Gérer les disponibilités de vos boxes

La gestion des disponibilités est l'une des tâches quotidiennes les plus importantes pour un gestionnaire de centre de self-stockage. Boxanet vous offre une vue en temps réel de l'état de toutes vos boxes et des outils pour agir rapidement : bloquer une box, créer une réservation manuelle, ou mettre à jour les affichages clients.

Vue des disponibilités en temps réel

Le tableau de bord des disponibilités

Accédez à la vue des disponibilités depuis Mon Centre > Disponibilités. Vous y trouvez :

• Un compteur global par statut (disponible, occupée, réservée, maintenance)
• Un taux d'occupation en temps réel (boxes occupées / total des boxes actives)
• Une liste filtrée de toutes vos boxes avec leur statut courant
• Un planning de libération : les boxes dont le contrat se termine dans les 30 prochains jours

Vue en grille vs vue en liste

Boxanet propose deux modes d'affichage pour la vue des disponibilités :

Indicateurs clés affichés

Filtres par statut

Les quatre statuts de box

Chaque box dans Boxanet possède à tout moment un statut parmi les quatre suivants :

Appliquer des filtres

Dans Mon Centre > Disponibilités, utilisez les filtres en haut de page pour affiner l'affichage :

• Par statut : cochez un ou plusieurs statuts
• Par zone : sélectionnez une ou plusieurs zones
• Par surface : définissez une plage min/max en m²
• Par tarif : filtrez par fourchette de loyer mensuel
• Par date de libération : filtrez les boxes dont le contrat se termine avant une date donnée

Combiner les filtres

Les filtres se cumulent. Par exemple, pour trouver toutes les boxes disponibles de plus de 15 m² dans le bâtiment A :

1. Statut : Disponible
2. Zone : Bâtiment A
3. Surface min : 15

Bloquer une box temporairement

Bloquer une box permet de la rendre indisponible à la location sans créer de contrat. C'est utile pour les situations suivantes :

• Travaux de réparation ou d'entretien
• Sinistre (dégât des eaux, incident)
• Box réservée en attente de confirmation papier
• Box retirée temporairement de la vente pour des raisons commerciales

Procédure de blocage

1. Accédez à Mon Centre > Disponibilités ou Mon Centre > Boxes.
2. Cliquez sur la box à bloquer.
3. Cliquez sur Modifier le statut.
4. Sélectionnez Maintenance.
5. Renseignez :

1. Cliquez sur Confirmer.

Blocage en lot

Pour bloquer plusieurs boxes simultanément (ex. : toute une zone lors de travaux) :

1. Accédez à Mon Centre > Boxes.
2. Filtrez par zone concernée.
3. Sélectionnez toutes les boxes via la case en en-tête.
4. Cliquez sur Actions en lot > Passer en maintenance.
5. Renseignez le motif et les dates.
6. Cliquez sur Appliquer.

Lever le blocage

Pour remettre une box en disponibilité :

1. Accédez à la fiche de la box.
2. Cliquez sur Modifier le statut.
3. Sélectionnez Disponible.
4. Ajoutez une note de clôture si nécessaire.
5. Cliquez sur Confirmer.

Réservation manuelle pour un prospect

La réservation manuelle permet à un gestionnaire de bloquer une box pour un prospect identifié, sans que ce dernier ait besoin de passer par le portail client.

Cas d'usage typiques

• Un prospect vous appelle ou se présente physiquement et veut réserver une box
• Vous souhaitez réserver une box pour un client existant qui en ouvre une deuxième
• Vous gérez une liste d'attente et souhaitez proposer une box dès qu'elle se libère

Créer une réservation manuelle

1. Accédez à Mon Centre > Disponibilités.
2. Cliquez sur une box au statut Disponible.
3. Cliquez sur Réserver manuellement.
4. Renseignez les informations du prospect :

1. Définissez la date d'expiration de la réservation (voir section suivante).
2. Cliquez sur Créer la réservation.

• Le récapitulatif de la box réservée (numéro, surface, tarif)
• La date d'expiration de la réservation
• Un lien pour finaliser la signature du contrat en ligne

Convertir une réservation en contrat

Lorsque le prospect souhaite confirmer, vous pouvez convertir la réservation en contrat directement depuis la fiche de réservation :

1. Accédez à Mon Centre > Réservations.
2. Cliquez sur la réservation concernée.
3. Cliquez sur Convertir en contrat.
4. Les informations du prospect sont pré-remplies dans le formulaire de contrat.
5. Complétez les informations manquantes et lancez la procédure de signature électronique.

