Facturation et paiements

Table des matières

1. Vue d'ensemble de la facturation
2. Création de factures : automatique vs manuelle
3. Statuts de facture
4. Avoirs et remboursements
5. Modes de paiement
6. Relances automatiques
7. Export comptable
8. Lettrage comptable
9. FAQ

Vue d'ensemble de la facturation

Boxanet intègre un moteur de facturation automatique conçu spécifiquement pour les centres de self-stockage. Chaque contrat de location génère automatiquement des factures mensuelles à date fixe, sans intervention manuelle. Les paiements sont encaissés via les canaux configurés (CB Stripe, prélèvement SEPA, virement bancaire) et rapprochés des factures correspondantes.

Ce que couvre ce guide

Architecture de la facturation

Contrat actif
    └─► Cycle mensuel automatique (J-3 avant échéance)
            ├─► Génération de la facture (statut : Brouillon)
            ├─► Émission automatique (statut : Émise)
            └─► Tentative de prélèvement / paiement CB
                    ├─► Succès → statut : Payée
                    └─► Échec → statut : En retard + relance

Création de factures : automatique vs manuelle

Facturation automatique

Par défaut, Boxanet génère une facture mensuelle pour chaque contrat actif. Le cycle est le suivant :

1. J-3 avant la date d'échéance : la facture est créée en statut Brouillon.
2. J-1 : la facture passe en statut Émise et est envoyée au client par email.
3. Jour J (date d'échéance) : le paiement est prélevé automatiquement (CB ou SEPA) ou un rappel de paiement est envoyé (virement).

1. Allez dans Paramètres → Facturation.
2. Dans la section "Cycle automatique", choisissez :

1. Cliquez sur "Enregistrer".

Facturation manuelle

Vous pouvez créer une facture manuelle pour des situations hors cycle : frais de déménagement, prestation ponctuelle, regularisation, etc.

1. Allez dans Facturation → Factures.
2. Cliquez sur "+ Nouvelle facture".
3. Sélectionnez le client dans la liste déroulante ou saisissez son nom.
4. Choisissez le contrat associé (optionnel pour les factures hors contrat).
5. Ajoutez les lignes de facturation :

1. Vérifiez le total TTC.
2. Cliquez sur "Créer en brouillon" ou "Émettre immédiatement".

Facturation au prorata

Lors de la création d'un contrat en cours de mois, Boxanet calcule automatiquement le loyer au prorata temporis pour la première période de facturation.

• Jours restants en janvier : 12 (du 20 au 31)
• Jours dans le mois : 31
• Montant au prorata : 150 × (12 / 31) = 58,06 € HT

Statuts de facture

Chaque facture passe par un cycle de vie défini par des statuts successifs.

Transition entre statuts

Brouillon → Émise → Payée
     ↓           ↓
   (suppression) En retard → Payée
                      ↓
                   Annulée (via avoir)

Forcer un changement de statut

Dans certains cas (règlement en espèces, arrangement commercial), un manager peut forcer le passage d'une facture en statut Payée sans paiement automatique :

1. Ouvrez la facture concernée.
2. Cliquez sur "Enregistrer un paiement manuel".
3. Saisissez la date et le montant du paiement.
4. Choisissez le mode de règlement : Espèces, Chèque, Virement entrant.
5. Ajoutez une référence optionnelle (ex. : numéro de chèque).
6. Confirmez. La facture passe en statut Payée.

Avoirs et remboursements

Un avoir est un document comptable qui annule partiellement ou totalement une facture existante. Dans Boxanet, la création d'un avoir est obligatoire pour toute correction ou annulation de facture émise.

Créer un avoir

1. Ouvrez la facture à annuler dans Facturation → Factures.
2. Cliquez sur "Actions → Créer un avoir".
3. Choisissez le type d'avoir :

1. Indiquez le motif (texte libre, ex. : "Erreur de tarif", "Résiliation anticipée").
2. Cliquez sur "Générer l'avoir".

Remboursement via Stripe

Si le paiement initial a été réalisé par carte bancaire via Stripe, Boxanet peut initier le remboursement directement depuis l'interface :

1. Ouvrez l'avoir créé.
2. Cliquez sur "Rembourser via Stripe".
3. Indiquez le montant à rembourser (peut être inférieur au montant de l'avoir).
4. Confirmez. Le remboursement est traité dans un délai de 5 à 10 jours ouvrés.

Remboursement par virement

Pour les paiements SEPA ou virement entrant, le remboursement est effectué manuellement via votre banque. Dans Boxanet, enregistrez le remboursement pour maintenir la cohérence comptable :

1. Ouvrez l'avoir.
2. Cliquez sur "Enregistrer le remboursement".
3. Saisissez la date du virement sortant et la référence bancaire.
4. Confirmez. L'avoir passe en statut Remboursé.

Modes de paiement

Boxanet supporte trois modes de paiement, configurables par client ou par contrat.

