Exporter vos données depuis Boxanet
Boxanet vous permet d'exporter l'ensemble de vos données dans plusieurs formats adaptés à vos besoins : comptabilité, analyse, archivage ou conformité RGPD. Ce guide présente tous les exports disponibles, comment les déclencher et comment les utiliser.
Exports disponibles
Vue d'ensemble
| Export | Format | Section | Utilisation principale |
|---|---|---|---|
| Liste des boxes | CSV | Boxes > Export | Inventaire, audit |
| Liste des clients | CSV | Clients > Export | CRM, mailing, RGPD |
| Liste des contrats | CSV | Contrats > Export | Suivi commercial, analyse |
| Liste des factures | CSV | Facturation > Export | Comptabilité, rapprochement |
| Encaissements | CSV | Facturation > Encaissements > Export | Comptabilité, trésorerie |
| Factures individuelles | Facturation > [Facture] | Envoi client, archivage | |
| Fichier FEC | TXT (FEC) | Admin > Export > FEC | Expert-comptable, administration fiscale |
| Balance âgée | PDF / CSV | Reporting > Balance âgée | Suivi impayés |
| Rapport d'occupation | Reporting > Occupation | Direction, analyse commerciale |
Export de la liste des boxes
Disponible dans Boxes > Export CSV.
Colonnes incluses dans l'export :
- Référence, libellé, étage
- Surface (m²), catégorie de taille
- Prix mensuel HT, TVA, prix TTC
- Statut actuel (available / occupied / maintenance / reserved)
- Nom du client actuel (si occupée)
- Numéro du contrat en cours
- Date de début du contrat en cours
- Notes internes
Export de la liste des clients
Disponible dans Clients > Export CSV.
Colonnes incluses :
- ID interne, prénom, nom
- Email, téléphone
- Adresse complète
- Numéro de TVA (si professionnel)
- Nombre de contrats actifs
- Solde en cours
- Date de création du compte
- Statut du compte (actif / suspendu / résilié)
Export de la liste des contrats
Disponible dans Contrats > Export CSV.
Colonnes incluses :
- Numéro de contrat
- Référence de la box
- Nom et email du client
- Date de début, date de fin (si CDD)
- Loyer mensuel HT / TTC
- Montant du dépôt de garantie
- Mode de paiement
- Statut du contrat (actif / résilié / expiré)
- Date de résiliation (si applicable)
- Date de signature électronique
Export de la liste des factures
Disponible dans Facturation > Export CSV.
Colonnes incluses :
- Numéro de facture
- Date d'émission, date d'échéance
- Nom du client
- Référence de la box
- Montant HT, TVA, TTC
- Statut (payée / en attente / en retard / annulée)
- Date de paiement effectif
- Mode de paiement utilisé
- Référence de paiement (ex. ID transaction Stripe)
Export des encaissements
Disponible dans Facturation > Encaissements > Export CSV.
Cet export est distinct de l'export des factures : il liste les paiements reçus (un paiement peut couvrir plusieurs factures).
Colonnes incluses :
- Date d'encaissement
- Nom du client
- Montant encaissé
- Mode de paiement (CB / SEPA / virement / espèces / chèque)
- Référence de transaction
- Facture(s) associée(s)
- Statut (validé / en attente / remboursé)
Fichier FEC (Fichier des Écritures Comptables)
Disponible dans Admin > Export > FEC.
Le FEC est un format réglementaire exigé par l'administration fiscale française (article L47 A du Livre des procédures fiscales). Il doit être remis à votre expert-comptable ou fourni en cas de contrôle fiscal.
Format : Fichier texte avec séparateur tabulation (\t), encodage ISO-8859-1 ou UTF-8 selon votre configuration.
Colonnes du FEC (normes DGFiP) :
JournalCode, JournalLib, EcritureNum, EcritureDate, CompteNum, CompteLib, CompAuxNum, CompAuxLib, PieceRef, PieceDate, EcritureLib, Debit, Credit, EcritureLet, DateLet, ValidDate, Montantdevise, Idevise
Période couverte : vous choisissez l'exercice comptable (année civile par défaut, ou période personnalisée).
Comment déclencher un export
Procédure générale
La procédure est identique pour tous les exports CSV :
- Naviguez jusqu'à la section concernée (ex. Clients, Contrats, Facturation)
- Appliquez les filtres souhaités (dates, statut, site) si disponibles
- Cliquez sur le bouton Exporter ou Export CSV (icône de téléchargement)
- Le fichier se télécharge automatiquement dans votre dossier de téléchargements
Déclencher l'export FEC
- Allez dans Admin > Export > FEC
- Sélectionnez l'exercice comptable ou entrez une période personnalisée
- Vérifiez la configuration du plan comptable si c'est votre premier FEC
- Cliquez sur Générer le FEC
- La génération peut prendre quelques secondes pour une grande année de données
- Téléchargez le fichier généré
Déclencher un export de rapport
Pour les rapports (balance âgée, taux d'occupation) :
- Allez dans Reporting > [Nom du rapport]
- Choisissez la période et les filtres désirés
- Cliquez sur Exporter en PDF ou Exporter en CSV
- Le fichier se télécharge dans votre dossier de téléchargements
Formats d'export
CSV (Comma-Separated Values)
Le format CSV est idéal pour :
- Importer dans Excel ou LibreOffice Calc
- Alimenter un CRM ou un autre logiciel de gestion
- Effectuer des analyses et des tris
- Encodage UTF-8
- Séparateur point-virgule (
;) - Première ligne = en-têtes
- Dates au format
YYYY-MM-DD - Montants avec point décimal (ex.
