Gérer plusieurs sites avec Boxanet

Si vous exploitez plusieurs centres de self-stockage, Boxanet a été conçu pour vous permettre de tous les piloter depuis une interface unique. Le mode multi-sites vous offre à la fois une vue consolidée de l'ensemble de votre réseau et une gestion site par site pour les opérations du quotidien.

Cette page explique comment fonctionne l'architecture multi-sites, comment naviguer entre vos centres, et comment organiser les droits de vos équipes.

Sommaire

1. Architecture multi-sites de Boxanet
2. Basculer d'un site à l'autre
3. Vue consolidée multi-sites
4. Droits et accès par site
5. Rapports cross-sites
6. Transférer un client d'un site à l'autre
7. Bonnes pratiques de gestion multi-sites
8. FAQ

Architecture multi-sites de Boxanet

Organisation en compte et sites

Boxanet organise votre activité en deux niveaux :

Compte Boxanet (votre entreprise / holding)
├── Site A — Centre Paris 15e
├── Site B — Centre Villepinte
└── Site C — Centre Lyon Gerland

Un compte correspond à votre entité juridique ou à votre groupe d'exploitation. Chaque site correspond à un centre physique distinct, avec ses propres boxes, ses propres contrats, ses propres équipes et sa propre configuration d'accès.

Ce qui est partagé entre les sites

Ajout d'un nouveau site

L'ajout d'un site est une opération réalisée par l'équipe Boxanet lors de l'onboarding. Si vous ouvrez un nouveau centre, contactez le support Boxanet via Aide > Nous contacter en indiquant :

• Le nom et l'adresse du nouveau centre
• Le nombre de boxes prévu
• Les dates de mise en service souhaitées

Basculer d'un site à l'autre

Le sélecteur de site

En haut de chaque page de l'interface Boxanet, un sélecteur de site affiche le centre actuellement actif. Cliquez dessus pour dérouler la liste de tous vos sites et basculer vers un autre en un clic.

L'interface se recharge automatiquement avec les données du site sélectionné. Toutes les actions que vous effectuez (création de contrat, modification de box, consultation de rapport...) s'appliquent exclusivement au site actif.

Indicateurs visuels du site actif

Pour éviter toute confusion, Boxanet affiche :

• Le nom complet du site dans la barre de navigation
• Un badge coloré identifiant le site (configurable dans Paramètres > Site > Couleur)
• L'adresse du site en sous-titre

Accès rapide aux sites favoris

Si vous avez de nombreux sites, vous pouvez épingler vos favoris en cliquant sur l'étoile à côté du nom d'un site dans la liste déroulante. Les sites épinglés apparaissent en premier dans le sélecteur.

Vue consolidée multi-sites

Accéder à la vue consolidée

Depuis le sélecteur de site, choisissez "Tous les sites" en haut de la liste. Vous accédez alors au tableau de bord consolidé qui agrège les données de l'ensemble de vos centres.

Indicateurs disponibles en vue consolidée

Occupation globale

Performance financière consolidée

• MRR réseau : somme des MRR de tous les sites
• ARR réseau : projection annuelle consolidée
• CA encaissé ce mois : tous sites confondus
• Impayés en cours : montant total des créances non réglées sur le réseau

Alertes et incidents multi-sites

La vue consolidée affiche une liste unifiée des alertes non traitées sur l'ensemble du réseau, classées par criticité. Vous pouvez filtrer par site pour traiter les alertes de chaque centre.

Limites de la vue consolidée

Certaines actions ne sont pas disponibles en mode "Tous les sites" :

• Créer ou modifier un contrat (il faut sélectionner un site précis)
• Accéder au contrôle d'accès (spécifique à chaque site)
• Modifier les paramètres d'un site

Droits et accès par site

Principe de base

Dans Boxanet, les droits d'un utilisateur sont définis par site. Un même utilisateur peut avoir des rôles différents sur des sites différents.

• Marie Dupont : Manager sur le site Villepinte, Concierge sur le site Paris 15e
• Jean Martin : Employee sur les sites Paris 15e et Lyon Gerland uniquement

Matrice des droits multi-sites

Affecter un utilisateur à un site

1. Allez dans Paramètres > Utilisateurs
2. Cliquez sur le nom de l'utilisateur
3. Dans la section Sites & Rôles, cliquez sur Ajouter un site
4. Sélectionnez le site et le rôle correspondant
5. Sauvegardez

Rapports cross-sites

Rapport de performance réseau

Accessible via Rapports > Multi-sites > Performance réseau, ce rapport compare vos sites sur les indicateurs clés :

Rapport financier consolidé

Le rapport financier multi-sites agrège :

• Le compte de résultat simplifié de l'ensemble du réseau
• La balance âgée consolidée (impayés sur tous les sites)
• Le CA mensuel par site sur 12 mois (graphique comparatif)

FEC multi-sites

Si votre comptabilité est gérée à l'échelle du groupe, Boxanet peut générer un FEC (Fichier des Écritures Comptables) consolidé regroupant l'ensemble des écritures de tous vos sites sur une période donnée. Ce FEC respecte les spécifications de l'article A. 47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales.

