Gérer les codes d'accès PIN

Les codes PIN offrent une alternative pratique aux badges NFC pour l'accès à votre centre de self-stockage. Simples à utiliser et ne nécessitant aucun support physique, ils sont particulièrement appréciés des clients professionnels avec plusieurs utilisateurs, ou comme solution de secours en cas de badge perdu.

Boxanet gère l'intégralité du cycle de vie des codes PIN : génération automatique à la signature du contrat, modification, codes temporaires, et expiration automatique.

Sommaire

1. Types de codes d'accès
2. Attribution automatique à la signature du contrat
3. Modifier un code PIN
4. Code PIN partagé pour une entreprise (B2B)
5. Expiration automatique à la fin du contrat
6. Problème de code non reconnu
7. FAQ

Types de codes d'accès

Boxanet distingue plusieurs types de codes PIN selon leur usage et leur durée de validité.

Vue d'ensemble des types de codes

PIN personnel

Le PIN personnel est le code attribué à un client individuel. Il lui donne accès aux zones autorisées par son contrat (sa box, les couloirs correspondants, les zones communes) pendant les horaires définis.

PIN temporaire

Le PIN temporaire est généré à la demande, avec une durée de validité limitée. Il est utilisé pour :

• Permettre à un livreur ou un déménageur d'accéder à la box d'un client en son absence.
• Accorder un accès d'urgence en dehors des horaires d'ouverture.
• Remplacer temporairement un badge perdu.

PIN maître

Le PIN maître est attribué aux employés et managers du centre. Il donne accès à l'ensemble ou à une partie du centre selon le rôle. Sa gestion est décrite dans le guide dédié aux rôles et permissions.

Attribution automatique à la signature du contrat

Fonctionnement de l'attribution automatique

Lorsqu'un client signe son contrat de location (par voie électronique eIDAS ou en présentiel), Boxanet peut générer et attribuer automatiquement un code PIN. Ce comportement est configurable dans Paramètres > Contrôle d'accès > Attribution automatique de PIN.

Le processus automatique se déroule comme suit :

1. Le client signe le contrat.
2. Boxanet génère un code PIN aléatoire (respectant les règles de complexité configurées).
3. Le PIN est enregistré dans le système et associé au contrat.
4. Le client reçoit son PIN par e-mail et/ou SMS dans un message de bienvenue sécurisé.
5. Le PIN est actif à partir de la date de début du contrat.

Règles de génération du PIN

Vous pouvez configurer les règles de génération dans Paramètres > Contrôle d'accès > Règles des codes PIN :

Désactiver l'attribution automatique

Si vous préférez attribuer les codes manuellement (pour des raisons organisationnelles ou de flux de travail interne), désactivez l'attribution automatique dans les paramètres. Un rappel apparaîtra alors dans le tableau de bord pour chaque contrat signé sans code PIN attribué.

Modifier un code PIN

Quand modifier un code PIN ?

• Le client a oublié son code.
• Le client souhaite changer son code pour un code de son choix (si votre politique le permet).
• Le code est suspecté d'avoir été compromis.
• Renouvellement périodique obligatoire.

Modification par le manager

1. Ouvrez la fiche client via Clients > [Nom du client].
2. Cliquez sur l'onglet Contrôle d'accès.
3. Cliquez sur l'icône Modifier à côté du code PIN actuel.
4. Saisissez le nouveau code PIN (ou cliquez sur Générer automatiquement).
5. Vérifiez que le nouveau code respecte les règles de complexité (indicateur visuel).
6. Cliquez sur Enregistrer.
7. Le client reçoit automatiquement son nouveau code par e-mail et/ou SMS.

Modification par le client (self-service)

Si vous avez activé l'espace client et l'option de modification autonome du PIN, le client peut changer son code depuis son espace personnel :

1. Le client se connecte à son espace sur le portail Boxanet.
2. Il va dans Mon accès > Modifier mon code PIN.
3. Il saisit son code actuel (confirmation d'identité).
4. Il saisit le nouveau code deux fois.
5. Le changement est immédiatement effectif.

Historique des codes PIN

Pour des raisons de sécurité, Boxanet ne stocke pas les codes PIN en clair dans la base de données. L'historique disponible indique les dates de changement et le motif, mais pas les codes eux-mêmes.

Code PIN partagé pour une entreprise (B2B)

Cas d'usage B2B

Dans le cadre d'un contrat professionnel (entreprise locant une ou plusieurs boxes), plusieurs employés peuvent avoir besoin d'accéder à la box. Boxanet propose deux approches :

Approche 1 : PIN unique partagé entre les utilisateurs

Un seul code PIN est communiqué à tous les utilisateurs autorisés de l'entreprise. C'est la solution la plus simple, mais elle présente des limites :

• Il est impossible de savoir quel employé a accédé à la box.
• En cas de départ d'un employé, il faut changer le code pour tous les autres.

1. Ouvrez le contrat B2B.
2. Dans Contrôle d'accès, créez un PIN de type Partagé.
3. Renseignez la liste des utilisateurs autorisés (à titre informatif uniquement).
4. Activez l'option Multi-utilisateurs pour ce PIN.