149.00)
- Ouvrez Excel
- Allez dans Données > À partir d'un fichier texte/CSV
- Sélectionnez le fichier téléchargé
- Choisissez UTF-8 comme encodage et point-virgule comme délimiteur
- Cliquez sur Charger
Le format PDF est idéal pour :
- L'archivage des factures et des rapports
- L'envoi à un client ou à un partenaire
- L'impression
FEC (format réglementaire)
Le FEC est un format texte structuré répondant aux normes de la DGFiP. Il ne s'ouvre pas comme un tableur classique. Remettez-le directement à votre expert-comptable ou à l'administration fiscale.
Utilisation des exports pour la comptabilité
Clôture mensuelle recommandée
À la fin de chaque mois, nous recommandons d'exporter :
- Encaissements du mois — pour le rapprochement bancaire
- Factures du mois — pour vérifier le chiffre d'affaires
- Balance âgée — pour identifier les impayés à relancer
Export annuel pour l'expert-comptable
En fin d'exercice fiscal, remettez à votre expert-comptable :
- Le FEC de l'exercice (obligatoire)
- L'export de la liste des factures de l'année (en CSV)
- L'export des encaissements de l'année (en CSV)
- Les factures PDF des opérations sur avoir (si demandé)
Rapprochement avec Stripe
Si vous utilisez les paiements CB via Stripe :
- Exportez les encaissements Boxanet pour la période
- Téléchargez le rapport de paiements Stripe depuis votre dashboard Stripe
- Rapprochez les deux fichiers en utilisant la colonne
Référence de transaction(présente dans les deux exports)
Fréquence recommandée d'export
| Export | Fréquence recommandée | Objectif |
|---|---|---|
| Encaissements | Mensuelle (fin de mois) | Rapprochement bancaire |
| Factures | Mensuelle (début de mois) | Vérification CA |
| Balance âgée | Bi-mensuelle | Suivi des impayés |
| Liste des contrats | Trimestrielle | Audit commercial |
| Liste des clients | Semestrielle | Nettoyage CRM, RGPD |
| FEC | Annuelle (clôture) | Expert-comptable, fiscal |
| Liste des boxes | À la demande | Audit, mise à jour inventaire |
RGPD et conservation des exports
Les exports contiennent des données personnelles
Les exports de clients et de contrats contiennent des données personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). En tant que gestionnaire, vous êtes responsable du traitement de ces données après export.
Obligations à respecter :- Minimisation : n'exportez que les données dont vous avez besoin
- Sécurisation : stockez les exports dans des espaces sécurisés et chiffrés (évitez les clés USB non chiffrées, les emails non sécurisés)
- Durée de conservation : selon votre politique RGPD, les exports doivent être supprimés une fois leur utilisation terminée
- Accès limité : seules les personnes habilitées doivent avoir accès aux exports
Durée de conservation recommandée
| Type de données | Durée de conservation légale | Base légale |
|---|---|---|
| Factures et données comptables | 10 ans | Code du commerce, art. L123-22 |
| Contrats | 5 ans après la fin du contrat | Prescription civile |
| Données clients actifs | Durée de la relation commerciale + 3 ans | RGPD, intérêt légitime |
| Données clients inactifs | 3 ans après dernier contact | RGPD, recommandation CNIL |
FAQ
Q : Puis-je programmer un export automatique chaque mois ?R : Cette fonctionnalité n'est pas encore disponible en libre-service. Contactez le support Boxanet si vous avez besoin d'exports planifiés automatiquement (disponible sur les offres Entreprise).
Q : Les exports incluent-ils les données de plusieurs sites ?R : Oui. Si vous gérez plusieurs centres et que vous êtes connecté avec un compte admin, les exports incluent par défaut toutes les données de tous vos sites. Vous pouvez filtrer par site avant de déclencher l'export grâce au sélecteur de site disponible sur chaque page d'export.
Q : Le FEC généré par Boxanet est-il conforme aux exigences de l'administration fiscale ?R : Oui, Boxanet génère le FEC selon le format officiel défini par la DGFiP (Arrêté du 29 juillet 2013). Cependant, la conformité du FEC dépend aussi de la bonne configuration de votre plan comptable dans Boxanet. Faites toujours valider votre premier FEC par votre expert-comptable.
Q : Puis-je exporter les documents signés (contrats PDF) en masse ?R : L'export en masse des documents PDF n'est pas encore disponible. Vous pouvez télécharger les contrats signés un par un depuis la fiche de chaque contrat (Contrats > [Numéro] > Documents). Si vous avez besoin d'un export en masse des PDF pour un audit ou une migration, contactez le support Boxanet.