Sauvegarde et sécurité de vos données

Vos données de gestion (contrats, clients, factures, accès, incidents...) sont au cœur de votre activité. Boxanet s'engage à les protéger avec le plus haut niveau de sécurité, en hébergeant l'ensemble de votre compte sur des infrastructures souveraines situées en France.

Cette page vous explique comment sont sauvegardées vos données, ce que vous pouvez exporter vous-même, et quelles sont vos droits en matière de protection des données personnelles.

Sommaire

1. Politique de sauvegarde Boxanet
2. Ce qui est sauvegardé
3. Comment demander une restauration
4. Données que vous pouvez exporter vous-même
5. Durée de conservation des données
6. RGPD et droit à l'effacement
7. Que faire en cas de problème de données
8. FAQ

Politique de sauvegarde Boxanet

Hébergement souverain en France

Toutes les données de votre compte Boxanet sont hébergées exclusivement sur les infrastructures OVHcloud, dans ses datacenters situés en France (Roubaix et Gravelines). Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union Européenne.

Ce choix d'hébergeur répond à plusieurs exigences :

• Souveraineté des données : vos données restent sous juridiction française et européenne (RGPD)
• Certification ISO 27001 : OVHcloud est certifié sur la gestion de la sécurité de l'information
• HDS (Hébergeur de Données de Santé) : certification pertinente pour certaines données sensibles de vos clients
• Redondance géographique : les sauvegardes sont répliquées sur deux datacenters distincts

Fréquence des sauvegardes

Chiffrement des sauvegardes

Toutes les sauvegardes sont chiffrées au repos avec AES-256. Les sauvegardes sont stockées dans un espace de stockage objet distinct de l'infrastructure de production, inaccessible depuis Internet.

Tests de restauration

Boxanet réalise des tests de restauration mensuels sur un environnement isolé pour s'assurer de l'intégrité des sauvegardes. Un rapport de test est disponible sur demande auprès du support.

Ce qui est sauvegardé

Données incluses dans les sauvegardes

Données opérationnelles

• Tous les clients et leurs informations de contact
• Tous les contrats (actifs, résiliés, archivés) avec leurs pièces jointes
• Toutes les factures, avoirs et reçus de paiement
• L'historique complet des paiements (CB, SEPA, virement)
• Les fiches de toutes les boxes avec leur historique de statuts
• Les incidents et alertes
• Le journal des accès (badges, codes PIN)
• Les leads et leur historique de traitement
• Les notes et commentaires sur les fiches clients

Données de configuration

• Les paramètres de chaque site (tarifs, horaires, zones...)
• Les modèles de contrats et de documents
• Les utilisateurs et leurs droits
• Les configurations des contrôleurs d'accès
• Les règles d'alertes et les listes de destinataires

Fichiers et documents

• Les contrats signés en PDF (avec signature électronique eIDAS)
• Les factures PDF générées
• Les pièces jointes déposées sur les fiches (CNI, justificatifs de domicile, photos d'incidents)
• Les rapports exportés et sauvegardés

Ce qui n'est PAS sauvegardé par Boxanet

Comment demander une restauration

Cas nécessitant une restauration

Les restaurations les plus fréquentes sont :

• Suppression accidentelle d'un client ou d'un contrat
• Modification erronée de données en masse
• Corruption de données suite à une manipulation incorrecte
• Perte de pièces jointes supprimées par erreur

Procédure de demande

Avant de contacter le support, rassemblez :

• La date et l'heure approximatives de la suppression ou modification
• Le type de données concerné (client, contrat, facture, fichier...)
• L'identifiant de l'élément si disponible (numéro de contrat, email du client...)

Via Aide > Demande de restauration ou par email à support@boxanet.fr, indiquez :

• Votre nom et votre centre
• La description précise de ce qui doit être restauré
• La date du point de restauration souhaité

Le support vous confirmera la faisabilité dans un délai de 4 heures ouvrées. La restauration est exécutée dans les 24 heures ouvrées suivant la confirmation.

Délais et coûts

Données que vous pouvez exporter vous-même

Vous n'avez pas besoin de faire appel au support pour exporter la majorité de vos données. Boxanet met à votre disposition plusieurs exports en libre-service.

Exports disponibles

Export RGPD — Portabilité des données

Si un client vous demande une copie de toutes les données que vous détenez sur lui (droit à la portabilité, article 20 du RGPD) :

1. Allez dans la fiche du client
2. Cliquez sur Actions > Export RGPD
3. Boxanet génère un dossier ZIP contenant toutes les données du client (informations personnelles, contrats, factures, journal des accès, notes)
4. Transmettez ce fichier au client dans un délai de 30 jours à compter de sa demande

Durée de conservation des données

Boxanet applique des durées de conservation différentes selon la nature des données, conformément aux obligations légales françaises.

