Importer des données dans Boxanet

L'import de données permet de faire rentrer rapidement des informations dans Boxanet, que ce soit lors d'une migration depuis un ancien logiciel ou pour une mise à jour régulière. Ce guide vous explique les types d'imports disponibles, le format attendu des fichiers et la procédure pas à pas.

Types d'import disponibles

Boxanet propose trois types d'imports via des fichiers CSV :

Ce qui n'est pas importable (pour l'instant)

Les éléments suivants ne peuvent pas être importés en masse et doivent être créés manuellement un par un :

• Les factures historiques
• Les paiements historiques
• Les codes d'accès badges et PIN
• Les documents signés (contrats PDF historiques)
• Les avoirs

Format attendu des fichiers CSV

Règles générales

Tous les fichiers CSV pour Boxanet doivent respecter ces conventions :

• Encodage : UTF-8 (avec ou sans BOM)
• Séparateur de colonnes : point-virgule (;)
• Délimiteur de texte : guillemet double (") optionnel
• Séparateur décimal : point (.) — ex. 25.50 et non 25,50
• Format de date : YYYY-MM-DD — ex. 2024-01-15
• La première ligne doit contenir les en-têtes de colonnes exactement comme indiqué
• Pas de lignes vides entre les données

Format du CSV de boxes

Colonnes attendues (dans cet ordre) :

reference;label;floor;size_m2;size_category;monthly_price;status;notes
BOX-001;Box 1;0;5.50;S;89.00;available;Proche de l'entrée
BOX-002;Box 2;0;5.50;S;89.00;occupied;
BOX-003;Box 3;1;10.00;M;149.00;available;
BOX-004;Box 4;1;20.00;L;249.00;maintenance;Porte à réparer

Format du CSV de clients

Format du CSV de contrats

Pour le champ status, les valeurs acceptées sont : active, terminated, expired.

Télécharger les modèles d'import

Boxanet met à disposition des modèles CSV pré-remplis avec des exemples. Ils constituent le point de départ idéal pour préparer vos fichiers.

Comment télécharger les modèles

1. Connectez-vous à Boxanet avec un compte admin ou manager
2. Allez dans Admin > Import
3. Sélectionnez le type d'import souhaité (Boxes, Clients ou Contrats)
4. Cliquez sur le bouton Télécharger le modèle CSV
5. Ouvrez le fichier téléchargé dans Excel ou LibreOffice Calc
6. Remplacez les exemples par vos vraies données
7. Sauvegardez au format CSV (séparateur point-virgule)

Processus d'import pas à pas

Étape 1 : Préparer votre fichier

• Vérifiez l'encodage (UTF-8)
• Vérifiez le séparateur (point-virgule)
• Vérifiez l'absence de doublons (email client, référence box)
• Vérifiez les formats de date (YYYY-MM-DD)
• Vérifiez que les valeurs des colonnes à choix limité sont correctes (status, size_category, payment_method)

Étape 2 : Accéder à l'écran d'import

1. Allez dans Admin > Import
2. Choisissez le type d'import
3. Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez votre CSV

Étape 3 : Valider la prévisualisation

Avant d'importer, Boxanet affiche un aperçu des 5 premières lignes du fichier avec les colonnes détectées. Vérifiez :

• Que les colonnes sont correctement détectées
• Que les valeurs semblent correctes
• Que le nombre de lignes à importer affiché est cohérent

Étape 4 : Lancer l'import

Cliquez sur Importer. Un indicateur de progression s'affiche. Pour les gros fichiers (plus de 500 lignes), l'import peut prendre quelques minutes.

Étape 5 : Consulter le rapport d'import

À la fin de l'import, un rapport détaillé s'affiche et est également envoyé par email :

• Lignes importées avec succès : nombre et liste
• Lignes ignorées : avec la raison (doublon, valeur invalide, etc.)
• Erreurs bloquantes : si l'import a été interrompu

Gestion des erreurs d'import

Erreurs les plus fréquentes

Corriger et relancer un import partiel

Si certaines lignes ont échoué :

1. Téléchargez le rapport d'erreurs (bouton disponible après l'import)
2. Le rapport indique le numéro de ligne et la raison de chaque erreur
3. Corrigez uniquement les lignes en erreur dans votre fichier CSV
4. Relancez l'import avec le fichier corrigé

Import initial vs import régulier

Import initial (migration)

L'import initial intervient lors de la mise en service de Boxanet pour migrer les données d'un ancien logiciel (tableur Excel, autre logiciel de gestion).

Recommandations pour un import initial réussi :

• Planifiez l'import un soir ou un week-end pour éviter les perturbations
• Exportez vos données depuis l'ancien système dans un format texte (CSV ou Excel)
• Nettoyez les données avant l'import (supprimer les doublons, corriger les emails invalides, standardiser les formats)
• Importez dans l'ordre : Boxes → Clients → Contrats
• Vérifiez les totaux après chaque import

Import régulier

L'import régulier peut être utilisé pour ajouter des données en masse ponctuellement, par exemple :

• Ajouter un nouveau bâtiment avec 50 boxes
• Intégrer des clients provenant d'une campagne commerciale
• Reprendre des contrats après une fusion de sites

FAQ

R : Non, Boxanet accepte uniquement les fichiers CSV. Depuis Excel, allez dans "Fichier > Enregistrer sous" et choisissez "CSV (séparateur : point-virgule)". Depuis LibreOffice Calc, choisissez "Feuille de calcul ODF > Export en CSV". Vérifiez ensuite que l'encodage est bien en UTF-8.

R : Il n'y a pas de limite stricte, mais nous recommandons de ne pas dépasser 5 000 lignes par import pour des raisons de performance. Pour des imports plus volumineux, découpez votre fichier en plusieurs parties et importez-les successivement.

R : Non. L'import est additif uniquement : il ajoute les nouvelles entrées et ignore les doublons. Il ne modifie jamais les données existantes. Si vous souhaitez mettre à jour des données en masse, contactez le support Boxanet.

R : Non, un import en cours ne peut pas être annulé. En revanche, si l'import a importé des données erronées, votre administrateur peut les supprimer manuellement depuis les listes concernées. Pour les migrations importantes, testez toujours sur un environnement de recette avant de travailler en production.