Paiement par carte bancaire (Stripe)

Le paiement CB est le mode le plus automatisé. Le client saisit ses coordonnées de carte une seule fois, et les prélèvements mensuels sont effectués automatiquement à l'échéance.

• Le client accède à son espace client et clique sur "Ajouter une carte".
• Ses coordonnées sont tokenisées par Stripe (jamais stockées sur les serveurs Boxanet).
• À chaque échéance, Boxanet déclenche un débit via l'API Stripe.
• En cas d'échec (carte expirée, provision insuffisante), Stripe réessaie automatiquement à J+3 et J+7.

1. Ouvrez la facture concernée.
2. Dans l'onglet "Paiements", consultez le statut Stripe.
3. Cliquez sur "Voir dans Stripe" pour accéder au dashboard Stripe (lien direct vers la transaction).

Prélèvement SEPA

Le prélèvement SEPA (Single Euro Payments Area) permet de prélever directement le compte bancaire du client après signature d'un mandat de prélèvement.

1. Le client signe le mandat SEPA lors de la signature du contrat (processus intégré à la signature électronique eIDAS).
2. Le mandat est enregistré et stocké dans Boxanet avec son numéro de référence unique (RUM).
3. Les prélèvements sont initiés 3 jours ouvrés avant l'échéance (délai réglementaire SEPA).

• Premier prélèvement : notification préalable 14 jours avant (ou délai convenu dans le contrat cadre)
• Prélèvements suivants : notification 5 jours avant (B2C) ou 2 jours (B2B)
• Traitement bancaire : J+1 à J+3 ouvrés

Virement bancaire manuel

Le virement est le mode de paiement le moins automatisé. Le client émet un virement vers le compte bancaire du centre, et le gestionnaire doit enregistrer manuellement le paiement dans Boxanet.

1. Allez dans Facturation → Factures et filtrez par statut "Émise" ou "En retard".
2. Ouvrez la facture concernée.
3. Cliquez sur "Enregistrer un paiement".
4. Sélectionnez le mode "Virement".
5. Saisissez la date de réception et le montant.
6. Ajoutez la référence bancaire pour le lettrage.
7. Confirmez. La facture passe en statut Payée.

Relances automatiques

Boxanet envoie des relances automatiques aux clients dont les factures restent impayées après l'échéance.

Configurer les relances

1. Allez dans Paramètres → Facturation → Relances.
2. Configurez jusqu'à 4 niveaux de relance :

1. Pour chaque niveau, personnalisez :

Historique des relances

Chaque relance envoyée est journalisée dans la fiche client (Clients → [Client] → Onglet Historique) avec la date, le niveau de relance et le canal utilisé.

Export comptable

Export FEC (Fichier des Écritures Comptables)

Le FEC est le format réglementaire français exigé par l'administration fiscale lors d'un contrôle. Boxanet génère un fichier FEC conforme au format défini par l'arrêté du 29 juillet 2013.

1. Allez dans Comptabilité → Export FEC.
2. Sélectionnez la période (exercice fiscal ou période personnalisée).
3. Vérifiez la cohérence des soldes affichés.
4. Cliquez sur "Générer le FEC".
5. Le fichier .txt est téléchargé immédiatement.

Export journal des factures (CSV)

Pour votre logiciel comptable (Sage, EBP, Cegid, etc.) :

1. Allez dans Comptabilité → Journaux.
2. Sélectionnez le journal "Ventes".
3. Filtrez par période.
4. Cliquez sur "Exporter CSV".
5. Choisissez le format de sortie selon votre logiciel comptable.

Plan comptable

Boxanet utilise le plan comptable général français (PCG). Les comptes par défaut sont :

Lettrage comptable

Le lettrage permet d'associer des paiements à leurs factures correspondantes et de s'assurer qu'aucune facture ne reste en suspens dans le grand livre.

Lettrage automatique

Boxanet tente un lettrage automatique lors de chaque encaissement :

• CB Stripe : lettrage immédiat et automatique.
• SEPA : lettrage automatique dès réception de la confirmation bancaire.
• Virement : tentative de lettrage automatique par rapprochement du montant et de la référence.

Lettrage manuel

Si le lettrage automatique échoue (montant partiel, référence manquante), vous pouvez lettrer manuellement :

1. Allez dans Comptabilité → Lettrage.
2. Sélectionnez le compte client à lettrer.
3. La vue présente deux colonnes : Factures non lettrées et Paiements non lettrés.
4. Cochez une facture et un paiement dont les montants correspondent.
5. Cliquez sur "Lettrer".

Délettrager

Si vous avez commis une erreur de lettrage :

1. Allez dans Comptabilité → Lettrage → Lettrages existants.
2. Trouvez le lettrage erroné.
3. Cliquez sur "Délettrer".
4. Confirmez l'opération.

FAQ