Gestion des boxes

Table des matières

1. Prérequis et accès
2. Créer une nouvelle box
3. Modifier une box existante
4. Gérer les statuts d'une box
5. Organiser par zones
6. Tarification par taille
7. Archiver ou supprimer une box
8. Cas d'usage avancés
9. FAQ

Prérequis et accès

La gestion des boxes est réservée aux utilisateurs disposant du rôle manager sur le site concerné. Les rôles concierge et employee ont un accès en lecture seule à la liste des boxes.

Pour vérifier votre rôle, rendez-vous dans Paramètres → Mon profil → Rôle et périmètre. Si vous avez besoin d'un accès manager, contactez le support Boxanet.

Créer une nouvelle box

Accéder au formulaire de création

1. Naviguez vers Boxes → Liste des boxes dans le menu principal.
2. Cliquez sur le bouton "+ Nouvelle box" en haut à droite.
3. Le formulaire de création s'ouvre dans un panneau latéral.

Remplir les informations essentielles

Numéro de box Le numéro est l'identifiant visible par le client. Il doit être unique au sein du site. Utilisez une convention cohérente — par exemple A-01, B-12, ou simplement 42. Evitez les doublons avec les boxes existantes ou archivées.

Dimensions physiques Saisissez les trois dimensions en mètres :

• Largeur (ex. : 2,50 m)
• Longueur (ex. : 3,00 m)
• Hauteur (ex. : 2,40 m)

Étage Sélectionnez l'étage dans la liste déroulante (RDC, 1er, 2e, etc.) ou saisissez une valeur libre comme "Sous-sol" ou "Mezzanine". Cette information est affichée dans l'espace client et permet aux clients de choisir leur box selon leurs contraintes de transport.

Zone Affectez la box à une zone existante ou créez une nouvelle zone directement depuis ce formulaire. La gestion des zones est détaillée dans la section Organiser par zones.

Statut initial Lors de la création, le statut par défaut est Disponible. Si la box n'est pas encore opérationnelle (travaux en cours, nettoyage), sélectionnez Maintenance dès la création.

Informations complémentaires (optionnelles)

• Description : texte libre affiché dans l'espace client (ex. : "Box climatisée, accès direct parking")
• Accès handicapé : cochez si la box est accessible PMR
• Numéro de cadenas : référence interne si vous gérez les cadenas
• Photo : importez une photo de la box (JPG/PNG, max 5 Mo)

Valider la création

Cliquez sur "Enregistrer la box". La box apparaît immédiatement dans la liste et dans le plan de votre site si vous avez configuré un plan interactif.

Modifier une box existante

1. Dans Boxes → Liste des boxes, cliquez sur le numéro ou le nom de la box à modifier.
2. La fiche détaillée s'ouvre. Cliquez sur "Modifier" (icône crayon en haut à droite).
3. Modifiez les champs souhaités.
4. Cliquez sur "Enregistrer les modifications".

Champs modifiables à tout moment :

• Description, photo, accès handicapé
• Zone d'appartenance
• Numéro de cadenas

Champs nécessitant précaution :

• Numéro de box (visible client, peut générer de la confusion)
• Dimensions (impact sur le prix si tarification au m²)
• Étage (impact sur la présentation client)

Gérer les statuts d'une box

Chaque box dispose d'un statut qui détermine sa visibilité et sa disponibilité à la location.

Les quatre statuts

Changer le statut

1. Ouvrez la fiche de la box.
2. Cliquez sur le badge de statut actuel (en haut de la fiche).
3. Sélectionnez le nouveau statut dans la liste déroulante.
4. Confirmez avec "Appliquer".

Un commentaire optionnel peut être saisi lors du changement de statut (ex. : "Dégât des eaux — intervention prévue le 15/07").

Organiser par zones

Les zones permettent de regrouper les boxes par emplacement physique (bâtiment, couloir, étage) ou par type (climatisée, grand format, etc.).

Créer une zone

1. Allez dans Boxes → Zones.
2. Cliquez sur "+ Nouvelle zone".
3. Saisissez :

1. Cliquez sur "Créer la zone".

Affecter des boxes à une zone

Option 1 — Box par box : Dans la fiche de chaque box, sélectionnez la zone dans le champ "Zone".

