer la paire depuis le module Lettrage → Délettrer et recréer le bon lettrage.
Suivi des avoirs dans le reporting
Liste des avoirs émis
Accédez à Factures → Filtres → Type : Avoir pour obtenir la liste complète des avoirs émis, avec :
- Numéro d'avoir
- Client associé
- Facture d'origine
- Montant TTC
- Statut (
issued,refunded,cancelled) - Date d'émission
Export comptable
Les avoirs sont inclus dans l'export comptable mensuel (FEC ou CSV) accessible depuis Comptabilité → Export → Période. Les lignes d'avoir apparaissent avec un montant négatif.
Tableau de bord des avoirs en cours
Le widget Avoirs non soldés du tableau de bord vous alerte sur les avoirs émis mais dont le crédit client n'a pas encore été utilisé ou remboursé. Un avoir non soldé depuis plus de 30 jours doit être traité.
Annuler un avoir
Un avoir émis peut être annulé uniquement s'il n'a pas encore été lettré ni remboursé. Pour l'annuler :
- Ouvrez l'avoir concerné
- Cliquez sur Actions → Annuler l'avoir
- Confirmez l'annulation — le statut passe à
cancelled
refunded) ne peut pas être annulé. En cas d'erreur sur un avoir remboursé, contactez votre comptable pour traiter la correction via une écriture d'ajustement.FAQ
Q : Peut-on émettre un avoir sur une facture en statutdraft ?
Non. Une facture en brouillon n'a pas d'impact comptable : modifiez-la directement ou supprimez-la. L'avoir ne s'applique qu'aux factures émises (statut issued, paid ou overdue).
Q : Un avoir partiel remet-il automatiquement la facture d'origine à un statut différent ?
Non. Le statut de la facture d'origine ne change pas après un avoir partiel. La facture reste paid si elle était payée. C'est le solde comptable net qui change, visible dans le lettrage.
Q : Le client reçoit-il automatiquement l'avoir par email ?
Oui, si l'option Envoi automatique au client est activée dans Paramètres → Facturation. Dans le cas contraire, vous pouvez envoyer l'avoir manuellement depuis la vue détail de l'avoir → Envoyer par email.
Q : Comment distinguer un avoir d'un remboursement dans le reporting ?
L'avoir est un document comptable (type credit_note) ; le remboursement est le flux de trésorerie associé (virement sortant). Dans Boxanet, le reporting Comptabilité affiche les deux séparément : les avoirs dans la liste des documents, et les remboursements dans le journal de trésorerie.