Configurer les horaires d'ouverture

Les horaires d'ouverture de votre centre de self-stockage ont un impact direct sur l'expérience de vos clients et sur la sécurité de vos installations. Boxanet vous permet de définir des horaires précis, de les adapter par zone ou par type de client, de gérer les fermetures exceptionnelles et de notifier automatiquement vos clients de tout changement.

Ce guide vous accompagne dans la configuration complète de vos horaires d'accès.

Sommaire

1. Horaires standards (lundi–dimanche)
2. Horaires par zone ou par type de client
3. Jours fériés et fermetures exceptionnelles
4. Accès 24h/24 pour certains clients
5. Notification aux clients des changements d'horaires
6. Impact sur les rapports d'accès
7. FAQ

Horaires standards (lundi–dimanche)

Accéder à la configuration des horaires

La configuration des horaires se fait depuis Paramètres > Centre > Horaires d'ouverture. Si vous gérez plusieurs sites, chaque site possède ses propres horaires, indépendants les uns des autres.

Définir les plages horaires hebdomadaires

Boxanet utilise un système de plages horaires hebdomadaires qui se répètent chaque semaine. Pour chaque jour de la semaine, vous pouvez définir :

• Aucune ouverture (fermeture complète)
• Une plage unique (ex : 08h00–20h00)
• Plusieurs plages (ex : 08h00–12h30 et 14h00–19h00)

1. Dans Paramètres > Centre > Horaires d'ouverture, sélectionnez votre site.
2. Cliquez sur Modifier les horaires standards.
3. Pour chaque jour, sélectionnez l'état :

1. Pour ajouter une deuxième plage dans la journée (pause méridienne par exemple), cliquez sur + Ajouter une plage.
2. Cliquez sur Enregistrer.

Exemple de configuration typique

Propagation aux systèmes de contrôle d'accès

Une fois les horaires enregistrés dans Boxanet, ils sont automatiquement synchronisés avec votre système de contrôle d'accès (barrières, claviers, lecteurs NFC) dans un délai de quelques minutes. Assurez-vous que la connexion entre Boxanet et votre contrôleur d'accès est active (voyant vert dans Accès > Équipements).

Horaires par zone ou par type de client

Concept de plage horaire différenciée

Boxanet permet de définir des horaires différents selon :

• La zone physique du centre (hall d'accueil, couloir A, couloir B, étage, parking).
• Le type de client (particulier, professionnel, employé, manager).
• Le plan tarifaire du client (Essentiel, Confort, Premium, 24h/24).

Configuration par zone

1. Dans Paramètres > Centre > Horaires d'ouverture, cliquez sur Gérer les zones.
2. Sélectionnez une zone (ex : "Couloir A – Rez-de-chaussée").
3. Activez l'option Horaires spécifiques à cette zone.
4. Définissez les plages horaires pour cette zone.
5. Enregistrez.

Configuration par type de client

1. Dans Paramètres > Centre > Horaires d'ouverture, cliquez sur Horaires par type de client.
2. Sélectionnez un type ou un plan tarifaire.
3. Définissez des horaires élargis ou restreints pour ce type.
4. Enregistrez.

Exemples d'usage

Jours fériés et fermetures exceptionnelles

Jours fériés en France

Boxanet intègre le calendrier des jours fériés français (11 jours fériés légaux) et vous permet de définir automatiquement votre politique d'accès ces jours-là.

1. Dans Paramètres > Centre > Horaires d'ouverture, cliquez sur Jours fériés.
2. Choisissez votre politique par défaut pour les jours fériés :

1. Enregistrez.

Fermetures exceptionnelles

Les fermetures exceptionnelles couvrent les situations imprévues ou planifiées ponctuellement : travaux, inventaire annuel, formation du personnel, incidents.

1. Dans Paramètres > Centre > Horaires d'ouverture, cliquez sur + Fermeture exceptionnelle.
2. Renseignez les informations :

1. Cliquez sur Créer.

Réouverture après fermeture exceptionnelle

Les fermetures exceptionnelles sont automatiquement levées à la date et à l'heure de fin configurées. Aucune action manuelle n'est nécessaire. Les accès reprennent conformément aux horaires habituels.

Accès 24h/24 pour certains clients

Qu'est-ce que l'accès 24h/24 ?

L'accès 24h/24, 7j/7 est une option premium permettant à certains clients d'accéder à leur box à n'importe quelle heure, y compris la nuit, le dimanche et les jours fériés. Ce type d'accès est généralement associé à un plan tarifaire supérieur ou à un avenant spécifique.

