Le contrôle d'accès est le lien direct entre votre logiciel Boxanet et les équipements physiques de votre centre : portail d'entrée, ascenseurs, couloirs, allées. Boxanet centralise la gestion des droits d'accès et les synchronise en temps réel avec les lecteurs de badges et claviers à code. Ce guide explique le fonctionnement de bout en bout, les causes d'accès refusé et les procédures de résolution.
Fonctionnement général du contrôle d'accès
Boxanet fonctionne selon une logique de droits conditionnels : un client n'a accès au centre que si l'ensemble des conditions suivantes sont simultanément remplies.
- Un contrat actif existe (statut
active) - Le moyen d'accès est valide (badge NFC non bloqué ou code PIN actif)
- L'heure de la tentative d'accès est dans les plages autorisées du site
- Le box associé au contrat est dans la zone demandée (si le site est multi-zones)
💡💡 Conseil : Consultez le journal d'accès (Sécurité → Journal d'accès) en cas de réclamation client. Vous y trouverez la date, l'heure, le moyen d'accès utilisé, et le motif du refus. C'est votre première source de diagnostic.
Accès conditionné au contrat actif
Le statut du contrat est déterminant
| Statut du contrat | Accès physique autorisé ? | Remarque |
|---|---|---|
pending_signature | Non | Le contrat n'est pas encore signé |
active | Oui | Accès normal dans les plages horaires |
suspended | Non | Suspension manuelle ou impayé |
terminated | Non | Contrat résilié, accès définitivement révoqué |
⚠️⚠️ Attention : Un client en statut
pending_signature qui a payé une caution mais dont le contrat n'est pas encore signé n'a aucun droit d'accès. N'ouvrez pas l'accès manuellement avant la signature complète du contrat. Utilisez plutôt la procédure d'accès provisoire (voir section dédiée).Types d'accès disponibles
Boxanet supporte deux types de moyens d'accès, configurables indépendamment pour chaque client :
Badge NFC
Un badge physique associé à l'UID unique du chip NFC. Le client présente le badge devant un lecteur pour ouvrir les accès autorisés.- Avantages : rapide, sans mémorisation, traçable précisément
- Inconvénients : peut être perdu ou oublié
Code PIN
Un code numérique à 4 ou 6 chiffres saisi sur un clavier. Le client frappe son code pour ouvrir les accès autorisés.- Avantages : impossible à "oublier à la maison", pratique en complément du badge
- Inconvénients : peut être partagé sans contrôle, moins traçable individuellemnt (si plusieurs personnes connaissent le même code)
💡💡 Conseil : Pour les clients B2B avec plusieurs employés amenés à accéder au centre, combinez badge (un par personne) et code PIN commun à l'équipe. Cela permet de tracer qui entre (via le badge individuel) tout en offrant un moyen de secours (le code) en cas de badge oublié.
Horaires autorisés
Configuration par site
Les plages horaires d'accès sont définies site par site dans Paramètres → Sites → [Site] → Horaires d'accès. Vous pouvez définir :
- Des horaires différents par jour de la semaine (lundi-dimanche)
- Des horaires spéciaux pour les jours fériés
- Une option Accès 24h/24 pour les clients qui ont souscrit à ce service
Exemple de configuration type
| Jour | Ouverture | Fermeture |
|---|---|---|
| Lundi – Vendredi | 06:00 | 22:00 |
| Samedi | 07:00 | 21:00 |
| Dimanche | 08:00 | 20:00 |
| Jours fériés | 08:00 | 18:00 |
Accès 24h/24 par contrat
Si votre offre commerciale inclut un accès 24h/24 en option, vous pouvez activer cette option contrat par contrat dans Contrat → [Contrat] → Accès → 24h/24 : Oui. Le client bénéficie alors d'un accès illimité sans restriction horaire.
⚠️⚠️ Attention : Les horaires d'accès configurés dans Boxanet sont envoyés aux contrôleurs d'accès lors de chaque synchronisation. Si un contrôleur est hors ligne (problème réseau), il applique les dernières horaires reçues. Vérifiez la connectivité de vos équipements régulièrement.
Accès refusé : causes et résolution
Les 5 causes les plus fréquentes
1. Contrat suspendu pour impayé- Cause : une ou plusieurs factures
overdueont déclenché une suspension automatique - Vérification : fiche client → onglet Facturation → vérifier les factures en retard
- Résolution : demander le règlement des factures impayées, puis réactiver le contrat (Contrat → Réactiver)
- Cause : désactivation par un manager (perte signalée, départ employé B2B, etc.)
- Vérification : fiche client → onglet Accès → statut du badge
- Résolution : créer un nouveau badge ou réactiver l'ancien si l'erreur est avérée
- Cause : le client tente d'entrer en dehors de ses horaires autorisés
- Vérification : journal d'accès → colonne Motif du refus
- Résolution : informer le client des horaires, ou activer l'option 24h/24 si pertinent
- Cause : la date de fin du contrat est dépassée ou la résiliation a été formalisée
- Vérification : fiche contrat → statut
terminated - Résolution : aucun accès ne peut être rouvert sur un contrat terminé. Si le client souhaite reprendre, créer un nouveau contrat.
