Gérer la maintenance de vos boxes

La maintenance est une réalité incontournable dans la gestion d'un centre de self-stockage. Qu'il s'agisse d'une réparation de porte, d'un problème d'humidité ou d'une remise en état entre deux locataires, Boxanet vous permet de gérer l'ensemble du cycle de maintenance de façon structurée, de la déclaration jusqu'à la remise en location.

Ce guide couvre les étapes clés pour mettre une box en maintenance, documenter les interventions, gérer l'impact sur la facturation et accompagner vos clients en cas de relogement.

Sommaire

1. Passage en statut maintenance
2. Documenter une intervention
3. Impacts sur la facturation
4. Processus de relogement d'un client
5. Suivi des boxes en maintenance
6. Sortie de maintenance et remise en location
7. FAQ

Passage en statut maintenance

Les statuts disponibles dans Boxanet

Chaque box dispose d'un statut qui détermine sa disponibilité opérationnelle. Les quatre statuts sont :

Comment passer une box en statut maintenance

1. Rendez-vous dans le menu Gestion > Boxes de votre tableau de bord.
2. Localisez la box concernée par son numéro ou en utilisant le plan interactif du centre.
3. Cliquez sur le bouton Modifier le statut (icône engrenage).
4. Sélectionnez Maintenance dans la liste déroulante.
5. Renseignez obligatoirement une raison de maintenance (champ texte libre).
6. Indiquez si possible une date de fin estimée.
7. Confirmez en cliquant sur Enregistrer.

Passage en maintenance groupé

Pour des travaux affectant plusieurs boxes (rénovation d'un couloir, mise à jour du système d'accès), vous pouvez effectuer un passage en maintenance groupé :

1. Dans Gestion > Boxes, cochez les cases des boxes concernées.
2. Cliquez sur Actions groupées > Passer en maintenance.
3. Renseignez une raison commune et une date de fin estimée.
4. Confirmez.

Documenter une intervention

Pourquoi documenter les interventions ?

La documentation des interventions est essentielle pour :

• Tracer l'historique complet d'une box (utile en cas de litige client).
• Justifier une période de non-facturation auprès d'un client.
• Planifier les futurs travaux sur la base des interventions passées.
• Générer des rapports de maintenance pour votre comptabilité.

Ajouter un commentaire d'intervention

Depuis la fiche d'une box en statut maintenance :

1. Cliquez sur l'onglet Historique / Interventions.
2. Cliquez sur + Ajouter une intervention.
3. Renseignez les champs suivants :

1. Cliquez sur Enregistrer l'intervention.

Modifier ou supprimer un commentaire

Seuls les utilisateurs ayant le rôle manager peuvent modifier ou supprimer un commentaire d'intervention déjà enregistré. Cette restriction garantit l'intégrité de l'historique.

Impacts sur la facturation

Box en maintenance issue d'une box libre

Si la box était libre (available) au moment du passage en maintenance, il n'y a aucun impact sur la facturation. La box n'est simplement plus disponible à la location jusqu'à la fin de la maintenance.

Box en maintenance avec un contrat actif

Si un contrat de location est en cours sur la box passée en maintenance, deux options s'offrent à vous :

Option 1 : Suspension de la facturation

Boxanet permet de suspendre temporairement la facturation d'un contrat pendant une période de maintenance. Cette option est recommandée lorsque :

• Le client ne peut plus accéder à sa box.
• La maintenance est causée par un défaut technique imputable au centre.

1. Ouvrez le contrat lié à la box.
2. Allez dans Actions > Suspendre la facturation.
3. Renseignez la date de début et la date de fin de suspension (si connue).
4. Un avoir automatique sera généré si une facture a déjà été émise pour la période concernée.

Option 2 : Maintien de la facturation

Si la maintenance est planifiée à l'avance et que le client en est informé, ou si l'accès à la box reste possible malgré les travaux, vous pouvez choisir de maintenir la facturation normale. Dans ce cas, il est conseillé d'obtenir l'accord écrit du client.

Génération d'avoirs

En cas de suspension, Boxanet génère automatiquement un avoir proratisé au nombre de jours de non-disponibilité. Cet avoir est :

• Visible dans le dossier comptable du client.
• Imputable sur la prochaine facture ou remboursable par virement.
• Conforme aux normes comptables françaises.

Processus de relogement d'un client

Lorsqu'une box doit être mise en maintenance pour une durée significative et qu'un client y stocke ses effets, vous devez procéder à son relogement.

