Reporting et tableaux de bord
Table des matières
- Vue d'ensemble du module reporting
- Tableau de bord global (KPIs)
- Rapports business
- Rapports financiers
- Rapports comptables
- Rapports opérationnels
- Rapport multi-sites
- Filtres et périodes
- Export CSV
- FAQ
Vue d'ensemble du module reporting
Le module Reporting de Boxanet centralise l'ensemble des indicateurs de performance d'un centre de self-stockage. Il est accessible depuis le menu principal Reporting et propose trois familles de rapports : business (commercial et occupation), financier (CA et trésorerie) et comptable (pour l'expert-comptable et l'administration fiscale).
Niveaux d'accès au reporting
| Rôle | Rapports business | Rapports financiers | Rapports comptables | Multi-sites |
|---|---|---|---|---|
| Manager | Oui | Oui | Lecture seule | Selon périmètre |
| Concierge | Limité | Non | Non | Non |
| Employee | Non | Non | Non | Non |
| Customer | Non | Non | Non | Non |
💡💡 Conseil : Les managers n'ont accès qu'aux données du ou des sites qui leur sont assignés. Pour qu'un manager accède à plusieurs sites, son périmètre doit être configuré depuis Paramètres → Utilisateurs → [Manager] → Périmètre.
Glossaire des indicateurs clés
Avant de parcourir les rapports, voici les définitions des indicateurs utilisés dans Boxanet :
- Taux d'occupation : pourcentage de m² loués par rapport au total de m² disponibles (boxes actives, hors maintenance)
- CA brut : total des loyers facturés (HT) sur la période
- CA net : CA brut déduction faite des avoirs émis
- Balance âgée : créances clients classées par ancienneté d'impayé (0-30j, 31-60j, 61-90j, +90j)
- Churn : taux de résiliation mensuelle (contrats résiliés / contrats actifs en début de mois)
- ARPU : revenu mensuel moyen par contrat actif (Average Revenue Per Unit)
Tableau de bord global (KPIs)
Le tableau de bord est la page d'accueil de Boxanet après connexion. Il présente une synthèse temps réel de la santé du centre.
Les indicateurs du tableau de bord
Section "Occupation"- Taux d'occupation actuel (en % de m² et en % de boxes)
- Nombre de boxes : disponibles / occupées / en maintenance / réservées
- Graphique d'évolution sur 12 mois (courbe d'occupation)
- CA mensuel facturé
- Encaissements reçus
- Factures en attente de paiement
- Créances en retard (montant total et nombre de factures)
- Derniers contrats signés
- Paiements reçus aujourd'hui
- Alertes (badges expirés, contrats arrivant à échéance, boxes en maintenance depuis +30j)
💡💡 Conseil : Personnalisez les alertes dans Paramètres → Tableau de bord → Alertes. Par exemple, configurez une alerte si le taux d'occupation descend sous 80 % ou si une créance dépasse 500 €.
Widgets configurables
Le manager peut ajouter, supprimer ou réorganiser les widgets du tableau de bord :
- Cliquez sur "Personnaliser" (icône engrenage, en haut à droite du tableau de bord).
- Faites glisser les widgets dans la grille.
- Cliquez sur "Enregistrer la disposition".
Rapports business
Rapport d'occupation
Le rapport d'occupation est le rapport commercial central d'un centre de self-stockage.
Accès : Reporting → Business → Occupation Indicateurs disponibles :| Indicateur | Définition | Utilité |
|---|---|---|
| Taux d'occupation global | % de m² loués | Pilotage commercial |
| Taux par zone | % de m² loués par zone | Identification des zones sous-performantes |
| Taux par taille de box | % par tranche de m² | Ajustement de l'offre |
| Durée moyenne d'occupation | En jours | Segmentation client |
| Nombre de boxes vacantes > 30j | Comptage | Relance commerciale |
- Courbe d'évolution mensuelle du taux d'occupation (sur 1, 3, 6 ou 12 mois)
- Histogramme par zone
- Carte thermique du site (si plan interactif activé)
Rapport de performance par box
Ce rapport permet d'identifier les boxes les plus et les moins rentables.
Accès : Reporting → Business → Performance par boxPour chaque box, le rapport affiche :
- Nombre de jours loués sur la période
- Nombre de contrats successifs
- CA généré
- Nombre de jours vacants
- Loyer moyen pratiqué
💡💡 Conseil : Triez le rapport par "Jours vacants" pour identifier rapidement les boxes difficiles à louer. Analysez leur localisation (étage, zone) et leur tarification pour détecter d'éventuelles anomalies.
Rapport funnel commercial
Ce rapport suit le parcours des prospects depuis la demande de contact jusqu'à la signature du contrat.
