Gestion des utilisateurs et des accès
Table des matières
- Les rôles disponibles
- Créer un utilisateur
- Modifier les droits d'un utilisateur
- Inviter un gestionnaire
- Désactiver un compte
- Journalisation des actions
- FAQ
Les rôles disponibles
Boxanet utilise un système de rôles (RBAC — Role-Based Access Control) pour contrôler ce que chaque utilisateur peut voir et faire sur la plateforme. Cinq rôles sont définis, du plus au moins permissif.
Tableau des rôles et permissions
| Permission | Manager | Concierge | Employee | Customer |
|---|---|---|---|---|
| Tableau de bord complet | ✅ | Partiel | Non | Non |
| Créer / modifier des boxes | ✅ | Non | Non | Non |
| Créer des contrats | ✅ | Non | Non | Non |
| Signer des contrats | ✅ | Non | Non | ✅ (les siens) |
| Émettre des factures | ✅ | Non | Non | Non |
| Enregistrer un paiement | ✅ | ✅ | Non | Non |
| Accéder au reporting | ✅ | Partiel | Non | Non |
| Exporter le FEC | Non | Non | Non | Non |
| Gérer les utilisateurs | Non | Non | Non | Non |
| Configurer le site | Partiel | Non | Non | Non |
| Accéder aux paramètres | Partiel | Non | Non | Non |
| Voir ses propres contrats | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Payer en ligne | Non | Non | Non | ✅ |
Description détaillée des rôles
Manager Le manager (propriétaire ou responsable du centre) est responsable de l'exploitation d'un ou plusieurs sites. Il gère les boxes, les contrats, la facturation et l'équipe opérationnelle. Il peut consulter les rapports financiers mais n'a pas accès aux exports comptables réglementaires ni à la configuration système avancée. Concierge Le concierge est en contact direct avec les clients à l'accueil. Il peut consulter les contrats, les boxes disponibles et enregistrer des paiements en espèces. Il n'a pas accès à la facturation ni aux paramètres. Employee L'employé a un accès en lecture seule aux informations opérationnelles (liste des boxes, liste des clients, planning). Il ne peut créer ni modifier aucune donnée. Ce rôle est adapté aux agents de sécurité, au personnel d'entretien ou aux stagiaires. Customer Le client est un utilisateur final qui accède à son espace personnel. Il peut consulter ses contrats, télécharger ses factures, payer en ligne et mettre à jour ses informations personnelles. Il n'a aucun accès aux données des autres clients.Périmètre multi-sites
Un utilisateur peut avoir des rôles différents selon les sites :
| Exemple | Site A | Site B |
|---|---|---|
| Manager mono-site | Manager | Aucun accès |
| Manager multi-sites | Manager | Manager |
| Concierge dédié | Concierge | Aucun accès |
Créer un utilisateur
Créer un compte employé ou gestionnaire
- Allez dans Paramètres → Utilisateurs.
- Cliquez sur "+ Nouvel utilisateur".
- Remplissez les informations :
- Si le rôle est Manager, Concierge ou Employee, sélectionnez le ou les sites auxquels l'accès est accordé.
- Cochez "Envoyer un email d'invitation" pour que l'utilisateur reçoive un lien d'activation et définisse son propre mot de passe.
- Cliquez sur "Créer l'utilisateur".
💡💡 Conseil : L'email d'invitation est valable 72 heures. Si l'utilisateur n'a pas activé son compte dans ce délai, renvoyez l'invitation depuis Paramètres → Utilisateurs → [Utilisateur] → Renvoyer l'invitation.
Créer un compte client
Les comptes clients sont créés de deux façons :
Option 1 — Création par le gestionnaire- Allez dans Clients → + Nouveau client.
- Remplissez les informations (nom, email, téléphone, adresse).
- Indiquez si le client est Particulier (B2C) ou Professionnel (B2B).
- Pour un B2B : renseignez SIRET, raison sociale, TVA intracommunautaire.
- Cochez "Envoyer un email de bienvenue" pour que le client puisse accéder à son espace.
- Cliquez sur "Créer le client".
Définir le mot de passe initial
Par défaut, Boxanet envoie un email d'invitation avec un lien permettant à l'utilisateur de définir son propre mot de passe (jamais communiqué en clair). Cette méthode est recommandée pour des raisons de sécurité.
Si vous avez besoin de définir vous-même un mot de passe temporaire (ex. : pour un compte de démonstration) :
- Ouvrez la fiche de l'utilisateur.
- Cliquez sur "Actions → Définir un mot de passe temporaire".
- Saisissez le mot de passe temporaire.
- L'utilisateur sera contraint de le changer lors de sa première connexion.
Modifier les droits d'un utilisateur
Modifier le rôle
- Allez dans Paramètres → Utilisateurs.
- Cliquez sur le nom de l'utilisateur.
- Dans l'onglet "Rôle et accès", sélectionnez le nouveau rôle dans la liste déroulante.
- Ajustez les sites associés si nécessaire.
- Cliquez sur "Enregistrer les modifications".
⚠️⚠️ Attention : La modification du rôle prend effet immédiatement, même si l'utilisateur est connecté. Sa session sera mise à jour au prochain chargement de page. Si vous réduisez les droits d'un utilisateur, il peut perdre accès à des sections sans en être préalablement informé.
Modifier le périmètre de sites
Pour ajouter ou retirer un site du périmètre d'un Manager :
- Ouvrez la fiche de l'utilisateur.
- Onglet "Rôle et accès → Sites assignés".
- Cochez ou décochez les sites.
- Cliquez sur "Enregistrer".
