Créer et configurer un site de stockage

Ce guide vous accompagne pas à pas dans la création d'un nouveau site de self-stockage dans Boxanet, depuis la saisie des informations administratives jusqu'à la mise en ligne et la configuration d'un gestionnaire principal.

Prérequis

Avant de démarrer, assurez-vous de disposer des éléments suivants :

• Un compte Boxanet avec le rôle Admin ou Manager au niveau de l'organisation
• Les informations légales et administratives de votre société (SIRET, adresse du site, etc.)
• Les coordonnées du gestionnaire responsable du site (si différent de vous)
• Les horaires d'ouverture et les modalités d'accès définitifs ou provisoires

Étape 1 — Informations requises pour créer un site

Pour enregistrer un nouveau site dans Boxanet, vous devez renseigner deux catégories d'informations : les données obligatoires et les données facultatives mais recommandées.

Données obligatoires

Données facultatives recommandées

Étape 2 — Données administratives (SIRET, adresse, contact)

Saisie du SIRET et des informations légales

1. Accédez à Administration > Sites > Nouveau site.
2. Dans la section Informations légales, saisissez votre SIRET.
3. Boxanet effectue une vérification de format (14 chiffres, clé de Luhn). Si le numéro est invalide, un message d'erreur s'affiche immédiatement.
4. Renseignez la raison sociale de votre entité juridique (peut différer du nom commercial du site).
5. Saisissez le numéro de TVA intracommunautaire si votre société est assujettie à la TVA.

Saisie de l'adresse

L'adresse du site est utilisée à plusieurs endroits :

• En-tête des factures et des contrats
• Affichage cartographique sur le portail client
• Mention légale sur les documents officiels

Coordonnées de contact du site

Les coordonnées de contact sont distinctes des informations légales. Elles sont affichées directement aux clients sur le portail et dans les emails automatiques.

Étape 3 — Configuration initiale (horaires et accès)

Définir les horaires d'ouverture

Les horaires servent à deux usages principaux :

1. Affichage client : ils apparaissent sur le portail et dans les emails de bienvenue.
2. Automatisations d'accès : si votre centre utilise le contrôle d'accès Boxanet (badges NFC, codes PIN), les plages horaires définissent les fenêtres d'ouverture des portails.

1. Dans la fiche du site, accédez à l'onglet Horaires.
2. Définissez les horaires pour chaque jour de la semaine.
3. Pour les jours de fermeture, cochez Fermé.
4. Vous pouvez définir une plage de libre-accès 24h/24 indépendamment des horaires d'accueil.

Configuration des modalités d'accès

Dans l'onglet Accès, précisez :

• Type de contrôle d'accès : Badge NFC, Code PIN, Badge + Code (double authentification), ou Aucun
• Adresse IP du contrôleur : si vous utilisez le matériel Boxanet
• Mode de distribution des codes : automatique à la signature du contrat, ou manuel par le gestionnaire

Étape 4 — Lier un gestionnaire principal

Chaque site doit être associé à au moins un gestionnaire principal. Ce rôle confère les droits de gestion complète du site : création de contrats, gestion des paiements, accès aux rapports.

Assigner un gestionnaire existant

1. Dans la fiche du site, accédez à l'onglet Équipe.
2. Cliquez sur Ajouter un membre.
3. Recherchez l'utilisateur par son adresse email.
4. Sélectionnez le rôle Manager et cochez Gestionnaire principal.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Inviter un nouveau gestionnaire

Si le gestionnaire n'a pas encore de compte Boxanet :

1. Cliquez sur Inviter un nouvel utilisateur.
2. Saisissez son adresse email et son prénom/nom.
3. Sélectionnez le rôle Manager.
4. Un email d'invitation lui sera envoyé avec un lien de création de compte (valable 72 heures).

Hiérarchie des rôles sur un site

Étape 5 — Vérification et mise en ligne

Avant de mettre le site en ligne, Boxanet effectue une série de vérifications automatiques.

Checklist de mise en ligne

Boxanet affiche une checklist dans l'onglet Publication :

• [x] SIRET valide renseigné
• [x] Adresse complète (rue, code postal, ville)
• [x] Email de contact valide
• [x] Au moins un gestionnaire principal assigné
• [x] Au moins une zone configurée
• [x] Au moins une box dans l'inventaire
• [ ] Coordonnées GPS (recommandé)
• [ ] Logo du site (recommandé)

Modes de publication

1. Accédez à l'onglet Publication.
2. Vérifiez que tous les éléments obligatoires sont cochés.
3. Sélectionnez le mode En ligne.
4. Cliquez sur Publier le site.

Gestion multi-sites

Si votre organisation gère plusieurs centres, Boxanet vous permet de centraliser la gestion depuis un tableau de bord unique.

Vue consolidée multi-sites

Depuis Tableau de bord > Vue globale, vous accédez à :

• Le taux d'occupation consolidé de tous vos sites
• Le chiffre d'affaires agrégé (filtrable par période)
• Les alertes actives (paiements en retard, boxes en maintenance, contrats expirant)
• La liste des réservations en attente sur chaque site

Partager des ressources entre sites

Certaines ressources peuvent être partagées entre sites d'une même organisation :

• Modèles de contrat : un modèle créé au niveau organisation est disponible sur tous les sites
• Catalogue tarifaire : les grilles tarifaires peuvent être copiées d'un site à l'autre
• Utilisateurs : un Manager peut être assigné à plusieurs sites simultanément

Bonnes pratiques multi-sites

• Nommez vos sites de manière cohérente (ex. : "Boxanet - [Ville] [Quartier]") pour faciliter la navigation
• Créez un rôle Admin dédié pour chaque responsable régional supervisant plusieurs sites
• Utilisez les étiquettes de site (tags) pour regrouper les sites par région ou par type de clientèle cible
• Exportez les rapports consolidés mensuellement pour le suivi de performance global

FAQ

Est-il possible de modifier le SIRET d'un site après sa création ?

Oui, le SIRET est modifiable depuis Administration > Sites > [Nom du site] > Informations légales. Cependant, toute modification du SIRET après émission de factures doit être effectuée avec précaution : les factures déjà émises conservent l'ancien SIRET. Consultez votre comptable avant de procéder à ce changement.

Combien de sites peut-on gérer avec Boxanet ?

Il n'y a pas de limite technique au nombre de sites. Le nombre de sites inclus dépend de votre forfait. Contactez l'équipe commerciale Boxanet pour connaître les options disponibles pour les réseaux de grande taille.

Peut-on supprimer un site ?

La suppression d'un site est une opération irréversible qui nécessite une intervention du support Boxanet. Avant de demander la suppression, assurez-vous que tous les contrats sont résiliés et que les données ont été exportées. En pratique, il est préférable de passer le site en statut Archivé plutôt que de le supprimer.

Un gestionnaire peut-il gérer plusieurs sites simultanément ?

Oui. Un utilisateur avec le rôle Manager peut être assigné à plusieurs sites. Il dispose alors d'un sélecteur de site dans son tableau de bord pour basculer facilement entre les centres qu'il administre.