Accès : Reporting → Business → Funnel Étapes du funnel :- Leads entrants (formulaire web, téléphone, visite)
- Devis envoyés
- Visites effectuées
- Contrats signés
Rapports financiers
Rapport de chiffre d'affaires
Accès : Reporting → Financier → Chiffre d'affairesLe rapport CA ventile le chiffre d'affaires selon plusieurs axes :
Par type de produit :- Loyers (compte 706100)
- Prestations accessoires (compte 706200)
- Assurances (compte 706300)
- Autres
- Top 10 clients par CA
- CA par client sur la période
- Évolution mensuelle du CA par client
- CA par box
- CA par zone
- CA par taille de box
Rapport des encaissements
Accès : Reporting → Financier → EncaissementsCe rapport distingue les factures émises (CA comptable) des sommes effectivement encaissées (CA trésorerie). Cette distinction est essentielle pour les centres au régime de TVA sur les encaissements.
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Facturé HT | Total des factures émises sur la période |
| Encaissé HT | Total des paiements reçus sur la période |
| Écart | Différence (créances en cours) |
| TVA collectée | TVA sur les encaissements |
Balance âgée
Accès : Reporting → Financier → Balance âgéeLa balance âgée liste l'ensemble des créances clients non soldées, classées par ancienneté.
Tranches d'ancienneté :| Tranche | Définition | Action recommandée |
|---|---|---|
| 0 - 30 jours | Factures récentes | Surveillance |
| 31 - 60 jours | Retard modéré | Relance niveau 1-2 |
| 61 - 90 jours | Retard significatif | Relance niveau 3 + appel |
| + 90 jours | Retard critique | Mise en demeure / litige |
⚠️⚠️ Attention : Une balance âgée avec plus de 5 % du CA en tranche +90j est un signal d'alerte sérieux. Vérifiez que vos relances automatiques sont bien configurées et envisagez un passage en recouvrement externe.
Rapport prévisionnel
Accès : Reporting → Financier → PrévisionnelCe rapport projette le chiffre d'affaires des 3, 6 ou 12 prochains mois sur la base :
- Des contrats actifs (avec leur date de fin prévue)
- Du taux de renouvellement historique
- Des contrats dont la fin est connue (résiliations prévues)
- Ligne verte : CA garanti (contrats sans date de fin ou avec fin > horizon)
- Ligne orange : CA incertain (contrats arrivant à échéance dans l'horizon)
- Ligne rouge : CA à risque (clients avec impayés actifs)
💡💡 Conseil : Consultez le prévisionnel en début de mois pour anticiper les baisses d'occupation. Si plusieurs contrats arrivent à échéance le même mois, lancez une campagne de renouvellement proactive 45 jours avant.
Rapports comptables
Journal des factures
Accès : Reporting → Comptable → Journal des ventesCe rapport liste toutes les factures et avoirs émis sur la période, avec pour chaque ligne :
- Numéro de pièce comptable
- Date d'émission
- Client et numéro de compte client (411xxx)
- Montant HT, TVA, TTC
- Statut de paiement
- Compte de produit (706xxx)
Grand livre clients
Accès : Reporting → Comptable → Grand livre clientsLe grand livre détaille toutes les écritures par compte client, avec le solde courant de chaque compte. C'est l'outil de référence pour votre expert-comptable.
Rapport TVA
Accès : Reporting → Comptable → TVALe rapport TVA est structuré selon les régimes :
- TVA sur débits : TVA due à la date d'émission des factures
- TVA sur encaissements : TVA due à la date de paiement
⚠️⚠️ Attention : Le régime de TVA applicable dépend de votre déclaration fiscale. Configurez le bon régime dans Paramètres → Comptabilité → Régime TVA avant toute utilisation du rapport TVA. Une erreur de configuration peut entraîner une déclaration de TVA erronée.
Export FEC
Accès : Reporting → Comptable → Export FECLe FEC (Fichier des Écritures Comptables) est un fichier réglementaire au format texte délimité. Boxanet génère un FEC conforme au format imposé par l'arrêté du 29 juillet 2013.
Contenu du FEC :- Toutes les écritures de l'exercice (ventes, encaissements, avoirs)
- En-tête conforme (JournalCode, JournalLib, EcritureNum, etc.)
- Soldes d'ouverture et de clôture
Rapports opérationnels
Rapport des accès
Accès : Reporting → Opérationnel → AccèsCe rapport recense tous les événements d'accès enregistrés par le système de contrôle d'accès (badges NFC, codes PIN).
Informations disponibles par événement :- Date et heure
- Identifiant du badge ou du code PIN
- Client associé
- Box ou zone accédée
- Résultat (accès autorisé / refusé)
- Vérifier qu'un client a bien accédé à sa box (litige)
- Détecter des accès en dehors des horaires autorisés
- Identifier des tentatives d'accès refusées répétées
⚠️⚠️ Attention : Les données d'accès sont des données personnelles soumises au RGPD. Leur conservation est limitée à 12 mois par défaut. Vérifiez votre politique de conservation dans Paramètres → Sécurité → Données personnelles.
