Paramètres d'un site de stockage
Table des matières
- Vue d'ensemble des paramètres de site
- Informations générales
- Horaires d'ouverture
- Configuration du contrôle d'accès
- Paramètres de notification
- Logo et personnalisation
- Gestion multi-sites
- FAQ
Vue d'ensemble des paramètres de site
Les paramètres de site centralisent toutes les informations et configurations propres à un centre de self-stockage. Ils sont accessibles depuis Paramètres → Site et doivent être renseignés avant toute mise en service du centre sur Boxanet.
Ces paramètres affectent directement :
- Le contenu des factures et contrats PDF (mentions légales, coordonnées)
- Le fonctionnement du contrôle d'accès (horaires, badges, codes PIN)
- Les emails envoyés aux clients (identité expéditeur, modèles)
- L'affichage dans l'espace client (logo, couleurs, nom du centre)
Prérequis d'accès
| Action | Rôle minimum |
|---|---|
| Consulter les paramètres | Manager |
| Modifier les informations générales | Admin |
| Configurer le contrôle d'accès | Admin |
| Modifier les notifications | Manager |
| Changer le logo | Admin |
| Créer un nouveau site | Admin (niveau plateforme) |
⚠️⚠️ Attention : Les modifications des paramètres de site prennent effet immédiatement. Une modification des informations légales (SIRET, raison sociale) s'applique aux prochaines factures générées mais pas aux factures déjà émises. Assurez-vous de l'exactitude des données avant d'enregistrer.
Informations générales
Accès : Paramètres → Site → Informations généralesIdentité du centre
Nom du centre Le nom commercial du centre de self-stockage, tel qu'il apparaîtra sur les contrats, factures et dans l'espace client. Exemple : "Boxanet Lyon Confluence". Raison sociale La raison sociale juridique de l'entité exploitant le centre. Si le centre est exploité par une société, saisissez sa dénomination exacte (ex. : "SAS STOCKAGE LYON"). Si c'est un entrepreneur individuel, indiquez "Prénom Nom". Forme juridique Sélectionnez dans la liste déroulante : SAS, SARL, SA, EURL, EI, SASU, SCI, etc. SIRET Le numéro SIRET à 14 chiffres de l'établissement (et non le SIREN de la société mère). Ce numéro est obligatoire sur les factures. Boxanet valide automatiquement le format (14 chiffres) mais pas l'existence du numéro dans le répertoire SIRENE.💡💡 Conseil : Si vous gérez plusieurs centres appartenant à la même société, chaque centre aura un numéro de SIRET différent (SIREN commun + code NIC propre à l'établissement). Vérifiez les numéros sur le site de l'INSEE ou via votre expert-comptable.
Numéro de TVA intracommunautaire
Obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA. Format : FR + clé à 2 chiffres + SIREN (ex. : FR12 123456789). Boxanet valide le format mais pas l'activation auprès des services fiscaux.
APE / NAF
Le code activité principal. Pour le self-stockage, il s'agit généralement du code 7729Z (Location et location-bail d'autres biens personnels et domestiques) ou 6820B (Location de terrains et d'autres biens immobiliers). Vérifiez avec votre expert-comptable.
Coordonnées du centre
Adresse postale complète Saisissez l'adresse physique du centre : numéro et nom de rue, bâtiment ou lot si applicable, code postal, ville. Cette adresse figure sur tous les documents contractuels. Complément d'adresse Zone libre pour des précisions (ex. : "Zone Industrielle du Moulin, Bâtiment C"). Téléphone Le numéro de téléphone principal du centre, affiché dans l'espace client et sur les contrats. Email de contact L'adresse email générique du centre (ex. : contact@boxanet-lyon.fr). Cet email est utilisé pour les réponses aux clients et les notifications entrants. Site web L'URL du site internet du centre (optionnel), affichée dans l'espace client.Capital et mentions légales
Capital social Obligatoire pour les sociétés. Montant en euros du capital social (ex. : 10000). RCS Numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (ex. : RCS Lyon 123 456 789). Tribunal de commerce Ville du tribunal compétent pour les litiges (ex. : "Lyon").💡💡 Conseil : Téléchargez un modèle de facture PDF depuis Paramètres → Facturation → Prévisualiser une facture après avoir renseigné vos informations légales. Vérifiez que toutes les mentions obligatoires (articles L441-3 et L441-9 du Code de commerce) apparaissent correctement.
Horaires d'ouverture
Accès : Paramètres → Site → HorairesLes horaires remplissent deux fonctions distinctes dans Boxanet :
- Affichage : ils sont présentés dans l'espace client et sur les contrats.
- Contrôle d'accès : ils conditionnent les plages horaires autorisées pour les accès physiques.
Configurer les horaires hebdomadaires
Pour chaque jour de la semaine :
- Cochez la case pour activer le jour (case décochée = centre fermé ce jour).
- Saisissez l'heure d'ouverture et l'heure de fermeture (format HH:MM).
