Gérer les prélèvements SEPA

Le prélèvement SEPA est le mode de paiement récurrent le plus utilisé en self-stockage. Il offre une automatisation complète du recouvrement mensuel et réduit considérablement les démarches manuelles. Ce guide couvre l'ensemble du cycle : création du mandat, génération du lot, envoi à la banque, traitement des rejets et archivage.

Comprendre le prélèvement SEPA : B2C vs B2B

SEPA Core (B2C) — le standard utilisé par Boxanet

Le prélèvement SEPA Core (aussi appelé SDD Core — SEPA Direct Debit Core) est conçu pour les paiements entre une entreprise et des consommateurs particuliers. C'est le schéma utilisé par défaut dans Boxanet.

Caractéristiques principales :

• Le client dispose d'un délai de contestation de 8 semaines (sans justification) après le débit
• En cas de mandat non autorisé, le délai de contestation est de 13 mois
• Le créancier (vous) assume le risque de retour
• Délai de présentation : 5 jours ouvrés avant la date de valeur pour un premier prélèvement, 2 jours ouvrés pour les prélèvements suivants

SEPA B2B — pour les clients professionnels

Le prélèvement SEPA B2B est destiné aux transactions entre entreprises. Il offre des garanties supplémentaires pour le créancier :

• Aucun droit de remboursement pour le débiteur une fois le prélèvement effectué
• La banque du débiteur vérifie le mandat avant d'autoriser le prélèvement
• Délai de présentation : 1 jour ouvré avant la date de valeur

Création du mandat SEPA

Qu'est-ce qu'un mandat SEPA ?

Le mandat SEPA est le document légal par lequel le client autorise votre société à prélever son compte bancaire. Sans mandat valide, aucun prélèvement ne peut être effectué légalement.

Un mandat Boxanet contient obligatoirement :

• La Référence Unique de Mandat (RUM) — identifiant unique généré par Boxanet
• L'identifiant créancier SEPA de votre société (ICS)
• Le nom et l'adresse du débiteur
• Les coordonnées bancaires (IBAN + BIC)
• La date de signature
• Le type de prélèvement (récurrent ou ponctuel)

Processus de signature électronique

Dans Boxanet, la collecte du mandat SEPA est intégrée au parcours de signature du contrat :

1. Lors de la signature du contrat, le client saisit son IBAN dans le formulaire dédié
2. Boxanet génère le document de mandat au format PDF
3. Le client signe électroniquement (signature qualifiée ou avancée selon votre configuration)
4. Le mandat est archivé automatiquement dans la fiche client
5. La Référence Unique de Mandat (RUM) est enregistrée en base de données

Vérification de l'IBAN

Boxanet effectue une vérification de format IBAN à la saisie (algorithme MOD-97). Il vérifie également que le BIC correspond à un établissement bancaire connu. En revanche, il ne vérifie pas que l'IBAN est actif ou correspond bien au titulaire — seul le premier prélèvement confirmera cela.

Génération d'un lot SEPA (sepa_batches)

Concept des lots SEPA

Plutôt que d'envoyer un prélèvement individuel par facture, Boxanet regroupe toutes les factures éligibles dans un lot SEPA (table sepa_batches). Ce lot est ensuite exporté en un seul fichier XML transmis à votre banque.

Factures éligibles à un lot SEPA

Une facture est incluse dans le lot SEPA si elle remplit ces conditions :

• Statut issued ou overdue
• Mode de paiement du contrat = Prélèvement SEPA
• Mandat SEPA valide associé au client
• Pas déjà incluse dans un lot SEPA en cours de traitement

Créer un lot SEPA dans Boxanet

1. Allez dans Paiements > Prélèvements SEPA > Nouveau lot
2. Sélectionnez la date de prélèvement souhaitée (date de débit chez le client)
3. Boxanet affiche la liste des factures éligibles avec le montant total
4. Vérifiez les éléments inclus (vous pouvez exclure manuellement certaines factures)
5. Cliquez sur Générer le lot
6. Le lot est créé en base (table sepa_batches) avec un statut pending
7. Les lignes individuelles sont créées dans sepa_batch_items (une ligne par facture)

Format SEPA XML (pain.008.001.02)

Structure du fichier XML

Le fichier généré par Boxanet respecte la norme ISO 20022, format pain.008.001.02 (Payment Initiation — Direct Debit — version 02). C'est le format standard accepté par l'ensemble des banques françaises et européennes.