Étapes du relogement

1. Dans Gestion > Boxes, filtrez par statut available.
2. Comparez les caractéristiques (surface, taille, étage, accès camion) avec la box actuelle.
3. Idéalement, proposez une box de taille équivalente ou supérieure au même prix.

1. Depuis le contrat actif, cliquez sur Communiquer > Envoyer un message.
2. Choisissez le modèle Relogement pour maintenance.
3. Personnalisez le message avec la date de début des travaux, la durée estimée et la proposition de relogement.
4. Envoyez par e-mail (et SMS si activé).

Deux approches sont possibles :

• Avenant au contrat existant : modification de la box assignée dans le même contrat. Recommandé si les conditions tarifaires restent identiques.
• Nouveau contrat : à utiliser si le tarif change ou si le client préfère une nouvelle période d'engagement.

Après le relogement, mettez à jour les droits d'accès du client (badge NFC, code PIN) pour qu'ils pointent vers la nouvelle box.

Ajoutez un commentaire dans l'historique des deux boxes (l'ancienne et la nouvelle) pour tracer la raison du transfert.

Suivi des boxes en maintenance

Tableau de bord maintenance

Boxanet propose un tableau de bord dédié au suivi des boxes en maintenance, accessible via Rapports > Maintenance.

Il affiche :

• Le nombre de boxes actuellement en maintenance par site.
• La durée moyenne des maintenances en cours.
• Les maintenances dont la date de fin estimée est dépassée (signalées en rouge).
• Les maintenances planifiées à venir.

Indicateurs clés

Filtres disponibles

Depuis la liste des boxes, vous pouvez filtrer par :

• Statut : sélectionnez maintenance pour n'afficher que les boxes concernées.
• Site : si vous gérez plusieurs centres.
• Type d'intervention : plomberie, électricité, etc.
• Date de début / fin de maintenance.

Sortie de maintenance et remise en location

Vérifications avant remise en service

Avant de remettre une box en statut available ou occupied, effectuez les vérifications suivantes :

• [ ] Les travaux sont entièrement terminés et validés.
• [ ] La box est propre et sèche.
• [ ] La serrure et le mécanisme d'ouverture fonctionnent correctement.
• [ ] Le système de contrôle d'accès (badge, code PIN) a été testé.
• [ ] Une photo de l'état de la box après travaux a été jointe à l'historique.

Clôturer la maintenance

1. Depuis la fiche de la box, cliquez sur Modifier le statut.
2. Sélectionnez le nouveau statut (available ou occupied selon la situation).
3. Renseignez la date de fin effective de la maintenance.
4. Ajoutez un commentaire de clôture décrivant les travaux réalisés.
5. Confirmez.

Reprendre la facturation suspendue

Si la facturation avait été suspendue :

1. Allez dans le contrat concerné.
2. Cliquez sur Actions > Reprendre la facturation.
3. La facturation reprend à compter de la date que vous indiquez.
4. Un avoir définitif est calculé pour couvrir exactement la période de suspension.

Remise en location d'une box vacante

Si la box était libre avant la maintenance, elle repasse automatiquement en statut available et apparaît dans le catalogue de boxes disponibles à la location. Aucune action supplémentaire n'est requise.

FAQ

Puis-je programmer une maintenance à l'avance sans bloquer immédiatement la box ?

Oui. Boxanet dispose d'une option de maintenance planifiée. La box reste en statut available ou occupied jusqu'à la date de début prévue, puis bascule automatiquement en maintenance. Pour utiliser cette fonctionnalité, rendez-vous dans Modifier le statut > Planifier une maintenance future.

Un client peut-il continuer à accéder à sa box pendant une maintenance ?

Cela dépend de la nature des travaux. Boxanet vous permet de choisir individuellement si les droits d'accès (badge, code PIN) restent actifs pendant la maintenance. Si l'accès est maintenu, notez-le dans le commentaire d'intervention pour tracer votre décision.

La suspension de facturation est-elle visible par le client dans son espace personnel ?

Oui. Le client voit dans son espace personnel la mention Facturation suspendue sur son contrat, avec les dates de début et de fin de suspension, ainsi que le montant de l'avoir généré.

Que se passe-t-il si les travaux durent plus longtemps que prévu ?

Vous pouvez prolonger la date de fin estimée à tout moment depuis la fiche de la box, dans l'onglet Historique / Interventions. Si la facturation est suspendue, la suspension est automatiquement prolongée jusqu'à la nouvelle date de fin. Le client est notifié par e-mail du changement.