Activer l'accès 24h/24 pour un client

1. Ouvrez le contrat du client concerné.
2. Dans Contrôle d'accès, cliquez sur Modifier les droits d'accès.
3. Cochez la case Accès 24h/24 – 7j/7.
4. Confirmez.

Accès 24h/24 partiel (plages nocturnes étendues)

Si vous ne souhaitez pas offrir un accès 24h/24 complet mais simplement des horaires étendus (ex : jusqu'à minuit ou à partir de 6h du matin), utilisez les horaires différenciés par plan tarifaire plutôt que l'option "24h/24" complète.

Tarification de l'accès 24h/24

Boxanet permet de définir un supplément tarifaire mensuel pour l'accès 24h/24 dans Paramètres > Tarification > Options de contrat. Ce supplément est automatiquement ajouté à la facture mensuelle du client lorsque l'option est active sur son contrat.

Notification aux clients des changements d'horaires

Notifications automatiques

Boxanet envoie automatiquement des notifications aux clients concernés lors de :

• La modification des horaires standards du centre.
• La création ou modification d'une fermeture exceptionnelle (si l'option de notification est cochée).
• La modification des horaires appliqués à leur contrat spécifique.

Configurer les notifications

1. Dans Paramètres > Notifications > Horaires, définissez :

Envoyer une notification manuelle

Pour informer vos clients d'un changement d'horaires en dehors du processus automatique :

1. Allez dans Communication > Campagnes > + Nouvelle campagne.
2. Sélectionnez les destinataires : tous les clients actifs d'un site, ou un segment précis.
3. Choisissez le modèle Changement d'horaires ou rédigez un message personnalisé.
4. Choisissez la date et l'heure d'envoi.
5. Prévisualisez le message et confirmez l'envoi.

Affichage sur le portail client

Indépendamment des notifications, les horaires actuels et les fermetures à venir sont toujours visibles par les clients dans leur espace personnel, dans la section Mon centre > Horaires d'accès. Le portail est mis à jour en temps réel dès qu'un changement est enregistré dans Boxanet.

Impact sur les rapports d'accès

Comment les horaires influencent les rapports

Les horaires configurés dans Boxanet servent de référence pour catégoriser les événements dans les rapports d'accès. En particulier :

• Un accès effectué dans les horaires définis est considéré comme un accès normal.
• Un accès effectué hors des horaires standards est signalé comme un accès hors plage horaire, même s'il est autorisé par le contrat du client (accès étendu ou 24h/24).
• Une tentative d'accès en dehors des droits contractuels est enregistrée comme accès refusé – hors horaires.

Rapport de conformité horaire

Le rapport Rapports > Accès > Conformité horaire vous donne une vue synthétique :

Cohérence des données pour l'audit

Il est important de ne pas modifier rétroactivement les horaires passés, car cela fausserait la classification des événements dans les rapports d'audit. Boxanet conserve un historique versionné des horaires : chaque modification est horodatée et les rapports utilisent la version des horaires en vigueur au moment de l'événement.

FAQ

Puis-je configurer des horaires différents pour chaque box individuellement ?

Non. Les horaires s'appliquent à des zones (ensembles de boxes accessibles via le même accès physique) ou à des types de clients/contrats. La granularité maximale est la zone physique, pas la box individuelle. Si une box nécessite des restrictions particulières, utilisez les droits d'accès spécifiques au contrat du client qui loue cette box.

Que se passe-t-il si je modifie les horaires alors que des clients sont actuellement dans le centre ?

Les clients déjà présents dans le centre conservent leur accès. La modification des horaires ne déconnecte pas les personnes présentes. En revanche, les portes d'entrée se fermeront à l'heure configurée, empêchant de nouvelles entrées. Si une porte principale se ferme alors que des clients sont encore à l'intérieur, assurez-vous que la procédure de sortie ne nécessite pas de code (les portes de sortie doivent généralement fonctionner de l'intérieur sans code).

Est-il possible de créer des horaires différents selon les saisons (été/hiver) ?

Oui, via le système de plages planifiées. Dans Paramètres > Centre > Horaires d'ouverture, cliquez sur Planifications saisonnières pour créer des schémas d'horaires qui s'activent automatiquement à des dates définies (ex : horaires d'été du 1er juillet au 31 août, puis retour aux horaires standards).

Les horaires configurés dans Boxanet sont-ils automatiquement synchronisés avec Google Maps ou mon site web ?

Boxanet ne gère pas directement les informations de Google Maps ou de votre site web externe. Vous devez mettre à jour ces informations manuellement. En revanche, le portail client Boxanet affiche toujours les horaires en temps réel. Pensez à mettre à jour Google Business Profile séparément lors de tout changement d'horaires permanent.