- Cochez "Accès 24h/24" si le centre est accessible en dehors des horaires de bureau (accès libre aux clients mais bureau fermé).
| Jour | Bureau ouvert | Accès clients |
|---|---|---|
| Lundi | 09h00 - 18h00 | 06h00 - 22h00 |
| Mardi | 09h00 - 18h00 | 06h00 - 22h00 |
| Mercredi | 09h00 - 18h00 | 06h00 - 22h00 |
| Jeudi | 09h00 - 18h00 | 06h00 - 22h00 |
| Vendredi | 09h00 - 18h00 | 06h00 - 22h00 |
| Samedi | 09h00 - 13h00 | 06h00 - 22h00 |
| Dimanche | Fermé | Fermé |
Jours fériés et fermetures exceptionnelles
- Allez dans Paramètres → Site → Horaires → Fermetures exceptionnelles.
- Cliquez sur "+ Ajouter une fermeture".
- Saisissez la date et la plage horaire (ou cochez "Journée entière").
- Ajoutez un motif (affiché dans l'espace client).
- Indiquez si l'accès client est également suspendu ce jour.
⚠️⚠️ Attention : Si vous suspendez l'accès client lors d'une fermeture exceptionnelle, les badges et codes PIN seront inactifs sur cette période. Prévenez vos clients suffisamment à l'avance pour éviter les incidents.
Plages d'accès étendues
Certains clients peuvent bénéficier d'un accès étendu (ex. : accès 24h/24, 7j/7) prévu contractuellement. Ces autorisations spéciales se configurent au niveau du contrat, pas des paramètres de site.
Configuration du contrôle d'accès
Accès : Paramètres → Site → Contrôle d'accèsBoxanet s'intègre avec les systèmes de contrôle d'accès physique via une API ou un connecteur dédié. La configuration de cette section dépend du matériel installé dans votre centre.
Types de contrôle d'accès supportés
| Type | Description | Configuration |
|---|---|---|
| Badge NFC | Carte ou porte-clé sans contact | Numéro de badge saisi dans Boxanet |
| Code PIN | Code numérique à 4-8 chiffres | Code généré ou saisi dans Boxanet |
| QR Code | Accès via application mobile | Généré automatiquement par Boxanet |
| Double facteur | Badge + PIN | Les deux doivent être configurés |
Paramètres généraux du contrôle d'accès
Activer le contrôle d'accès Cochez cette option pour activer la synchronisation entre Boxanet et votre système de contrôle d'accès. Une fois activé, chaque création ou résiliation de contrat met à jour automatiquement les droits d'accès. URL de l'API du contrôle d'accès L'adresse de l'API de votre contrôleur d'accès physique (fournie par votre prestataire de contrôle d'accès). Clé API La clé d'authentification pour l'API du contrôle d'accès. Stockée de façon chiffrée dans Boxanet. Mode de synchronisation- Temps réel : les droits d'accès sont mis à jour immédiatement lors d'un changement dans Boxanet (recommandé)
- Différé : synchronisation toutes les N minutes (utile si l'API du contrôle d'accès est lente)
💡💡 Conseil : Testez la connexion avec votre système de contrôle d'accès depuis le bouton "Tester la connexion" avant de mettre le système en production. En cas d'erreur, consultez les logs dans Paramètres → Logs → Contrôle d'accès.
Paramètres des badges NFC
Format du numéro de badge Indiquez le format attendu par votre système (ex. : hexadécimal 8 caractères, décimal 10 chiffres). Ce format est validé lors de la saisie du numéro de badge dans un contrat. Attribution automatique Si votre système génère les numéros de badge automatiquement, activez cette option. Boxanet récupèrera le numéro attribué via l'API. Expiration automatique Configurez si les badges doivent être automatiquement désactivés à la date de fin du contrat ou uniquement lors d'une résiliation explicite.Paramètres des codes PIN
Longueur du code Entre 4 et 8 chiffres (6 chiffres recommandé pour l'équilibre sécurité/mémorisation). Génération automatique Activez pour que Boxanet génère automatiquement un code PIN unique lors de la création d'un contrat. Politique de renouvellement- Aucun renouvellement automatique
- Renouvellement tous les N mois
- Renouvellement lors de chaque relance d'impayé (pour contraindre le paiement)
⚠️⚠️ Attention : La désactivation automatique des codes PIN en cas d'impayé (politique de renouvellement sur relance) est une fonctionnalité sensible. Elle peut créer des tensions avec les clients. Assurez-vous que votre contrat type mentionne explicitement cette clause.
Paramètres de notification
Accès : Paramètres → Site → NotificationsBoxanet envoie des notifications par email à vos clients et à votre équipe. Cette section configure quand, à qui et comment ces notifications sont envoyées.
Notifications aux clients
| Événement | Notification par défaut | Modifiable |
|---|---|---|
| Création de compte | Email de bienvenue | Oui |
| Signature de contrat | Confirmation + PDF contrat | Oui |
| Émission de facture | Email avec PDF et lien paiement | Oui |
| Paiement reçu | Reçu de paiement | Oui |
| Facture en retard | Email de relance (niveaux configurables) | Oui |
| Résiliation de contrat | Confirmation de résiliation | Oui |
| Badge activé / désactivé | Notification d'accès | Optionnel |
| Contrat arrivant à échéance | Rappel J-30 et J-7 | Optionnel |
- Cliquez sur le nom de la notification dans la liste.