Tableau des durées de conservation

Conservation active vs archivage

• Conservation active : les données sont accessibles en lecture et en écriture dans l'interface Boxanet
• Archivage légal : les données sont conservées en lecture seule dans un espace d'archivage sécurisé. Elles ne sont plus accessibles dans l'interface standard mais peuvent être consultées sur demande auprès du support

RGPD et droit à l'effacement

Vos obligations en tant que responsable de traitement

En tant qu'exploitant d'un centre de self-stockage utilisant Boxanet, vous êtes le responsable du traitement des données personnelles de vos clients. Boxanet est votre sous-traitant. Cette relation est formalisée dans le DPA (Data Processing Agreement) signé lors de votre abonnement.

Vos obligations principales :

• Informer vos clients de la collecte et de l'utilisation de leurs données (via vos CGV et politique de confidentialité)
• Répondre aux demandes d'exercice des droits dans les 30 jours
• Mettre en place des mesures de sécurité adaptées (Boxanet vous en fournit une grande partie)
• Ne pas conserver les données au-delà des durées légales

Traiter une demande de droit à l'effacement

Le droit à l'effacement (article 17 du RGPD) permet à un client de demander la suppression de ses données personnelles. Cependant, ce droit n'est pas absolu — il ne s'applique pas quand une obligation légale impose la conservation.

• Le client n'a jamais eu de contrat chez vous (simple lead non converti)
• Son contrat a pris fin et les délais légaux de conservation sont dépassés

• Le client a un contrat actif
• Le contrat est résilié depuis moins de 5 ans (obligation contractuelle)
• Des factures doivent être conservées 10 ans (obligation fiscale)

Procédure d'effacement dans Boxanet

Pour les cas où l'effacement est possible :

1. Allez dans la fiche du client
2. Cliquez sur Actions > Anonymiser le client
3. Boxanet remplace toutes les données personnelles par des identifiants anonymisés (NOM_XXXX, email_xxxx@anonyme.boxanet...)
4. Les données financières et comptables (montants, dates) sont conservées pour les obligations légales, mais dissociées de l'identité
5. Un rapport d'anonymisation est généré et peut être transmis au client comme preuve

Que faire en cas de problème de données

Perte accidentelle de données

Si vous constatez une perte ou une corruption de données :

1. Stoppez immédiatement toute action dans la zone concernée pour éviter d'écraser des données récupérables
2. Notez précisément ce qui manque et à quelle date vous avez constaté le problème
3. Contactez le support via Aide > Urgence Données (disponible 24h/24)
4. Le support lancera une investigation et vous communiquera le point de restauration disponible le plus récent

Suspicion de violation de données

Si vous suspectez un accès non autorisé à vos données (compte piraté, employé malveillant, fuite...) :

1. Bloquez immédiatement le compte utilisateur suspect (Paramètres > Utilisateurs > Désactiver)
2. Contactez le support Boxanet en urgence — notre équipe sécurité analysera les logs d'accès
3. Si la violation est avérée, vous devez notifier la CNIL dans les 72 heures (article 33 du RGPD) si la violation présente un risque pour les droits et libertés de vos clients
4. Si des clients sont concernés, vous devez également les informer individuellement (article 34 du RGPD)

Contact support données

Pour toute question relative aux données :

• Support standard : via Aide > Nous contacter (délai : 1 jour ouvré)
• Urgence données : support@boxanet.fr avec l'objet "URGENCE DONNÉES" (délai : 4 heures)
• DPO Boxanet : dpo@boxanet.fr pour toute question RGPD

FAQ

R : À la résiliation de votre abonnement, vos données restent accessibles en lecture seule pendant 90 jours. Durant cette période, vous pouvez exporter l'intégralité de vos données via les exports disponibles. Passé ce délai, les données sont archivées selon les durées légales applicables (notamment 10 ans pour les factures), puis supprimées définitivement. Vous pouvez demander au support un export complet de votre compte dans les 90 jours suivant la résiliation.

R : Oui. Boxanet maintient un journal d'audit de toutes les modifications sur les fiches clients, contrats et factures. Ce journal indique l'utilisateur, la date/heure, et la nature de la modification (champ modifié, ancienne valeur, nouvelle valeur). Accédez-y depuis la fiche client > onglet Historique des modifications. Ce journal est conservé 2 ans.

R : C'est une bonne question de sécurité opérationnelle. Dès qu'un employé quitte votre structure, désactivez son compte immédiatement dans Paramètres > Utilisateurs > Désactiver. Sa session active sera immédiatement révoquée. Tous ses accès passeront sont journalisés, y compris rétrospectivement. Si vous suspectez un accès abusif, contactez le support pour un audit de ses actions.

R : Oui. Les données de Boxanet, notamment les contrats signés électroniquement (conformes au règlement eIDAS), les factures horodatées, et le journal des accès, constituent des éléments de preuve recevables devant les tribunaux français. Si vous avez besoin d'un export certifié pour une procédure judiciaire, contactez le support — Boxanet peut vous fournir un export certifié avec horodatage qualifié.