Table des matières
- Vue d'ensemble du module reporting
- Tableau de bord global (KPIs)
- Rapports business
- Rapports financiers
- Rapports comptables
- Rapports opérationnels
- Rapport multi-sites
- Filtres et périodes
- Export CSV
- FAQ
Vue d'ensemble du module reporting
Le module Reporting de Boxanet centralise l'ensemble des indicateurs de performance d'un centre de self-stockage. Il est accessible depuis le menu principal Reporting et propose trois familles de rapports : business (commercial et occupation), financier (CA et trésorerie) et comptable (pour l'expert-comptable et l'administration fiscale).
Niveaux d'accès au reporting
| Rôle | Rapports business | Rapports financiers | Rapports comptables | Multi-sites |
|---|---|---|---|---|
| Manager | Oui | Oui | Lecture seule | Selon périmètre |
| Concierge | Limité | Non | Non | Non |
| Employee | Non | Non | Non | Non |
| Customer | Non | Non | Non | Non |
Glossaire des indicateurs clés
Avant de parcourir les rapports, voici les définitions des indicateurs utilisés dans Boxanet :
- Taux d'occupation : pourcentage de m² loués par rapport au total de m² disponibles (boxes actives, hors maintenance)
- CA brut : total des loyers facturés (HT) sur la période
- CA net : CA brut déduction faite des avoirs émis
- Balance âgée : créances clients classées par ancienneté d'impayé (0-30j, 31-60j, 61-90j, +90j)
- Churn : taux de résiliation mensuelle (contrats résiliés / contrats actifs en début de mois)
- ARPU : revenu mensuel moyen par contrat actif (Average Revenue Per Unit)
Tableau de bord global (KPIs)
Le tableau de bord est la page d'accueil de Boxanet après connexion. Il présente une synthèse temps réel de la santé du centre.
Les indicateurs du tableau de bord
Section "Occupation"
- Taux d'occupation actuel (en % de m² et en % de boxes)
- Nombre de boxes : disponibles / occupées / en maintenance / réservées
- Graphique d'évolution sur 12 mois (courbe d'occupation)
Section "Financière (mois en cours)"
- CA mensuel facturé
- Encaissements reçus
- Factures en attente de paiement
- Créances en retard (montant total et nombre de factures)
Section "Activité récente"
- Derniers contrats signés
- Paiements reçus aujourd'hui
- Alertes (badges expirés, contrats arrivant à échéance, boxes en maintenance depuis +30j)
Widgets configurables
Le manager peut ajouter, supprimer ou réorganiser les widgets du tableau de bord :
- Cliquez sur "Personnaliser" (icône engrenage, en haut à droite du tableau de bord).
- Faites glisser les widgets dans la grille.
- Cliquez sur "Enregistrer la disposition".
Les widgets disponibles incluent : jauge d'occupation, graphique CA mensuel, liste des contrats expirant dans 30 jours, top 5 clients par CA, carte thermique d'occupation des boxes.
Rapports business
Rapport d'occupation
Le rapport d'occupation est le rapport commercial central d'un centre de self-stockage.
Accès : Reporting → Business → Occupation
Indicateurs disponibles :
| Indicateur | Définition | Utilité |
|---|---|---|
| Taux d'occupation global | % de m² loués | Pilotage commercial |
| Taux par zone | % de m² loués par zone | Identification des zones sous-performantes |
| Taux par taille de box | % par tranche de m² | Ajustement de l'offre |
| Durée moyenne d'occupation | En jours | Segmentation client |
| Nombre de boxes vacantes > 30j | Comptage | Relance commerciale |
Graphiques disponibles :
- Courbe d'évolution mensuelle du taux d'occupation (sur 1, 3, 6 ou 12 mois)
- Histogramme par zone
- Carte thermique du site (si plan interactif activé)
Rapport de performance par box
Ce rapport permet d'identifier les boxes les plus et les moins rentables.
Accès : Reporting → Business → Performance par box
Pour chaque box, le rapport affiche :
- Nombre de jours loués sur la période
- Nombre de contrats successifs
- CA généré
- Nombre de jours vacants
- Loyer moyen pratiqué
Rapport funnel commercial
Ce rapport suit le parcours des prospects depuis la demande de contact jusqu'à la signature du contrat.
Accès : Reporting → Business → Funnel
Étapes du funnel :
- Leads entrants (formulaire web, téléphone, visite)
- Devis envoyés
- Visites effectuées
- Contrats signés
Le rapport affiche le taux de conversion à chaque étape et permet d'identifier les goulets d'étranglement commerciaux.