Permissions granulaires (Manager uniquement)
Dans certains cas, vous pouvez affiner les permissions au-delà du rôle standard. Par exemple, permettre à un Concierge d'accéder à certains rapports sans lui donner un rôle Manager.
- Ouvrez la fiche de l'utilisateur.
- Onglet "Permissions avancées".
- Cochez ou décochez les permissions individuelles.
- Cliquez sur "Enregistrer".
💡💡 Conseil : Utilisez les permissions avancées avec parcimonie. Trop de personnalisations rendent la gestion des droits complexe et difficile à auditer. Privilégiez les rôles standards et ne recourez aux permissions avancées que pour des cas vraiment spécifiques.
Inviter un gestionnaire
Le processus d'invitation permet d'intégrer rapidement un nouveau manager ou concierge, sans manipuler de mots de passe.
Envoyer une invitation
- Allez dans Paramètres → Utilisateurs → Inviter un utilisateur.
- Saisissez l'adresse email du futur utilisateur.
- Sélectionnez le rôle et les sites associés.
- Personnalisez le message d'invitation (optionnel).
- Cliquez sur "Envoyer l'invitation".
- Le nom et l'URL de votre espace Boxanet
- Un lien d'activation (token unique, valide 72 heures)
- Les instructions pour définir son mot de passe
Suivre les invitations en cours
Le tableau des invitations en cours est accessible dans Paramètres → Utilisateurs → Invitations.
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Email envoyé, lien non encore cliqué |
| Acceptée | Utilisateur a créé son compte |
| Expirée | 72 heures écoulées sans activation |
| Révoquée | Invitation annulée manuellement |
Inviter un expert-comptable (accès lecture seule)
Pour donner accès à vos données comptables à votre expert-comptable sans lui conférer de droits opérationnels :
- Créez l'utilisateur avec le rôle Employee.
- Dans les permissions avancées, activez uniquement : "Voir les factures", "Exporter les rapports comptables", "Exporter le FEC".
- Envoyez l'invitation.
Désactiver un compte
Désactiver un employé ou gestionnaire
Lors du départ d'un collaborateur, désactivez immédiatement son compte Boxanet pour révoquer tous ses accès.
- Allez dans Paramètres → Utilisateurs.
- Cliquez sur le nom de l'utilisateur.
- Cliquez sur "Actions → Désactiver le compte".
- Confirmez la désactivation.
- Invalide immédiatement toutes les sessions actives de l'utilisateur
- Empêche toute nouvelle connexion
- Conserve l'historique des actions réalisées par cet utilisateur (non supprimé)
- N'affecte pas les contrats ou factures créés par cet utilisateur
💡💡 Conseil : Désactivez toujours un compte plutôt que de le supprimer. La suppression efface l'historique des actions, ce qui peut compliquer les audits. Un compte désactivé reste dans les logs mais ne peut plus se connecter.
Désactiver un compte client
Un compte client peut être désactivé si le client ne doit plus pouvoir accéder à son espace (ex. : litige en cours, fraude suspectée).
- Allez dans Clients → [Client].
- Cliquez sur "Actions → Bloquer l'accès à l'espace client".
- Indiquez le motif (visible uniquement par les gestionnaires).
- Le client ne peut plus se connecter. Ses contrats et factures existants sont conservés.
⚠️⚠️ Attention : Bloquer un client n'annule pas ses contrats ni ses obligations de paiement. Si nécessaire, résiliez les contrats séparément.
Réactiver un compte
Pour réactiver un compte désactivé :
- Dans Paramètres → Utilisateurs, filtrez par "Désactivés".
- Cliquez sur l'utilisateur concerné.
- Cliquez sur "Réactiver le compte".
- L'utilisateur peut se reconnecter avec ses anciens identifiants (ou vous pouvez lui envoyer un lien de réinitialisation de mot de passe).
Journalisation des actions
Boxanet journalise automatiquement toutes les actions importantes effectuées sur la plateforme. Ce journal d'audit est accessible par les managers et, au niveau global, par l'équipe Boxanet.
Accéder aux logs d'audit
- Allez dans Paramètres → Audit → Journal des actions.
- Filtrez par :
- Cliquez sur une ligne pour voir le détail de l'action.
Actions journalisées
| Catégorie | Actions enregistrées |
|---|---|
| Authentification | Connexion, déconnexion, échec de connexion, réinitialisation de mot de passe |
| Utilisateurs | Création, modification de rôle, désactivation, impersonation |
| Contrats | Création, modification, signature, résiliation |
| Factures | Création, émission, paiement, avoir |
| Boxes | Création, modification de statut, archivage |
| Clients | Création, modification, blocage |
| Paramètres | Toute modification de configuration |
| Exports | Export FEC, CSV, téléchargement de PDF |
Format d'une entrée de log
Chaque entrée de log contient :
- Timestamp : date et heure précises (UTC)
- Utilisateur : prénom, nom, email
- Adresse IP : IP de connexion
- Action : verbe (created, updated, deleted, exported...)
- Ressource : type et identifiant de la ressource affectée
- Détail : diff des champs modifiés (ancien vs nouveau)
- Impersonation : indiqué si l'action a été faite en mode impersonation
Conservation des logs
Les logs d'audit sont conservés 36 mois par défaut, conformément aux recommandations RGPD pour les entreprises. Pour modifier cette durée :
- Allez dans Paramètres → Sécurité → Conservation des données.
- Modifiez la durée de conservation des logs.
- Cliquez sur "Enregistrer".
💡💡 Conseil : Exportez régulièrement les logs d'audit (export CSV mensuel) et archivez-les dans un stockage externe sécurisé. En cas de litige ou de contrôle, vous disposerez d'une preuve horodatée des actions réalisées sur la plateforme.