Exporter vos données pour l'analyse
Boxanet vous permet d'exporter l'ensemble de vos données opérationnelles et financières dans des formats standards (CSV, fichier texte délimité) pour les analyser dans vos outils habituels : Excel, Google Sheets, Power BI, ou tout autre tableur ou logiciel comptable. Ce guide fait le tour des exports disponibles et vous montre comment les utiliser efficacement.
Les exports disponibles dans Boxanet
Accéder aux exports
Tous les exports sont accessibles depuis le module Reporting de Boxanet, dans la section Exports de données. Certains exports sont également disponibles directement depuis leur module fonctionnel (ex. : l'export de la balance âgée est accessible depuis le module Comptabilité).
Tableau complet des exports disponibles
| Export | Format | Contenu | Accès depuis | |
|---|---|---|---|---|
| Balance âgée | CSV | Encours clients par tranche d'ancienneté (0-30j, 31-60j, 61-90j, >90j) | Reporting → Exports ou Comptabilité | |
| Liste des impayés | CSV | Détail de chaque facture impayée avec client, montant, date d'échéance | Reporting → Exports | |
| Chiffre d'affaires mensuel | CSV | CA HT, TVA, CA TTC par mois et par site | Reporting → Exports | |
| Liste des contrats actifs | CSV | Tous les contrats en cours avec loyer, box, client, date de début | Reporting → Exports | |
| FEC comptable | Fichier texte (pipe | ) | Écritures comptables complètes pour un exercice fiscal | Reporting → Comptabilité → FEC |
| Logs d'accès physique | CSV | Historique des entrées/sorties enregistrées par le système de contrôle d'accès | Reporting → Exports ou Accès | |
| Liste des leads | CSV | Prospects enregistrés dans Boxanet avec statut, source, date de contact | Reporting → Exports ou Commercial | |
| Comparatif multi-sites | CSV | Indicateurs clés de tous vos sites sur une période | Reporting → Comparatif sites |
Ouvrir un export CSV dans Excel
Le problème courant : les caractères accentués
Le CSV Boxanet est encodé en UTF-8. Si vous double-cliquez directement sur le fichier pour l'ouvrir dans Excel, vous risquez de voir des caractères étranges à la place des lettres accentuées (ex. : é à la place de é, à à la place de à).
Procédure d'import correcte dans Excel (Windows)
- Ouvrez Excel avec un classeur vierge
- Cliquez sur l'onglet Données
- Cliquez sur À partir d'un fichier texte/CSV
- Naviguez jusqu'au fichier CSV téléchargé et cliquez sur Importer
- Dans la fenêtre d'aperçu :
- Cliquez sur Charger pour importer les données dans une feuille Excel
Procédure d'import correcte dans Excel (Mac)
- Ouvrez Excel avec un classeur vierge
- Cliquez sur Fichier → Importer
- Sélectionnez Fichier CSV puis cliquez sur Importer
- Dans l'assistant d'importation :
| pour le FEC)
- Cliquez sur Terminer puis sur OK pour placer les données dans la feuille active
é, è, â…), l'import s'est bien déroulé. Sinon, recommencez en vérifiant l'encodage sélectionné.Ouvrir un export CSV dans Google Sheets
Google Sheets gère nativement l'UTF-8, ce qui rend l'import plus simple.
Méthode 1 : import direct
- Ouvrez Google Sheets et créez une nouvelle feuille de calcul
- Cliquez sur Fichier → Importer
- Dans l'onglet Importer, cliquez sur Parcourir et sélectionnez votre fichier CSV
- Dans les options d'import :
; (point-virgule)
- Convertir le texte en nombres et dates : laissez coché
- Cliquez sur Importer les données
Méthode 2 : glisser-déposer
Pour un fichier CSV simple (non FEC), vous pouvez glisser-déposer le fichier directement dans l'interface Google Drive, puis l'ouvrir avec Google Sheets. L'encodage UTF-8 est détecté automatiquement.
|), utilisez impérativement la méthode d'import avec séparateur personnalisé. Le glisser-déposer ne permettra pas de spécifier le délimiteur pipe.Erreurs d'encodage courantes et solutions
| Symptôme | Cause probable | Solution | |
|---|---|---|---|
Caractères é, à , è dans les noms | Fichier UTF-8 ouvert en Latin-1 | Réimporter en spécifiant UTF-8 | |
Points d'interrogation ? à la place des accents | Fichier ouvert avec un encodage incompatible | Même solution : spécifier UTF-8 | |
| Toutes les données dans une seule colonne | Séparateur mal configuré | Vérifier le séparateur (; ou | selon le fichier) |
Dates au format 20251015 non reconnues | Format AAAAMMJJ non interprété automatiquement | Formater la colonne manuellement (voir ci-dessous) | |
| Montants avec virgule traités comme du texte | Séparateur décimal non reconnu | Remplacer , par . si votre Excel est en mode anglais |
Convertir les dates au format AAAAMMJJ
Pour le fichier FEC, les dates sont au format 20251015. Pour les convertir en dates Excel lisibles :
- Sélectionnez la colonne de dates
- Dans une colonne vide, utilisez la formule :
- Copiez et collez les valeurs calculées dans la colonne d'origine (Collage spécial → Valeurs uniquement)
Utiliser les données dans un tableau croisé dynamique
Les exports Boxanet sont structurés pour être exploitables directement dans un tableau croisé dynamique (TCD) Excel ou Google Sheets.
