Gestion des boxes
Table des matières
- Prérequis et accès
- Créer une nouvelle box
- Modifier une box existante
- Gérer les statuts d'une box
- Organiser par zones
- Tarification par taille
- Archiver ou supprimer une box
- Cas d'usage avancés
- FAQ
Prérequis et accès
La gestion des boxes est réservée aux utilisateurs disposant du rôle manager sur le site concerné. Les rôles concierge et employee ont un accès en lecture seule à la liste des boxes.
Pour vérifier votre rôle, rendez-vous dans Paramètres → Mon profil → Rôle et périmètre. Si vous avez besoin d'un accès manager, contactez le support Boxanet.
💡💡 Conseil : Sur un espace multi-sites, un manager peut être limité à un seul site. Assurez-vous d'être positionné sur le bon site avant de créer ou modifier des boxes (sélecteur de site en haut à gauche de l'interface).
Créer une nouvelle box
Accéder au formulaire de création
- Naviguez vers Boxes → Liste des boxes dans le menu principal.
- Cliquez sur le bouton "+ Nouvelle box" en haut à droite.
- Le formulaire de création s'ouvre dans un panneau latéral.
Remplir les informations essentielles
Numéro de box Le numéro est l'identifiant visible par le client. Il doit être unique au sein du site. Utilisez une convention cohérente — par exempleA-01, B-12, ou simplement 42. Evitez les doublons avec les boxes existantes ou archivées.
Dimensions physiques
Saisissez les trois dimensions en mètres :
- Largeur (ex. : 2,50 m)
- Longueur (ex. : 3,00 m)
- Hauteur (ex. : 2,40 m)
💡💡 Conseil : La surface utile (en m²) est calculée automatiquement à partir de la largeur et de la longueur. Par exemple, 2,50 × 3,00 = 7,50 m². Ce calcul alimente directement les règles de tarification au m².
Étage
Sélectionnez l'étage dans la liste déroulante (RDC, 1er, 2e, etc.) ou saisissez une valeur libre comme "Sous-sol" ou "Mezzanine". Cette information est affichée dans l'espace client et permet aux clients de choisir leur box selon leurs contraintes de transport.
Zone
Affectez la box à une zone existante ou créez une nouvelle zone directement depuis ce formulaire. La gestion des zones est détaillée dans la section Organiser par zones.
Statut initial
Lors de la création, le statut par défaut est Disponible. Si la box n'est pas encore opérationnelle (travaux en cours, nettoyage), sélectionnez Maintenance dès la création.
Informations complémentaires (optionnelles)
- Description : texte libre affiché dans l'espace client (ex. : "Box climatisée, accès direct parking")
- Accès handicapé : cochez si la box est accessible PMR
- Numéro de cadenas : référence interne si vous gérez les cadenas
- Photo : importez une photo de la box (JPG/PNG, max 5 Mo)
Valider la création
Cliquez sur "Enregistrer la box". La box apparaît immédiatement dans la liste et dans le plan de votre site si vous avez configuré un plan interactif.
Modifier une box existante
- Dans Boxes → Liste des boxes, cliquez sur le numéro ou le nom de la box à modifier.
- La fiche détaillée s'ouvre. Cliquez sur "Modifier" (icône crayon en haut à droite).
- Modifiez les champs souhaités.
- Cliquez sur "Enregistrer les modifications".
⚠️⚠️ Attention : Modifier les dimensions d'une box occupée (statut "Occupée") ne change pas le loyer en cours. La modification tarifaire ne prend effet que lors du prochain contrat ou d'un avenant explicite. Vérifiez toujours l'impact commercial avant de modifier une box louée.
Champs modifiables à tout moment :
- Description, photo, accès handicapé
- Zone d'appartenance
- Numéro de cadenas
- Numéro de box (visible client, peut générer de la confusion)
- Dimensions (impact sur le prix si tarification au m²)
- Étage (impact sur la présentation client)
Gérer les statuts d'une box
Chaque box dispose d'un statut qui détermine sa visibilité et sa disponibilité à la location.
Les quatre statuts
| Statut | Signification | Visible sur le site public |
|---|---|---|
| Disponible | Box libre, peut être louée | Oui |
| Occupée | Box liée à un contrat actif | Non |
| Maintenance | Box temporairement indisponible | Non |
| Réservée | Box mise de côté pour un client | Selon configuration |
Changer le statut
- Ouvrez la fiche de la box.