Rapport d'état du parc
Accès : Reporting → Opérationnel → État du parcCe rapport donne une vue instantanée de l'état de chaque box :
| Statut | Boxes | m² | % |
|---|---|---|---|
| Disponible | N | N m² | N% |
| Occupée | N | N m² | N% |
| Maintenance | N | N m² | N% |
| Réservée | N | N m² | N% |
| Total | N | N m² | 100% |
Rapport multi-sites
Accès : Reporting → Multi-sites (managers multi-sites uniquement)Le rapport multi-sites consolide les données de plusieurs centres de self-stockage en une vue unique. Il est réservé aux managers disposant d'un périmètre multi-sites.
Vue de synthèse
La vue de synthèse présente un tableau comparatif de tous les sites :
| Indicateur | Site A | Site B | Site C | Total |
|---|---|---|---|---|
| Boxes totales | N | N | N | N |
| Taux d'occupation | N% | N% | N% | N% |
| CA mensuel HT | N€ | N€ | N€ | N€ |
| Créances en retard | N€ | N€ | N€ | N€ |
Drill-down par site
Depuis la vue de synthèse, cliquez sur le nom d'un site pour accéder à tous ses rapports détaillés sans quitter l'interface multi-sites.
💡💡 Conseil : Utilisez l'export multi-sites (bouton "Exporter tous les sites") pour générer un tableau de bord consolidé en CSV. Ce fichier est utile pour les reportings mensuels à destination de la direction ou des investisseurs.
Filtres et périodes
Tous les rapports Boxanet peuvent être filtrés selon plusieurs dimensions.
Filtres temporels
| Filtre | Description |
|---|---|
| Mois en cours | Du 1er au dernier jour du mois en cours |
| Mois précédent | Mois M-1 complet |
| Trimestre en cours | Q1, Q2, Q3 ou Q4 de l'exercice |
| Exercice en cours | Du 1er jour de l'exercice fiscal à aujourd'hui |
| Exercice précédent | Exercice N-1 complet |
| Période personnalisée | Saisie manuelle de la date de début et de fin |
💡💡 Conseil : Si votre exercice fiscal ne coïncide pas avec l'année civile, configurez la date de début d'exercice dans Paramètres → Comptabilité → Exercice fiscal. Tous les rapports utiliseront ensuite la bonne période.
Filtres dimensionnels
Selon le rapport, des filtres supplémentaires sont disponibles :
- Site (manager multi-sites)
- Zone (rapport d'occupation par zone)
- Taille de box (tranche de surface)
- Statut de facture (rapports financiers)
- Mode de paiement (rapport des encaissements)
- Client (grand livre, balance âgée)
Enregistrer un filtre favori
Vous pouvez sauvegarder une combinaison de filtres pour y accéder rapidement :
- Configurez vos filtres.
- Cliquez sur "Enregistrer ce filtre" (icône étoile).
- Donnez un nom à ce filtre (ex. : "Rapport mensuel comptable").
- Cliquez sur "Enregistrer".
Export CSV
Tous les rapports Boxanet sont exportables en CSV pour une exploitation dans Excel, Google Sheets ou tout autre logiciel.
Exporter un rapport
- Ouvrez le rapport souhaité.
- Appliquez les filtres voulus.
- Cliquez sur "Exporter CSV" (en haut à droite du rapport).
- Choisissez l'encodage : UTF-8 (recommandé pour Excel sous Mac) ou ISO-8859-1 (pour Excel sous Windows ancien).
- Le fichier est téléchargé immédiatement.
💡💡 Conseil : Si vous ouvrez le CSV dans Excel et que les caractères accentués s'affichent mal, utilisez l'import "Données → À partir du texte/CSV" plutôt que d'ouvrir le fichier directement. Sélectionnez l'encodage UTF-8 lors de l'import.
Structure des fichiers CSV exportés
Les fichiers CSV respectent les conventions suivantes :
- Séparateur : point-virgule (
;) - Encodage : UTF-8 (avec BOM pour compatibilité Excel)
- Première ligne : en-têtes de colonnes
- Dates : format
JJ/MM/AAAA - Montants : format décimal avec virgule (ex. :
1 234,56)
Export automatique programmé
Pour automatiser la réception de rapports par email :
- Ouvrez le rapport souhaité.
- Cliquez sur "Programmer l'export".
- Choisissez la fréquence (quotidien, hebdomadaire, mensuel).
- Saisissez les adresses email destinataires.
- Cliquez sur "Activer".