Approche 2 : PIN individuel par employé (recommandé)

Chaque employé de l'entreprise reçoit son propre PIN, tous donnant accès à la même box (et aux mêmes zones). Cette approche est recommandée pour les entreprises car elle permet :

• Une traçabilité individuelle des accès.
• La révocation d'un accès spécifique sans impacter les autres.
• Un audit précis en cas d'incident.

1. Ouvrez le contrat B2B.
2. Dans Contrôle d'accès, cliquez sur + Ajouter un utilisateur.
3. Saisissez le nom, prénom et e-mail de chaque employé autorisé.
4. Un PIN individuel est généré pour chaque employé et envoyé directement à son adresse e-mail.
5. Chaque PIN est visible dans la liste des accès du contrat.

Limites du nombre d'utilisateurs B2B

Expiration automatique à la fin du contrat

Comportement par défaut

Par défaut, lorsqu'un contrat prend fin (résiliation, non-renouvellement, terme atteint), tous les codes PIN associés à ce contrat sont automatiquement désactivés à la date de fin du contrat, à minuit.

Ce comportement garantit qu'aucun accès non autorisé n'est possible après la fin de la période de location, même si le client a oublié que son contrat était terminé.

Vérifier la configuration

Pour vous assurer que l'expiration automatique est bien activée :

1. Allez dans Paramètres > Contrôle d'accès.
2. Vérifiez que l'option Expiration automatique des codes PIN à la fin du contrat est cochée.
3. Vérifiez également le délai de grâce éventuel (par exemple : le code reste actif 24h après la fin du contrat pour permettre au client de récupérer ses affaires).

Expiration des codes B2B

Pour les contrats B2B avec plusieurs utilisateurs, tous les codes individuels associés au contrat sont désactivés simultanément à la fin du contrat. Il n'est pas possible de maintenir l'accès d'un employé spécifique après la fin du contrat, sauf via la création d'un code temporaire explicitement autorisé par le manager.

Préavis d'expiration

Boxanet envoie automatiquement un e-mail au client X jours avant l'expiration de son code (configurable dans Paramètres > Notifications) pour lui rappeler que son contrat arrive à terme et que son accès sera bientôt révoqué.

Problème de code non reconnu

Diagnostic initial

Si un client signale que son code PIN n'est pas reconnu par le lecteur, voici la procédure de diagnostic à suivre :

1. Ouvrez la fiche client.
2. Allez dans Contrôle d'accès.
3. Vérifiez que le code est en statut Actif (et non Expiré, Désactivé ou Suspendu).

• Le client essaie-t-il d'accéder à une zone pour laquelle il est autorisé ?
• Vérifie-t-il à des horaires couverts par son contrat ?

• Le lecteur du site est-il opérationnel ? Consultez Accès > Équipements pour voir le statut de chaque lecteur.
• Y a-t-il eu des tentatives d'accès récentes depuis ce lecteur ?

1. Allez dans Accès > Journal des accès.
2. Filtrez par client et par date.
3. Recherchez des tentatives refusées et lisez le motif de refus.

Causes fréquentes et solutions

Réinitialisation d'urgence

Si le problème persiste et que le client est bloqué devant le centre, vous pouvez créer un code temporaire d'urgence (valide 2 heures) directement depuis votre application mobile Boxanet. Ce code lui permettra d'accéder à sa box le temps que le problème soit diagnostiqué et résolu.

FAQ

Un client peut-il choisir son propre code PIN ?

Oui, si vous avez activé cette option dans vos paramètres (Paramètres > Contrôle d'accès > Autoriser les codes personnalisés). Dans ce cas, le client peut soumettre un code de son choix lors de l'inscription ou depuis son espace personnel. Le code est automatiquement vérifié par rapport aux règles de complexité configurées.

Combien de tentatives erronées avant blocage du code ?

Le nombre de tentatives avant blocage est configurable dans Paramètres > Contrôle d'accès > Sécurité des codes PIN. La valeur par défaut est de 5 tentatives. Au-delà, le code est temporairement bloqué pendant 15 minutes. Après 3 blocages consécutifs, le code est désactivé et doit être réactivé manuellement par un manager.

Peut-on attribuer un code PIN sans contrat actif ?

Non. Boxanet impose qu'un code PIN soit toujours rattaché à un contrat actif ou à un profil employé. Cette règle garantit que chaque accès est traçable et justifié. Pour les visiteurs ponctuels, utilisez les codes temporaires qui ne nécessitent pas de contrat mais requièrent une autorisation explicite du manager.

Les codes PIN sont-ils visibles par les employés du centre ?

Par défaut, les codes PIN complets ne sont visibles que par les utilisateurs ayant le rôle manager. Les employés (rôle employee ou concierge) ne voient qu'un code masqué (type "••••••") et peuvent uniquement déclencher un renvoi du code au client, sans voir le code en clair. Cela limite les risques d'abus internes.