Option 2 — Affectation en lot :

1. Dans la liste des boxes, cochez les boxes à affecter.
2. Cliquez sur "Actions groupées → Changer de zone".
3. Sélectionnez la zone cible et confirmez.

Tarification par taille

Principe du tarif au m²

Boxanet calcule le loyer mensuel selon la formule : Loyer = Surface (m²) × Prix au m².

Exemple : une box de 7,50 m² avec un prix de 18 €/m² → Loyer mensuel = 135 €/mois.

Configurer le prix au m²

1. Allez dans Paramètres → Tarification.
2. Sélectionnez le site concerné.
3. Dans la section "Tarif au m²", saisissez le prix de base.
4. Vous pouvez définir des tranches de surface avec des prix différents :

Règles de prix complémentaires

Des surcharges ou réductions peuvent être appliquées automatiquement selon :

• L'étage (ex. : +10% pour le RDC, -5% pour le 1er étage)
• La zone (ex. : +15% pour la zone climatisée)
• L'accès (ex. : -8% si accès uniquement pendant les heures ouvrées)

Configurez ces règles dans Paramètres → Tarification → Règles de prix.

Archiver ou supprimer une box

Archiver une box

L'archivage rend la box invisible dans l'interface courante tout en conservant son historique. Utilisez l'archivage plutôt que la suppression dans la majorité des cas.

1. Ouvrez la fiche de la box.
2. Cliquez sur "Actions → Archiver cette box".
3. Confirmez l'archivage.

Les boxes archivées sont consultables dans Boxes → Liste des boxes → Afficher les archivées.

Supprimer une box

Pour supprimer une box sans historique :

1. Ouvrez la fiche de la box.
2. Cliquez sur "Actions → Supprimer définitivement".
3. Saisissez le numéro de la box pour confirmer (double validation de sécurité).

Cas d'usage avancés

Mise en maintenance temporaire d'une box occupée

Scénario : La box B-05 subit un dégât des eaux. Le client doit être relogé temporairement.

1. Créez un avenant sur le contrat de la box B-05 (ou créez un second contrat sur une box libre).
2. Transférez le client vers la box de remplacement via Contrats → Changer de box.
3. Une fois le contrat transféré, passez la box B-05 en statut Maintenance.
4. Ajoutez un commentaire de statut : "Dégât des eaux — 12/07/2026".
5. Quand la box est remise en état, repassez-la en Disponible.

Fusionner deux boxes contiguës

Scénario : Vous souhaitez proposer une box de 15 m² en fusionnant les boxes A-10 (7 m²) et A-11 (8 m²).

1. Vérifiez que les deux boxes sont libres de tout contrat.
2. Archivez les boxes A-10 et A-11.
3. Créez une nouvelle box A-10/11 avec les dimensions combinées (ex. : 5 m × 3 m = 15 m²).
4. Ajoutez une description mentionnant la fusion pour la traçabilité.

FAQ

Q1. Puis-je créer plusieurs boxes en même temps ? Oui, via l'import CSV. Allez dans Boxes → Importer des boxes, téléchargez le modèle CSV, remplissez-le et importez-le. Les colonnes obligatoires sont : numéro, largeur, longueur, hauteur, étage, zone.

Q2. Comment savoir combien de boxes sont disponibles en temps réel ? Le tableau de bord affiche le taux d'occupation en temps réel. Vous pouvez aussi filtrer la liste des boxes par statut "Disponible" pour voir toutes les boxes louables immédiatement.

Q3. Le numéro de box peut-il contenir des lettres ? Oui, le numéro de box est un champ texte libre. Vous pouvez utiliser des formats comme "A-01", "Box-12", "Réf.007", etc. Assurez-vous d'être cohérent dans votre convention de nommage.

Q4. Comment afficher les boxes sur un plan interactif ? Activez le plan de site dans Paramètres → Site → Plan interactif. Vous pouvez importer un plan SVG ou utiliser l'éditeur intégré pour positionner les boxes par glisser-déposer.

Q5. Que se passe-t-il si je modifie le prix au m² en cours de mois ? Les contrats en cours ne sont pas affectés immédiatement. La nouvelle tarification s'applique aux nouveaux contrats et aux renouvellements suivants. Pour appliquer une modification tarifaire à un contrat existant, créez un avenant via Contrats → [Contrat] → Avenant.