Structure du fichier :

pain.008.001.02
├── GrpHdr (Group Header)
│   ├── MsgId (identifiant unique du message)
│   ├── CreDtTm (horodatage de création)
│   ├── NbOfTxs (nombre total de transactions)
│   └── CtrlSum (somme totale des montants)
├── PmtInf (Payment Information) [1 par type SEPA]
│   ├── PmtMtd = DD (Direct Debit)
│   ├── SeqTp (FRST / RCUR / FNAL / OOFF)
│   ├── ReqdColltnDt (date de prélèvement demandée)
│   └── DrctDbtTxInf [1 par transaction]
│       ├── MndtRltdInf (RUM + date signature mandat)
│       ├── DbtrAgt (BIC de la banque débiteur)
│       ├── Dbtr (nom du client)
│       ├── DbtrAcct (IBAN du client)
│       └── InstdAmt (montant)

Télécharger le fichier XML

Depuis la fiche du lot SEPA (statut pending) :

1. Cliquez sur Télécharger le fichier XML
2. Le fichier est nommé SEPA_AAAAMMJJ_NNNNN.xml
3. Transmettez ce fichier à votre banque via votre outil de banque en ligne (EBICS, portail web…)

Envoi du fichier XML à la banque

Méthodes de transmission

1. Ouvrez le lot SEPA
2. Cliquez sur Marquer comme envoyé
3. Le statut passe de pending à submitted

Confirmation de réception par la banque

La plupart des banques envoient un accusé de réception (fichier pain.002 ou simple notification email). Conservez ces confirmations dans votre dossier mensuel.

Délais de traitement SEPA

Calendrier détaillé

La prénotification (obligatoire en SEPA Core)

Avant tout premier prélèvement — et lors de tout changement de montant — vous devez envoyer une prénotification au client au moins 14 jours calendaires avant la date de débit (sauf accord contractuel réduisant ce délai).

Boxanet envoie automatiquement cette prénotification par email si la fonctionnalité est activée dans Paramètres > SEPA > Prénotification.

Rejets SEPA : causes et procédures

Tableau des codes de rejet les plus courants

Procédure de traitement d'un rejet

1. La banque retourne un fichier de rejet (pain.002 ou notification)
2. Dans Boxanet : Paiements > Prélèvements SEPA > Lots > [Votre lot] > Rejets
3. Identifiez les sepa_batch_items en échec et leur code de rejet
4. Cliquez sur Enregistrer le rejet pour chaque transaction concernée
5. Les factures correspondantes repassent en statut overdue
6. Déclenchez une relance manuelle ou automatique selon votre procédure

Annuler un prélèvement en lot (avant envoi à la banque)

Tant que le lot est en statut pending, vous pouvez l'annuler entièrement ou exclure des lignes individuelles :

• Annuler le lot entier : Fiche du lot > Annuler le lot — toutes les sepa_batch_items sont libérées, les factures restent en issued ou overdue
• Exclure une ligne : Fiche du lot > Lignes > Exclure sur la ligne concernée

Archivage des mandats SEPA

Obligations légales

Le Règlement SEPA impose la conservation des mandats pendant au moins 14 mois après la date du dernier prélèvement effectué sur ce mandat. La réglementation française est plus stricte et recommande 5 ans dans le cadre de la prescription contractuelle générale.

Archivage dans Boxanet

Boxanet archive automatiquement :

• Le PDF signé du mandat
• La date de signature
• La Référence Unique de Mandat (RUM)
• L'historique de tous les prélèvements liés
• Les éventuelles révocations ou modifications

Questions fréquentes (FAQ)

En SEPA Core, le client a 8 semaines pour demander le remboursement à sa banque, sans avoir à se justifier. La banque vous débite alors du montant. Dans Boxanet, enregistrez ce retour comme rejet avec le code MD06. La facture repasse en overdue. Contactez immédiatement le client pour comprendre la situation et récupérer le paiement par un autre moyen.

Oui. Lors de la création du mandat, sélectionnez le type Ponctuel (SeqTp = OOFF). Ce mandat ne peut être utilisé qu'une seule fois. Pour les clients en self-stockage, ce cas est rare : le prélèvement récurrent (RCUR) est la norme.

Si le client change de banque mais garde son IBAN (portabilité bancaire), le mandat existant reste valide. Si l'IBAN change, vous devez mettre à jour les coordonnées dans Boxanet et envoyer une notification de modification au client. La RUM reste identique mais le prochain prélèvement sera traité comme un FRST (premier prélèvement sur le nouvel IBAN).

Pour un prélèvement récurrent (RCUR) en SEPA Core : vous remettez le fichier à votre banque au minimum 2 jours ouvrés avant la date de débit souhaitée. En pratique, comptez 3 à 4 jours pour avoir une marge. Le crédit sur votre compte intervient généralement le jour même du débit (J) ou le lendemain (J+1).