- Modifiez l'objet et le corps de l'email.
- Utilisez les variables disponibles (affichées dans le panneau latéral).
- Cliquez sur "Prévisualiser" pour voir le résultat.
- Cliquez sur "Enregistrer".
Notifications internes (équipe)
| Événement | Destinataires par défaut |
|---|---|
| Nouveau contrat signé | Tous les managers du site |
| Paiement échoué | Manager(s) du site |
| Impayé niveau 3 | Admin + Manager |
| Box passée en maintenance | Manager(s) du site |
| Accès refusé répété (3+) | Manager(s) du site |
| Nouveau lead entrant | Manager(s) du site |
Configuration SMTP
💡💡 Conseil : Pour une meilleure délivrabilité, configurez votre propre serveur SMTP au lieu d'utiliser le serveur mutualisé Boxanet. Vos emails seront envoyés depuis votre propre domaine, ce qui améliore la confiance des clients et réduit les risques de classement en spam.
Paramètres SMTP :
- Allez dans Paramètres → Intégrations → Email (SMTP).
- Renseignez : serveur SMTP, port, nom d'utilisateur, mot de passe.
- Saisissez l'adresse email expéditeur (ex. : facturation@moncentre.fr).
- Cliquez sur "Envoyer un email de test" pour valider la configuration.
Logo et personnalisation
Accès : Paramètres → Site → PersonnalisationImporter le logo
- Cliquez sur "Importer le logo".
- Sélectionnez un fichier image : PNG ou SVG recommandé, fond transparent, dimensions minimales 400×200 px.
- L'aperçu s'affiche immédiatement dans la zone de prévisualisation.
- Cliquez sur "Enregistrer le logo".
- L'en-tête des factures et contrats PDF
- L'espace client (coin supérieur gauche)
- Les emails envoyés aux clients
💡💡 Conseil : Préparez votre logo en version haute résolution (800×400 px minimum) pour que les PDF A4 soient nets à l'impression. Un fond transparent (PNG) permet au logo de s'adapter aux différentes couleurs d'en-tête.
Couleurs de l'interface
Personnalisez les couleurs principales de l'espace client :
- Couleur principale : boutons, liens, en-têtes (code hexadécimal, ex. :
#1A56DB) - Couleur secondaire : badges, icônes d'accentuation
- Couleur de fond : arrière-plan général (blanc recommandé :
#FFFFFF)
⚠️⚠️ Attention : Vérifiez le contraste de vos couleurs pour respecter les normes d'accessibilité WCAG 2.1 (niveau AA). Un contraste insuffisant rend l'interface illisible pour les personnes malvoyantes. Utilisez un outil en ligne comme "WebAIM Contrast Checker" pour valider vos choix.
Textes personnalisés
Vous pouvez modifier certains textes affichés dans l'espace client :
- Titre de la page de connexion (ex. : "Votre espace client Boxanet Lyon")
- Message d'accueil (texte libre, HTML basique autorisé)
- Message de pied de page (mentions légales, CGV)
- Texte des emails de bienvenue
Gestion multi-sites
Accès : Paramètres → Sites (Admin plateforme uniquement)La gestion multi-sites permet à un opérateur de gérer plusieurs centres de self-stockage depuis une interface unique.
Créer un nouveau site
⚠️⚠️ Attention : La création d'un nouveau site est une opération de configuration initiale qui engage des ressources. Elle est réservée à l'administrateur de la plateforme et peut avoir un impact sur votre abonnement Boxanet.
- Allez dans Paramètres → Sites → + Nouveau site.
- Renseignez les informations générales du nouveau centre.
- Configurez les horaires, le contrôle d'accès et les notifications.
- Assignez un manager principal au site.
- Cliquez sur "Créer le site".
Partager des ressources entre sites
Certaines ressources peuvent être partagées entre plusieurs sites :
| Ressource | Partage possible |
|---|---|
| Utilisateurs (managers, concierges) | Oui (affectation multi-sites) |
| Modèles de contrat | Oui (bibliothèque partagée) |
| Modèles de notification email | Oui (héritage du site parent) |
| Tarification | Non (propre à chaque site) |
| Boxes | Non (propre à chaque site) |
| Données clients | Oui (un client peut avoir des contrats sur plusieurs sites) |
Hiérarchie des paramètres
Dans une organisation multi-sites, les paramètres suivent une hiérarchie :
Plateforme (Admin)
└─► Site A
└─► Site B
└─► Site CLes paramètres de plateforme (ex. : plan comptable, modèles d'email par défaut) peuvent être hérités ou surchargés au niveau de chaque site.
💡💡 Conseil : Définissez des modèles d'email et de contrat au niveau plateforme pour garantir une identité cohérente sur tous vos centres. Autorisez ensuite chaque site à personnaliser uniquement les éléments nécessaires (logo local, coordonnées spécifiques).