Exemple : analyser la balance âgée par client
- Importez le CSV de la balance âgée dans Excel
- Cliquez n'importe où dans le tableau de données
- Allez dans Insertion → Tableau croisé dynamique
- Dans le volet TCD :
- Triez le TCD par montant total décroissant pour identifier vos plus gros débiteurs
Exemple : analyser le CA mensuel par site
- Importez le CSV du CA mensuel
- Créez un TCD avec :
- Insérez un graphique en courbes pour visualiser l'évolution par site
Fréquences d'export recommandées
| Export | Fréquence recommandée | Destinataire type |
|---|---|---|
| Balance âgée | Hebdomadaire | Responsable comptabilité, chargé de recouvrement |
| Liste des impayés | Hebdomadaire | Responsable comptabilité, manager de site |
| Chiffre d'affaires mensuel | Mensuel (début de mois M+1) | Direction, expert-comptable |
| Liste des contrats actifs | Mensuel | Responsable commercial, direction |
| FEC comptable | Annuel (après clôture d'exercice) | Expert-comptable |
| Logs d'accès physique | À la demande | Responsable sécurité, en cas d'incident |
| Liste des leads | Hebdomadaire | Responsable commercial |
| Comparatif multi-sites | Mensuel | Direction, responsables de site |
Automatiser les exports (roadmap)
Situation actuelle (v1)
Dans la version actuelle de Boxanet, tous les exports sont manuels : vous devez vous connecter, naviguer vers le module concerné et déclencher le téléchargement. Il n'existe pas de planification automatique ni d'envoi par email programmé.
Ce qui est prévu (v2 – en cours de développement)
La prochaine version majeure de Boxanet inclura un module de rapports planifiés permettant de :
- Programmer l'envoi automatique de rapports par email (ex. : balance âgée chaque lundi à 8h)
- Définir des destinataires fixes pour chaque rapport
- Configurer la période couverte par chaque rapport automatique
- Recevoir une notification si l'export échoue
En attendant : contournements possibles
Pour les équipes qui ont besoin d'une certaine automatisation dès maintenant :
- Déléguer les exports : attribuez la tâche d'export hebdomadaire à un assistant ou à un responsable comptable avec accès Boxanet
- Centraliser dans un dossier partagé : créez un dossier Google Drive ou SharePoint dédié aux exports Boxanet, avec une arborescence par mois et par type
- Nommer les fichiers avec la date : ajoutez la date au nom du fichier lors de l'enregistrement (ex. :
balance-agee-2025-10.csv) pour retrouver facilement les historiques
FAQ
Q : Puis-je exporter les données de plusieurs sites en une seule fois ?Oui, pour la plupart des exports (balance âgée, CA mensuel, impayés, comparatif multi-sites), vous pouvez choisir "Tous les sites" dans le sélecteur avant de générer le fichier. Le CSV résultant contiendra une colonne "Site" permettant de filtrer ou de trier par établissement.
Q : Le fichier CSV s'ouvre correctement dans Excel mais les chiffres sont affichés en texte (pas de somme possible). Que faire ?Ce problème survient lorsque Excel détecte le séparateur décimal de manière incorrecte. Si votre Excel est configuré en français (séparateur décimal = virgule), les montants du CSV au format 1200,00 devraient être reconnus comme nombres. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez la colonne problématique, allez dans Données → Convertir, choisissez "Délimité" puis définissez le format de la colonne comme "Standard". Vous pouvez aussi utiliser la fonction SUBSTITUE pour remplacer le point par une virgule si les montants utilisent le point comme séparateur décimal.
Le CSV de la liste des contrats actifs contient toutes les informations nécessaires (box, client, loyer, date de début). En revanche, pour un usage formel (annexe de bail, audit, due diligence), préférez demander à Boxanet support la génération d'un document PDF formaté ou complétez le CSV avec votre propre mise en page.
Q : Les exports incluent-ils les données historiques ou seulement les données en temps réel ?Cela dépend du type d'export. La balance âgée et la liste des impayés reflètent la situation au moment de l'export (temps réel). Le CA mensuel et les logs d'accès sont des exports historiques qui couvrent la période que vous sélectionnez (jusqu'à la date du jour). Le FEC couvre l'exercice fiscal complet sélectionné.