Modifier un contrat en cours
Ce guide détaille les modifications possibles sur un contrat actif dans Boxanet : ce qui peut être changé directement, ce qui nécessite un avenant avec nouvelle signature, et les cas particuliers (suspension, changement de box, extension de durée).
Vue d'ensemble : ce qui est modifiable et ce qui ne l'est pas
Tous les champs d'un contrat actif ne sont pas modifiables de la même façon. Certains changements sont de simples mises à jour administratives ; d'autres engagent contractuellement le client et nécessitent son accord formalisé par un avenant.
Ce qui est modifiable directement (sans avenant)
| Élément | Conditions | Qui peut le faire |
|---|---|---|
| Date de fin du contrat (prolongation mineure) | Si le client a donné son accord oral/écrit | Manager |
| Informations de contact du client | Toujours | Manager, Concierge |
| Mode de paiement | Toujours | Manager, Client (espace client) |
| Adresse de facturation | Toujours | Manager |
| Utilisateurs d'accès supplémentaires | Toujours | Manager |
| Note interne sur le contrat | Toujours | Tous rôles sauf Employee |
Ce qui nécessite un avenant (nouvelle signature)
| Élément | Raison |
|---|---|
| Modification du loyer mensuel | Engage financièrement le client |
| Changement de box (upgrade ou downgrade) | Modification de l'objet du contrat |
| Extension de durée formalisée | Crée une nouvelle obligation |
| Ajout ou suppression d'une option assurance | Modifie les conditions financières |
| Changement du dépôt de garantie | Engage financièrement le client |
Ce qui n'est jamais modifiable directement
| Élément | Pourquoi | Alternative |
|---|---|---|
| Box associée au contrat | Change l'objet même du contrat | Procédure de transfert de box |
| Client titulaire | Identité du signataire | Nouveau contrat au nom du nouveau titulaire |
| Date de début | Historique comptable immuable | Aucune (sauf erreur de saisie en statut pending_signature) |
⚠️⚠️ Attention : Un contrat en statut
pending_signature ne peut pas faire l'objet d'un avenant. Annulez d'abord la procédure de signature, modifiez le contrat, puis renvoyez-le.Avenant de loyer (hausse tarifaire)
Contexte légal
En France, la révision annuelle du loyer dans les contrats de self-stockage est encadrée. Elle doit être :
- Prévue dans le contrat initial (clause de révision obligatoire)
- Notifiée au client avec un préavis minimum (généralement 1 mois)
- Basée sur un indice de référence (généralement l'ILC — Indice des Loyers Commerciaux)
💡💡 Conseil : Configurez les paramètres de révision dans Configuration → Grilles tarifaires pour que Boxanet génère automatiquement les alertes de révision annuelle en avance.
Procédure de hausse de loyer dans Boxanet
- Ouvrez le contrat concerné (statut
active) - Cliquez sur Créer un avenant
- Sélectionnez le type : Révision de loyer
- Renseignez :
- Cliquez sur Générer l'avenant
- Prévisualisez le PDF
- Envoyez pour signature au client
Impact sur la facturation
Dès la signature de l'avenant et à partir de la date d'entrée en vigueur, Boxanet génère automatiquement les nouvelles factures avec le loyer révisé. Les factures déjà émises pour les périodes précédentes ne sont pas modifiées.
⚠️⚠️ Attention : Si vous saisissez une date d'entrée en vigueur sans respecter le préavis contractuel, Boxanet affichera un avertissement mais ne bloquera pas la création de l'avenant. La responsabilité juridique reste à votre charge.
Changement de box (upgrade / downgrade)
Un client qui souhaite changer de box nécessite une procédure de transfert, car la box est l'objet du contrat. Ce n'est pas une simple modification de champ.
Prérequis
- La nouvelle box doit être en statut
available - Le client doit donner son accord (un avenant sera signé)
- Le loyer sera automatiquement recalculé selon la grille tarifaire de la nouvelle box
Procédure de transfert de box
Étape 1 — Initier le transfert- Ouvrez le contrat actif
- Cliquez sur Transférer vers une autre box
- Sélectionnez la nouvelle box dans la liste des boxes disponibles
- Boxanet calcule automatiquement le différentiel de loyer
| Situation | Traitement financier |
|---|---|
| Upgrade (box plus grande, loyer plus élevé) | Complément de loyer facturé au prorata dès la date de transfert |
| Downgrade (box plus petite, loyer moins élevé) | Avoir émis au prorata si le mois en cours est déjà facturé |
| Même loyer | Aucun ajustement financier |
- Cliquez sur Générer l'avenant de transfert
- Vérifiez le PDF (ancienne box, nouvelle box, nouveau loyer, date de transfert)
- Envoyez pour signature
- Vérifiez que le client a vidé et rendu l'ancienne box
- Cliquez sur Confirmer le transfert dans Boxanet
- Les statuts des boxes se mettent à jour automatiquement :
available
- Nouvelle box → occupied
- Les accès du client (badge, code PIN) sont reconfigurés pour la nouvelle box
💡💡 Conseil : Planifiez le transfert physique avec le client avant de lancer la procédure administrative. Un transfert initié dans Boxanet mais non réalisé physiquement crée une incohérence difficile à corriger.
Extension de durée (prolongation de contrat)
Contrat à durée indéterminée
La plupart des contrats Boxanet sont à durée indéterminée : il n'y a rien à prolonger, le contrat continue automatiquement jusqu'à résiliation.