Délai de rétention d'une réservation

Définition

Le délai de rétention est la durée pendant laquelle une box reste bloquée au statut reserved après la création d'une réservation. Passé ce délai, si la réservation n'a pas été convertie en contrat, la box repasse automatiquement en statut available.

Configurer le délai de rétention par défaut

1. Accédez à Paramètres > Réservations > Délai de rétention.
2. Définissez la durée en heures ou en jours.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Délais recommandés selon le contexte

Modifier le délai d'une réservation individuelle

Vous pouvez prolonger ou raccourcir le délai d'une réservation spécifique :

1. Accédez à Mon Centre > Réservations.
2. Cliquez sur la réservation concernée.
3. Cliquez sur Modifier la date d'expiration.
4. Saisissez la nouvelle date et heure.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Ce qui se passe à l'expiration

À l'expiration d'une réservation :

1. La box repasse automatiquement en statut available
2. Le prospect reçoit un email l'informant que sa réservation a expiré
3. Un log est créé dans l'historique de la box
4. La réservation apparaît dans le rapport Réservations expirées de la semaine

Afficher les disponibilités aux clients

Portail client en ligne

Lorsque votre site est en statut En ligne, les boxes disponibles sont automatiquement affichées sur le portail client public. Le portail affiche en temps réel :

• Le nombre de boxes disponibles par zone
• La surface, les dimensions et le tarif de chaque box
• Un filtre par surface pour aider le client à trouver la bonne box
• La possibilité de réserver directement en ligne (si activé)

Personnaliser l'affichage client

Depuis Paramètres > Portail client > Affichage :

Widget d'intégration externe

Si vous avez un site web indépendant, Boxanet fournit un widget JavaScript à intégrer sur votre page de destination. Ce widget affiche en temps réel les disponibilités de votre centre et renvoie vers le portail Boxanet pour la réservation.

Code d'intégration (disponible dans Paramètres > Portail client > Intégration) :

<!-- Widget Boxanet Disponibilités -->
<div id="boxanet-widget" data-site-id="VOTRE_SITE_ID"></div>
<script src="https://app.boxanet.fr/widget/disponibilites.js" async></script>

Masquer des boxes de l'affichage public

Il peut être utile de masquer certaines boxes de l'affichage public sans les passer en maintenance (par exemple, des boxes réservées à des clients existants pour une seconde location imminente).

Pour masquer une box sans changer son statut opérationnel :

1. Accédez à la fiche de la box.
2. Décochez l'option Afficher sur le portail public.
3. Enregistrez.

FAQ

Pourquoi une box disponible n'apparaît-elle pas sur le portail client ?

Plusieurs raisons possibles :

1. Le site est en mode Brouillon ou Privé (non visible du public)
2. L'option Afficher sur le portail public est décochée sur la fiche de la box
3. La zone à laquelle appartient la box est en statut Inactive
4. La box est filtrée par la configuration du portail (surface trop petite ou trop grande pour les filtres par défaut)

Peut-on avoir plusieurs réservations simultanées sur une même box ?

Non. Une box ne peut avoir qu'une seule réservation active à la fois. Si vous souhaitez gérer une liste d'attente, notez les prospects intéressés dans les Notes internes de la box et contactez-les manuellement dans l'ordre d'arrivée lorsque la box se libère.

Comment savoir quelles boxes vont se libérer dans les prochains jours ?

Accédez à Mon Centre > Disponibilités > Planning de libération. Ce vue liste toutes les boxes dont la date de fin de contrat est dans les 30 prochains jours (ou la période que vous configurez). Vous pouvez également exporter cette liste au format CSV pour la partager avec votre équipe commerciale.

Est-il possible d'envoyer automatiquement un email aux prospects de la liste d'attente quand une box se libère ?

Cette fonctionnalité n'est pas encore disponible en natif dans Boxanet (prévue dans la feuille de route). En attendant, la solution recommandée est d'exporter manuellement la liste des prospects intéressés et de les contacter par email via votre outil habituel dès qu'une box correspondant à leurs critères se libère.