Rapports financiers
Rapport de chiffre d'affaires
Accès : Reporting → Financier → Chiffre d'affaires
Le rapport CA ventile le chiffre d'affaires selon plusieurs axes :
Par type de produit :
- Loyers (compte 706100)
- Prestations accessoires (compte 706200)
- Assurances (compte 706300)
- Autres
Par client :
- Top 10 clients par CA
- CA par client sur la période
- Évolution mensuelle du CA par client
Par box :
- CA par box
- CA par zone
- CA par taille de box
Rapport des encaissements
Accès : Reporting → Financier → Encaissements
Ce rapport distingue les factures émises (CA comptable) des sommes effectivement encaissées (CA trésorerie). Cette distinction est essentielle pour les centres au régime de TVA sur les encaissements.
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Facturé HT | Total des factures émises sur la période |
| Encaissé HT | Total des paiements reçus sur la période |
| Écart | Différence (créances en cours) |
| TVA collectée | TVA sur les encaissements |
Balance âgée
Accès : Reporting → Financier → Balance âgée
La balance âgée liste l'ensemble des créances clients non soldées, classées par ancienneté.
Tranches d'ancienneté :
| Tranche | Définition | Action recommandée |
|---|---|---|
| 0 - 30 jours | Factures récentes | Surveillance |
| 31 - 60 jours | Retard modéré | Relance niveau 1-2 |
| 61 - 90 jours | Retard significatif | Relance niveau 3 + appel |
| + 90 jours | Retard critique | Mise en demeure / litige |
Rapport prévisionnel
Accès : Reporting → Financier → Prévisionnel
Ce rapport projette le chiffre d'affaires des 3, 6 ou 12 prochains mois sur la base :
- Des contrats actifs (avec leur date de fin prévue)
- Du taux de renouvellement historique
- Des contrats dont la fin est connue (résiliations prévues)
Lecture du rapport :
- Ligne verte : CA garanti (contrats sans date de fin ou avec fin > horizon)
- Ligne orange : CA incertain (contrats arrivant à échéance dans l'horizon)
- Ligne rouge : CA à risque (clients avec impayés actifs)
Rapports comptables
Journal des factures
Accès : Reporting → Comptable → Journal des ventes
Ce rapport liste toutes les factures et avoirs émis sur la période, avec pour chaque ligne :
- Numéro de pièce comptable
- Date d'émission
- Client et numéro de compte client (411xxx)
- Montant HT, TVA, TTC
- Statut de paiement
- Compte de produit (706xxx)
Grand livre clients
Accès : Reporting → Comptable → Grand livre clients
Le grand livre détaille toutes les écritures par compte client, avec le solde courant de chaque compte. C'est l'outil de référence pour votre expert-comptable.
Rapport TVA
Accès : Reporting → Comptable → TVA
Le rapport TVA est structuré selon les régimes :
- TVA sur débits : TVA due à la date d'émission des factures
- TVA sur encaissements : TVA due à la date de paiement
Export FEC
Accès : Reporting → Comptable → Export FEC
Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) est un fichier réglementaire au format texte délimité. Boxanet génère un FEC conforme au format imposé par l'arrêté du 29 juillet 2013.
Contenu du FEC :
- Toutes les écritures de l'exercice (ventes, encaissements, avoirs)
- En-tête conforme (JournalCode, JournalLib, EcritureNum, etc.)
- Soldes d'ouverture et de clôture
Pour la procédure complète, consultez la section Export FEC du guide facturation.
Rapports opérationnels
Rapport des accès
Accès : Historiques → Accès
Ce rapport recense les entrées et sorties passées par la page d'accès Boxanet, sur les sites équipés de boîtiers connectés Shelly. Avec un code ou un badge, ce sont vos propres appareils qui enregistrent les passages : Boxanet n'a pas d'historique pour ces modes.
Informations disponibles par événement :
- Date et heure
- Utilisateur
- Site
- Action (Entrée site, Ouverture, Fermeture, Sortie site)
Par défaut, la page montre les 30 derniers jours. Elle est réservée aux concierges, aux gérants et aux administrateurs.
Cas d'usage :
- Vérifier qu'un client a bien accédé à sa box (litige)
- Savoir qui est entré sur le site à une date donnée
Rapport d'état du parc
Accès : Reporting → Opérationnel → État du parc
Ce rapport donne une vue instantanée de l'état de chaque box :
| Statut | Boxes | m² | % |
|---|---|---|---|
| Disponible | N | N m² | N% |
| Occupée | N | N m² | N% |
| Maintenance | N | N m² | N% |
| Réservée | N | N m² | N% |
| Total | N | N m² | 100% |
Il liste également les boxes en maintenance avec leur commentaire de statut et la durée depuis le dernier changement.
Rapport multi-sites
Accès : Reporting → Multi-sites (managers multi-sites uniquement)
Le rapport multi-sites consolide les données de plusieurs centres de self-stockage en une vue unique. Il est réservé aux managers disposant d'un périmètre multi-sites.