Transférer un client d'un site à l'autre

Cas d'usage

Il arrive qu'un client souhait déménager sa box d'un de vos centres vers un autre (déménagement personnel, préférence, disponibilité). Boxanet gère ce cas via le processus de transfert client.

Conditions préalables

Avant d'initier un transfert :

• Le client doit avoir un contrat actif sur le site d'origine
• Une box disponible de taille équivalente ou supérieure doit exister sur le site de destination
• Le client doit avoir signé (ou accepté de signer) un nouveau contrat sur le site de destination
• Toutes les factures du client sur le site d'origine doivent être réglées

Processus de transfert

1. Sur le site d'origine, ouvrez la fiche client
2. Vérifiez les soldes (aucun impayé ne doit subsister)
3. Sur le site de destination, identifiez la box disponible

1. Basculez sur le site de destination dans le sélecteur
2. Créez un nouveau contrat pour ce client (le système reconnaît le client existant)
3. Définissez la date de début du nouveau contrat

1. Basculez sur le site d'origine
2. Notifiez la résiliation du contrat actif
3. Planifiez l'état des lieux de sortie

Particularités de facturation lors d'un transfert

• Le client sera facturé au prorata sur le site d'origine jusqu'à la date de résiliation
• La facturation sur le site de destination débute à la date de prise d'effet du nouveau contrat
• Si les deux contrats se chevauchent quelques jours, le client peut être facturé sur les deux sites simultanément — prévenez-le à l'avance

Bonnes pratiques de gestion multi-sites

Organisation

• Nommez vos sites clairement dans Boxanet : utilisez le nom de la ville + le quartier plutôt qu'un code interne qui peut prêter à confusion (ex : "Paris 15e - Convention" plutôt que "SITE_03")
• Assignez une couleur distincte à chaque site pour éviter les erreurs de manipulation
• Documentez les spécificités de chaque site dans le champ "Notes" de la fiche site (Paramètres > Site > Description)

Pilotage

• Consultez la vue consolidée chaque lundi matin pour un tour d'horizon rapide de l'ensemble du réseau
• Organisez une réunion mensuelle avec les managers de site pour analyser les écarts de performance et partager les bonnes pratiques
• Utilisez le rapport de benchmarking inter-sites pour créer une saine émulation entre vos équipes

Ressources humaines

• Évitez de donner à un employé des droits sur plus de 2-3 sites sauf nécessité : cela complexifie sa navigation et peut générer des erreurs
• Désignez un manager réseau référent responsable de la configuration et de la gestion des utilisateurs

Facturation et comptabilité

• Si vos sites relèvent d'entités juridiques différentes, configurez des séquences de facturation distinctes par site (Paramètres > Facturation > Préfixes)
• Synchronisez vos exports comptables avec le rythme de clôture de votre expert-comptable

FAQ

R : Oui. Boxanet propose un environnement de démonstration/formation accessible depuis votre compte. Il est peuplé de données fictives et isolé de votre environnement de production. Demandez son activation au support Boxanet. Attention, cet environnement est partagé avec toutes les formations de votre compte — les données saisies par un stagiaire seront visibles par les autres.

R : Oui, tout à fait. Un client est identifié par son email dans Boxanet. S'il a des contrats sur trois de vos sites, il verra l'ensemble de ses contrats dans son espace client, et recevra des factures distinctes pour chaque site. Du côté de votre gestion, vous le retrouvez dans la fiche client accessible depuis n'importe lequel de vos sites.

R : Les tarifs, les modèles de contrats et les séquences de factures sont configurables indépendamment pour chaque site, même si tous les sites partagent la même entité juridique (même SIRET). Vous pouvez par exemple avoir une numérotation Paris (FAC-PAR-XXXX) et Lyon (FAC-LYO-XXXX) pour faciliter le suivi comptable, tout en relevant d'un seul compte Boxanet.

R : La fermeture d'un site est une opération accompagnée par l'équipe Boxanet. Elle comprend l'archivage de l'ensemble des contrats, factures et documents du site fermé, qui restent consultables en lecture seule pendant la durée légale de conservation. Les clients actifs doivent avoir résilié ou été transférés sur un autre site avant la fermeture. Contactez le support pour planifier cette opération au moins 30 jours à l'avance.