- Cause : le lecteur de badge n'a pas lu correctement le chip (saleté, angle, badge défectueux)
- Vérification : demander au client d'essayer plusieurs fois et sur un autre lecteur si disponible
- Résolution : tester le badge depuis Sécurité → Tester un badge (saisir l'UID manuellement), ou remplacer le badge
💡💡 Conseil : En cas de refus d'accès signalé par un client, commencez toujours par le journal d'accès avant de modifier quoi que ce soit. Le motif du refus y est écrit en clair et vous évite de chercher au mauvais endroit.
Accès partagé B2B
Les clients professionnels (entreprises, artisans) ont souvent besoin que plusieurs personnes accèdent au même box. Boxanet gère cela via le concept d'accès secondaires sur un contrat.
Ajouter un accès secondaire
- Ouvrez le contrat du client principal
- Cliquez sur l'onglet Accès → Accès secondaires
- Cliquez sur + Ajouter une personne
- Renseignez le nom, prénom, et le moyen d'accès (badge ou code PIN)
- Enregistrez — les droits sont transmis immédiatement au contrôleur d'accès
⚠️⚠️ Attention : Les accès secondaires sont liés au contrat principal. Si le contrat est suspendu ou résilié, tous les accès secondaires associés sont automatiquement révoqués en même temps.
Limite du nombre d'accès secondaires
Par défaut, Boxanet autorise jusqu'à 5 accès secondaires par contrat. Cette limite est configurable par le manager dans Paramètres → Sécurité → Accès secondaires maximum.
Désactivation automatique à la fin du contrat
Lorsqu'un contrat est résilié (passage au statut terminated), Boxanet effectue automatiquement les actions suivantes :
- Désactivation immédiate de tous les badges NFC associés au contrat
- Invalidation du code PIN associé au contrat
- Enregistrement dans l'historique : la désactivation est tracée avec la date et l'heure exactes
⚠️⚠️ Attention : Si un client restitue les clés de son box mais que le contrat n'est pas formellement terminé dans Boxanet, ses badges restent actifs. Assurez-vous de toujours formaliser la résiliation dans le logiciel le jour même de la remise des clés.
Réactivation d'accès
Cas d'un contrat suspendu réactivé
Si un contrat suspended redevient active (paiement reçu, levée de suspension manuelle) :
- Ouvrez le contrat concerné
- Cliquez sur Actions → Réactiver le contrat
- Confirmez la réactivation
- Les accès (badge et code PIN) sont restaurés automatiquement dans les 2 à 5 minutes suivant la synchronisation avec le contrôleur d'accès
💡💡 Conseil : Informez le client que la réactivation de ses accès peut prendre quelques minutes le temps de la synchronisation. Si après 10 minutes les accès ne fonctionnent toujours pas, vérifiez la connectivité du contrôleur d'accès dans Paramètres → Équipements.
Cas d'un badge perdu réémis
Voir le guide dédié : Gestion des badges NFC pour la procédure complète de remplacement de badge.
Tableau récapitulatif : statuts et impact sur l'accès
| Statut contrat | Badge NFC | Code PIN | Accès physique | Action requise |
|---|---|---|---|---|
pending_signature | Désactivé | Désactivé | Refusé | Faire signer le contrat |
active | Actif | Actif | Autorisé (dans les horaires) | Aucune |
suspended | Désactivé | Désactivé | Refusé | Régler l'impayé, puis réactiver |
terminated | Désactivé | Désactivé | Refusé | Nouveau contrat si reprise |
FAQ
Q : Un client peut-il entrer dans le centre même si son badge ne fonctionne pas ? Non, sans moyen d'accès valide (badge ou code PIN actif) et un contratactive, l'accès est refusé. En cas d'urgence, un responsable sur site peut ouvrir manuellement les accès et créer un badge provisoire depuis Boxanet (voir le guide Gestion des badges NFC).
Q : Les horaires d'accès s'appliquent-ils aussi aux managers et aux employés du centre ?
Non. Les employés Boxanet accèdent au centre avec leurs propres badges de personnel, gérés séparément dans Paramètres → Personnel → Badges. Ces badges ne sont pas soumis aux plages horaires client.
Q : Que se passe-t-il si la connexion entre Boxanet et le contrôleur d'accès est coupée ?
Le contrôleur d'accès fonctionne en mode autonome avec sa dernière configuration reçue. Les droits existants continuent de fonctionner, mais les modifications faites dans Boxanet (nouveau badge, suspension) ne sont pas transmises tant que la connexion n'est pas rétablie. Un indicateur de connectivité est visible dans Paramètres → Équipements.
Q : Peut-on limiter l'accès d'un client à une zone spécifique du centre ?
Oui, si votre installation est équipée de contrôleurs multi-zones. Dans ce cas, configurez les zones autorisées au niveau du contrat dans Contrat → Accès → Zones autorisées. Un client en rez-de-chaussée n'aura ainsi pas accès aux étages.