Contrats et locations

Table des matières

1. Créer un contrat
2. Signature électronique
3. Paiement automatique par CB
4. Prorogation automatique
5. Modifier un contrat en cours
6. Résilier un contrat
7. Avenants et options
8. Historique des contrats
9. FAQ

Créer un contrat

Prérequis

Avant de créer un contrat, assurez-vous d'avoir :

• Un client existant dans Boxanet (ou créez-le pendant le processus)
• Une box disponible (statut "Disponible")
• Les tarifs configurés pour le site

Démarrer la création

1. Allez dans Contrats → Nouveau contrat ou directement depuis la fiche d'une box disponible en cliquant sur "Louer cette box".
2. L'assistant de création de contrat s'ouvre en 4 étapes.

Étape 1 : Sélectionner la box et le client

• Client existant : recherchez par nom, email ou téléphone. Les informations sont pré-remplies.
• Nouveau client : cliquez sur "+ Créer un client" pour saisir les informations (prénom, nom, email, téléphone, adresse, pièce d'identité).

Étape 2 : Définir les conditions financières

Étape 3 : Définir les dates

• Date de début : date de prise en possession de la box (souvent le jour même ou J+1)
• Date de fin : laissez vide pour un contrat à durée indéterminée, ou spécifiez une date pour un contrat à durée déterminée
• Durée d'engagement : engagement minimum du client (ex. : 1 mois, 3 mois, 6 mois, 12 mois)
• Prorogation automatique : activez l'option auto_renewal pour reconduire le contrat automatiquement à l'échéance

Étape 4 : Récapitulatif et envoi pour signature

Vérifiez l'ensemble des informations. Cliquez sur "Créer le contrat et envoyer pour signature" pour envoyer le lien de signature électronique au client, ou sur "Créer en brouillon" pour finaliser plus tard.

Signature électronique

Boxanet intègre un processus de signature électronique conforme eIDAS niveau "simple" et "avancé".

Processus de signature côté client

1. Le client reçoit un email avec un lien de signature unique (valable 7 jours).
2. Il clique sur le lien et accède au document de contrat en PDF.
3. Il lit et fait défiler le contrat jusqu'au bout (validation lecture obligatoire).
4. Il coche la case "J'ai lu et j'accepte les Conditions Générales de Vente".
5. Il clique sur "Signer le contrat".
6. Un code OTP à 6 chiffres lui est envoyé par SMS sur le numéro de téléphone du contrat.
7. Il saisit le code OTP dans le champ dédié.
8. La signature est validée et le contrat est archivé avec horodatage.

Suivre l'état de signature

Dans la liste des contrats, un badge indique l'état :

• 🕐 En attente de signature : lien envoyé, client n'a pas encore signé
• ✅ Signé : signature validée avec OTP
• ⏰ Lien expiré : le lien de 7 jours est dépassé — renvoyez via "Renvoyer le lien"
• 📝 Brouillon : contrat créé mais pas encore envoyé

Après la signature

• Le contrat signé est disponible en PDF dans Contrats → [Contrat] → Documents.
• Le client reçoit automatiquement une copie du contrat signé par email.
• La box passe automatiquement au statut "Occupée".
• Le code PIN d'accès est généré et envoyé au client par SMS.
• La première facture est émise et envoyée si un mode de paiement est configuré.

Paiement automatique par CB

Boxanet propose l'enregistrement d'une carte bancaire pour le paiement automatique mensuel (sans contact client après la mise en place).

Processus d'enregistrement (REGISTER_PAY)

1. Lors de la signature, le client peut enregistrer sa carte via un lien sécurisé.
2. Il saisit ses informations de carte sur la page de paiement sécurisée Scellius ou Stripe.
3. Un paiement d'autorisation de 1 € est effectué puis annulé pour valider la carte.
4. Le token de carte est stocké de façon sécurisée (PCI-DSS) — Boxanet ne conserve jamais les données de carte brutes.

Prélèvements automatiques

Chaque mois, le jour de paiement défini dans le contrat, Boxanet déclenche automatiquement un prélèvement CB pour le montant du loyer. Le client reçoit une notification par email (facture + confirmation de paiement).

Prorogation automatique

Activer l'auto-renouvellement

Dans le formulaire de contrat, activez l'option auto_renewal dans la section "Durée et renouvellement".

• À la date de fin prévue, si auto_renewal est activé, le contrat est reconduit pour une période identique (1 mois par défaut, ou la durée d'engagement minimale).
• Le client reçoit un email de notification 30 jours avant l'échéance.
• Si le client ne résilie pas avant la date limite de préavis (configurable, ex. : J-15), le contrat est automatiquement prorogé.

Notifications de renouvellement

Configurez les notifications dans Paramètres → Notifications → Renouvellements de contrats :

• Délai de notification avant échéance (15j, 30j, 60j)
• Contenu du message email/SMS
• Rappels automatiques en cas de non-réponse

Modifier un contrat en cours

Changer de box (assistant de transfert)

Pour déplacer un client d'une box à une autre (upgrade, downgrade, déménagement interne) :

1. Ouvrez le contrat concerné.
2. Cliquez sur "Modifier → Changer de box".
3. L'assistant s'ouvre et liste les boxes disponibles compatibles.
4. Sélectionnez la nouvelle box.
5. Définissez la date de changement effectif.
6. Le système calcule automatiquement le prorata si le loyer change.
7. Un avenant est généré et envoyé au client pour signature.

Modifier le loyer

1. Ouvrez le contrat.
2. Cliquez sur "Modifier → Avenant tarifaire".
3. Saisissez le nouveau loyer mensuel et la date d'application.
4. Un avenant est généré. Le client est notifié selon le délai légal de préavis applicable.

Résilier un contrat

Résilier à l'initiative du gestionnaire

1. Ouvrez le contrat.
2. Cliquez sur "Résilier le contrat".
3. Sélectionnez la raison de résiliation :

1. Définissez la date de fin effective.
2. Choisissez si le dépôt de garantie est restitué (total ou partiel) ou conservé (avec motif).

Documents générés automatiquement

• Attestation de fin de contrat : PDF envoyé au client par email
• Notification assurance : si une assurance box est liée, notification automatique à la compagnie d'assurance
• Dernière facture : calculée au prorata jusqu'à la date de fin

Processus de restitution du dépôt de garantie

1. Lors de la résiliation, saisissez le montant à restituer (0 à 100% du dépôt).
2. Si déduction, documentez les motifs (dégradation, nettoyage, etc.) avec possibilité de joindre des photos.
3. Le remboursement est effectué via le mode de paiement original du client ou par virement bancaire.

Avenants et options

Créer un avenant

Un avenant formalise toute modification du contrat initial :

1. Contrats → [Contrat] → Avenants → + Nouvel avenant.
2. Sélectionnez le type d'avenant :

1. Renseignez les nouvelles conditions.
2. L'avenant est envoyé au client pour signature électronique (même processus OTP que le contrat initial).

Options de contrat disponibles

Historique des contrats

Historique par client

Dans la fiche client (Clients → [Client] → Contrats), retrouvez tous les contrats passés et actuels du client, avec pour chacun :

• Période d'occupation
• Box concernée
• Loyers versés
• Statut final (actif, résilié, transféré)

Historique par box

Dans la fiche box (Boxes → [Box] → Historique), visualisez tous les clients ayant occupé la box, les périodes d'occupation et les loyers pratiqués.

FAQ