Former votre équipe à Boxanet

Table des matières

1. Plan de formation par rôle
2. Formation Manager
3. Formation Concierge
4. Formation Employee
5. Ressources pédagogiques
6. Tests de validation des acquis
7. FAQ

Plan de formation par rôle

Tous les membres de votre équipe n'ont pas besoin de maîtriser les mêmes fonctionnalités. Boxanet distingue trois rôles opérationnels avec des besoins de formation différents.

Durées recommandées

Formation Manager

Le manager est l'utilisateur principal de Boxanet. Sa formation couvre l'intégralité des fonctionnalités de gestion.

Module 1 — Prise en main (30 min)

1. Se connecter à Boxanet et changer son mot de passe initial
2. Découvrir la navigation : menu latéral, sélecteur de site, raccourcis
3. Comprendre les sections principales (Vue d'ensemble, Gestion, Comptabilité, Reporting)
4. Paramétrer les notifications (email, alertes)
5. Tester la connexion depuis un mobile

Module 2 — Gestion du parc boxes (45 min)

1. Créer une zone et y affecter des boxes
2. Modifier le statut d'une box (disponible → maintenance → disponible)
3. Comprendre les quatre statuts et leurs impacts
4. Configurer le tarif de base au m²
5. Ajouter une règle de prix (bonus/malus par étage ou zone)

Module 3 — Gestion des clients et contrats (60 min)

1. Créer un profil client (B2C et B2B)
2. Rechercher une box disponible selon les critères client
3. Générer et envoyer un contrat pour signature électronique
4. Vérifier la signature et activer le contrat
5. Modifier un contrat en cours (avenant de loyer)
6. Résilier un contrat (procédure complète)

Module 4 — Facturation et paiements (60 min)

1. Comprendre le cycle de facturation automatique mensuel
2. Enregistrer un paiement manuel (virement, espèces)
3. Générer et envoyer un lot SEPA
4. Identifier les impayés (balance âgée)
5. Créer un avoir
6. Exporter les données pour l'expert-comptable (FEC)
7. Lettrage comptable : associer une facture à un paiement

Module 5 — Reporting (45 min)

1. Naviguer dans les 5 familles de rapports (Direction, Business, Financier, Comptable, Opérationnel)
2. Interpréter le tableau de bord global (MRR, taux d'occupation, balance âgée)
3. Utiliser les filtres (période, site)
4. Exporter un rapport en CSV
5. Générer le FEC réglementaire
6. Lire le rapport multi-sites (si applicable)

Module 6 — Administration et sécurité (30 min)

1. Inviter un collaborateur (concierge) et lui attribuer son rôle
2. Configurer les horaires d'ouverture du centre
3. Attribuer un badge ou un code PIN à un client
4. Consulter l'historique des accès
5. Configurer les alertes de sécurité (accès refusé, hors horaires)

Formation Concierge

Le concierge gère l'accueil client et les opérations courantes. Sa formation se concentre sur les tâches du quotidien.

Module 1 — Prise en main (20 min)

1. Se connecter et découvrir l'interface concierge (sections accessibles)
2. Identifier les sections non disponibles et comprendre pourquoi
3. Naviguer dans la liste des clients et des boxes
4. Utiliser la recherche rapide (client par nom, box par numéro)

Module 2 — Accueil et onboarding client (40 min)

1. Vérifier son identité (pièce d'identité)
2. Rechercher son dossier dans Boxanet (client existant) ou créer son profil
3. Vérifier le statut de son contrat (actif, en attente de signature)
4. Attribuer ou réinitialiser son badge / code PIN
5. Remettre les accès physiques au client
6. Lui montrer comment accéder à son espace client (si applicable)

Module 3 — Incidents courants (30 min)

1. Vérifier le statut du badge dans Boxanet
2. Réattribuer ou réinitialiser le badge
3. Tester l'accès avec le client

1. Vérifier l'identité du client
2. Réinitialiser le code PIN dans Boxanet
3. Communiquer le nouveau code de façon sécurisée

1. Retrouver le dossier client
2. Afficher les factures en cours
3. Renvoyer une facture par email si demandé
4. Orienter vers le manager pour toute question de fond

Module 4 — Enregistrer un paiement (20 min)

1. Identifier la facture correspondante dans la liste
2. Enregistrer le montant reçu (espèces ou chèque)
3. Sélectionner le mode de paiement
4. Confirmer l'enregistrement et remettre un reçu si demandé

Formation Employee

L'employee a un accès en lecture seule. Sa formation est courte et se concentre sur la consultation.

Module unique (60 min)

1. Se connecter et naviguer dans l'interface
2. Consulter la liste des boxes et leur statut
3. Consulter la liste des clients (sans accès aux données financières)
4. Consulter l'historique des accès
5. Comprendre ce qu'il peut et ne peut pas faire (rappel des permissions)

Ressources pédagogiques

Documentation disponible

Créer un environnement de test

Pour s'entraîner sans risque :

1. Créez un client de test (Prénom : TEST, Nom : FORMATION) avec votre email interne
2. Utilisez une box réelle mais non louée pour les exercices de contrat
3. Supprimez les données de test après la formation

Tests de validation des acquis

À l'issue de la formation, vérifiez que chaque collaborateur maîtrise les tâches essentielles de son rôle.

Grille d'évaluation Manager

Grille d'évaluation Concierge

Grille d'évaluation Employee

FAQ