Vue de synthèse
La vue de synthèse présente un tableau comparatif de tous les sites :
| Indicateur | Site A | Site B | Site C | Total |
|---|---|---|---|---|
| Boxes totales | N | N | N | N |
| Taux d'occupation | N% | N% | N% | N% |
| CA mensuel HT | N€ | N€ | N€ | N€ |
| Créances en retard | N€ | N€ | N€ | N€ |
Drill-down par site
Depuis la vue de synthèse, cliquez sur le nom d'un site pour accéder à tous ses rapports détaillés sans quitter l'interface multi-sites.
Filtres et périodes
Tous les rapports Boxanet peuvent être filtrés selon plusieurs dimensions.
Filtres temporels
| Filtre | Description |
|---|---|
| Mois en cours | Du 1er au dernier jour du mois en cours |
| Mois précédent | Mois M-1 complet |
| Trimestre en cours | Q1, Q2, Q3 ou Q4 de l'exercice |
| Exercice en cours | Du 1er jour de l'exercice fiscal à aujourd'hui |
| Exercice précédent | Exercice N-1 complet |
| Période personnalisée | Saisie manuelle de la date de début et de fin |
Filtres dimensionnels
Selon le rapport, des filtres supplémentaires sont disponibles :
- Site (manager multi-sites)
- Zone (rapport d'occupation par zone)
- Taille de box (tranche de surface)
- Statut de facture (rapports financiers)
- Mode de paiement (rapport des encaissements)
- Client (grand livre, balance âgée)
Enregistrer un filtre favori
Vous pouvez sauvegarder une combinaison de filtres pour y accéder rapidement :
- Configurez vos filtres.
- Cliquez sur "Enregistrer ce filtre" (icône étoile).
- Donnez un nom à ce filtre (ex. : "Rapport mensuel comptable").
- Cliquez sur "Enregistrer".
Le filtre apparaît ensuite dans la liste "Mes filtres enregistrés".
Export CSV
Tous les rapports Boxanet sont exportables en CSV pour une exploitation dans Excel, Google Sheets ou tout autre logiciel.
Exporter un rapport
- Ouvrez le rapport souhaité.
- Appliquez les filtres voulus.
- Cliquez sur "Exporter CSV" (en haut à droite du rapport).
- Choisissez l'encodage : UTF-8 (recommandé pour Excel sous Mac) ou ISO-8859-1 (pour Excel sous Windows ancien).
- Le fichier est téléchargé immédiatement.
Structure des fichiers CSV exportés
Les fichiers CSV respectent les conventions suivantes :
- Séparateur : point-virgule (
;) - Encodage : UTF-8 (avec BOM pour compatibilité Excel)
- Première ligne : en-têtes de colonnes
- Dates : format
JJ/MM/AAAA - Montants : format décimal avec virgule (ex. :
1 234,56)
Export automatique programmé
Pour automatiser la réception de rapports par email :
- Ouvrez le rapport souhaité.
- Cliquez sur "Programmer l'export".
- Choisissez la fréquence (quotidien, hebdomadaire, mensuel).
- Saisissez les adresses email destinataires.
- Cliquez sur "Activer".
FAQ
Q1. Comment afficher le taux d'occupation en temps réel sur mon téléphone ? Le tableau de bord Boxanet est responsive et accessible depuis n'importe quel navigateur mobile. Connectez-vous sur votre URL Boxanet depuis Safari ou Chrome mobile. Pour un accès encore plus rapide, ajoutez la page à votre écran d'accueil (iOS : partager → "Sur l'écran d'accueil", Android : menu → "Ajouter à l'écran d'accueil").
Q2. Pourquoi le CA du rapport mensuel diffère-t-il du relevé de ma banque ? Le CA du rapport Boxanet est basé sur les factures émises (comptabilité d'engagement), tandis que votre relevé bancaire reflète les encaissements reçus (comptabilité de caisse). L'écart correspond aux factures émises mais pas encore payées. Utilisez le rapport "Encaissements" pour réconcilier les deux visions.
Q3. Puis-je programmer l'envoi automatique du rapport d'occupation à ma direction ? Oui. Ouvrez le rapport d'occupation, cliquez sur "Programmer l'export", saisissez les emails destinataires et choisissez la fréquence. Les rapports programmés sont envoyés avec les filtres actifs au moment de la programmation (ex. : "Mois précédent" envoyé le 1er de chaque mois).
Q4. Le rapport de balance âgée inclut-il les avoirs non remboursés ? Non. La balance âgée ne liste que les créances positives (montants dus par les clients). Les avoirs non remboursés (sommes dues aux clients) apparaissent dans le rapport dédié Reporting → Financier → Avoirs en attente de remboursement.
Q5. Comment exporter les données pour mon expert-comptable ? Votre expert-comptable a besoin de deux fichiers : le journal des ventes (CSV) et le FEC (format texte réglementaire). Générez-les depuis Reporting → Comptable. Vous pouvez également lui créer un accès lecture seule dans Boxanet via Paramètres → Utilisateurs → Inviter un expert-comptable.