- Cliquez sur le badge de statut actuel (en haut de la fiche).
- Sélectionnez le nouveau statut dans la liste déroulante.
- Confirmez avec "Appliquer".
⚠️⚠️ Attention : Le passage d'une box de "Occupée" à tout autre statut n'est pas possible tant qu'un contrat actif est lié à cette box. Vous devez d'abord résilier ou transférer le contrat.
💡💡 Conseil : Utilisez le statut "Réservée" pour bloquer temporairement une box lors d'une visite client ou d'une négociation commerciale. Le statut peut être configuré pour expirer automatiquement après 24 ou 48 heures.
Organiser par zones
Les zones permettent de regrouper les boxes par emplacement physique (bâtiment, couloir, étage) ou par type (climatisée, grand format, etc.).
Créer une zone
- Allez dans Boxes → Zones.
- Cliquez sur "+ Nouvelle zone".
- Saisissez :
- Cliquez sur "Créer la zone".
Affecter des boxes à une zone
Option 1 — Box par box : Dans la fiche de chaque box, sélectionnez la zone dans le champ "Zone". Option 2 — Affectation en lot :- Dans la liste des boxes, cochez les boxes à affecter.
- Cliquez sur "Actions groupées → Changer de zone".
- Sélectionnez la zone cible et confirmez.
💡💡 Conseil : Créez vos zones avant de créer les boxes pour gagner du temps. Une zone bien structurée facilite la présentation commerciale et le suivi opérationnel.
Tarification par taille
Principe du tarif au m²
Boxanet calcule le loyer mensuel selon la formule : Loyer = Surface (m²) × Prix au m².
Exemple : une box de 7,50 m² avec un prix de 18 €/m² → Loyer mensuel = 135 €/mois.
Configurer le prix au m²
- Allez dans Paramètres → Tarification.
- Sélectionnez le site concerné.
- Dans la section "Tarif au m²", saisissez le prix de base.
- Vous pouvez définir des tranches de surface avec des prix différents :
Règles de prix complémentaires
Des surcharges ou réductions peuvent être appliquées automatiquement selon :
- L'étage (ex. : +10% pour le RDC, -5% pour le 1er étage)
- La zone (ex. : +15% pour la zone climatisée)
- L'accès (ex. : -8% si accès uniquement pendant les heures ouvrées)
Archiver ou supprimer une box
Archiver une box
L'archivage rend la box invisible dans l'interface courante tout en conservant son historique. Utilisez l'archivage plutôt que la suppression dans la majorité des cas.
- Ouvrez la fiche de la box.
- Cliquez sur "Actions → Archiver cette box".
- Confirmez l'archivage.
Supprimer une box
⚠️⚠️ Attention : La suppression est définitive et irréversible. Elle n'est possible que si la box n'a jamais eu de contrat (ni actif, ni historique). Dans le cas contraire, l'option "Supprimer" est grisée — utilisez l'archivage.
Pour supprimer une box sans historique :
- Ouvrez la fiche de la box.
- Cliquez sur "Actions → Supprimer définitivement".
- Saisissez le numéro de la box pour confirmer (double validation de sécurité).
Cas d'usage avancés
Mise en maintenance temporaire d'une box occupée
Scénario : La box B-05 subit un dégât des eaux. Le client doit être relogé temporairement.- Créez un avenant sur le contrat de la box B-05 (ou créez un second contrat sur une box libre).
- Transférez le client vers la box de remplacement via Contrats → Changer de box.
- Une fois le contrat transféré, passez la box B-05 en statut Maintenance.
- Ajoutez un commentaire de statut : "Dégât des eaux — 12/07/2026".
- Quand la box est remise en état, repassez-la en Disponible.
Fusionner deux boxes contiguës
Scénario : Vous souhaitez proposer une box de 15 m² en fusionnant les boxes A-10 (7 m²) et A-11 (8 m²).- Vérifiez que les deux boxes sont libres de tout contrat.
- Archivez les boxes A-10 et A-11.
- Créez une nouvelle box A-10/11 avec les dimensions combinées (ex. : 5 m × 3 m = 15 m²).
- Ajoutez une description mentionnant la fusion pour la traçabilité.
💡💡 Conseil : Documentez les fusions dans le champ "Description" pour faciliter les interventions techniques futures (ex. : "Fusion de A-10 et A-11 en juillet 2026").