Contrat à durée déterminée
Si le client souhaite prolonger un contrat à durée déterminée (ex. : passé de 3 à 6 mois) :
- Ouvrez le contrat actif
- Cliquez sur Créer un avenant
- Sélectionnez le type : Prolongation de durée
- Renseignez la nouvelle date de fin
- Vérifiez que le loyer reste inchangé (ou modifiez-le si une renégociation a eu lieu)
- Générez, prévisualisez et envoyez l'avenant pour signature
⚠️⚠️ Attention : Si la date de fin d'un contrat à durée déterminée arrive à échéance sans qu'un avenant de prolongation ait été signé, le contrat ne se renouvelle pas automatiquement. Le client doit être contacté avant l'échéance pour formaliser la prolongation ou la résiliation.
Suspension temporaire du contrat
Qu'est-ce qu'une suspension ?
La suspension est un mécanisme permettant de geler temporairement un contrat actif. Elle est utilisée dans des cas exceptionnels :
- Sinistre touchant la box (dégât des eaux, incendie)
- Litige commercial en cours de résolution
- Demande exceptionnelle du client (maladie grave, départ à l'étranger)
⚠️⚠️ Attention : La suspension est une exception commerciale, pas un droit du client. Elle doit être validée par le manager. Ne l'accordez pas sans autorisation de votre responsable.
Impact de la suspension sur la facturation
| Aspect | Comportement en suspension |
|---|---|
| Facturation mensuelle | Suspendue : aucune facture émise pendant la période |
| Accès à la box | Maintenu par défaut (configurable) |
| Dépôt de garantie | Conservé |
| Contrat | Reste en statut suspended |
Procédure de suspension
- Ouvrez le contrat actif
- Cliquez sur Suspendre le contrat
- Renseignez :
- Validez (nécessite le rôle manager)
Réactivation après suspension
À la date de fin de suspension, le contrat repasse automatiquement en active et la facturation reprend. Une notification est envoyée au client 7 jours avant la réactivation.
Pour réactiver manuellement avant la date prévue :
- Ouvrez le contrat suspendu
- Cliquez sur Réactiver le contrat
- La facturation reprend à la date de réactivation (prorata calculé automatiquement)
Procédure complète d'un avenant
Quel que soit le type d'avenant (loyer, box, durée, assurance), la procédure de formalisation est identique.
Les étapes
- Initier l'avenant : depuis le contrat actif, cliquez sur Créer un avenant
- Choisir le type : sélectionnez le type de modification dans la liste
- Renseigner les nouvelles conditions : complétez les champs modifiés
- Générer le PDF : Boxanet génère un document reprenant les conditions actuelles et les nouvelles conditions côte à côte
- Prévisualiser : vérifiez le document avant envoi
- Envoyer pour signature : le client reçoit un email avec le lien de signature
- Signature : le client signe électroniquement ou en présentiel
- Application automatique : à la date d'entrée en vigueur, les nouvelles conditions s'appliquent
Délais à respecter
| Type d'avenant | Préavis minimum | Délai de signature |
|---|---|---|
| Révision de loyer | 1 mois | 14 jours recommandés |
| Changement de box | Aucun (accord mutuel) | Selon disponibilité |
| Prolongation de durée | Avant la date de fin | 14 jours recommandés |
| Suspension | Aucun (cas exceptionnels) | Immédiat |
Historique des avenants et traçabilité
Chaque avenant est enregistré dans Boxanet avec :
- La date de création
- L'auteur (quel utilisateur Boxanet a initié l'avenant)
- Le type de modification
- Le PDF signé archivé
- La date de signature du client
- La date d'entrée en vigueur
💡💡 Conseil : En cas de litige avec un client sur les conditions de son contrat, l'historique des avenants est votre première ressource. Tous les changements sont datés et signés.
Tableau récapitulatif : avenant vs modification simple
| Modification | Type | Signature requise | Rôle minimum |
|---|---|---|---|
| Mise à jour email du client | Simple | Non | Concierge |
| Changement de mode de paiement | Simple | Non | Concierge |
| Ajout d'un utilisateur d'accès | Simple | Non | Manager |
| Hausse de loyer | Avenant | Oui | Manager |
| Changement de box | Avenant | Oui | Manager |
| Prolongation de durée déterminée | Avenant | Oui | Manager |
| Ajout d'une option assurance | Avenant | Oui | Manager |
| Suspension du contrat | Décision manager | Non (accord oral) | Manager |
| Modification du dépôt de garantie | Avenant | Oui | Manager |
FAQ
Q : Peut-on modifier plusieurs éléments dans un seul avenant ? Oui. Un avenant peut regrouper plusieurs modifications simultanées (ex. : révision de loyer + ajout d'assurance). Cela évite d'envoyer plusieurs documents au client. Lors de la création de l'avenant, cochez toutes les modifications que vous souhaitez inclure. Q : Le client refuse de signer l'avenant de révision de loyer. Que se passe-t-il ? L'avenant reste en statutpending_signature. Le loyer actuel continue de s'appliquer jusqu'à signature. Si la révision est légalement due et que le client refuse, cela peut constituer un motif de résiliation pour inexécution contractuelle. Consultez votre conseiller juridique.
Q : Un avenant annule-t-il le contrat précédent ?
Non. L'avenant modifie certaines clauses du contrat sans l'annuler. Le contrat original reste la base ; l'avenant vient le compléter. L'historique des deux documents est conservé dans Boxanet.
Q : Peut-on annuler un avenant après sa signature ?
Non directement. Si un avenant signé doit être annulé, vous devez créer un nouvel avenant qui rétablit les conditions précédentes. Contactez le support Boxanet si vous rencontrez cette situation exceptionnelle.