Consulter l'historique des accès

Le journal des accès de Boxanet enregistre chaque tentative d'entrée ou de sortie sur vos sites : qui a accédé, à quelle heure, avec quel moyen d'authentification, et avec quel résultat. C'est un outil essentiel pour la sécurité opérationnelle, la gestion des litiges et la conformité réglementaire.

Sommaire

1. Journal des accès : présentation générale
2. Accéder au journal dans Boxanet
3. Filtres disponibles
4. Comprendre les colonnes du journal
5. Accès autorisé vs accès refusé
6. Exporter les logs en CSV
7. Conservation légale des logs
8. Identifier des accès hors horaires
9. Corrélation accès et incidents
10. Utiliser l'historique comme preuve de présence
11. FAQ

Journal des accès : présentation générale

Chaque événement d'accès enregistré dans Boxanet correspond à une interaction avec un point de contrôle physique : porte d'entrée principale, sas d'accès, couloir de boxes, ou sortie de site. Le système consigne automatiquement ces événements en temps réel.

Ce que le journal enregistre

• Toutes les tentatives d'accès, qu'elles soient acceptées ou refusées
• L'identifiant du moyen d'authentification utilisé (badge NFC ou code PIN)
• L'identité du client associée (si le moyen est rattaché à un contrat actif)
• Le point de contrôle concerné (nom de la porte ou du lecteur)
• L'horodatage précis (date, heure, secondes)
• Le résultat de la tentative et le motif en cas de refus

Accéder au journal dans Boxanet

Navigation principale

1. Connectez-vous avec un compte manager ou concierge
2. Dans le menu principal, accédez à Sécurité & Accès
3. Cliquez sur Journal des accès

Navigation contextuelle (par client)

Vous pouvez également accéder à l'historique d'un client spécifique directement depuis sa fiche :

1. Accédez à Clients > sélectionnez le client
2. Onglet Historique d'accès
3. Le journal est automatiquement filtré sur ce client

Navigation contextuelle (par contrat)

Depuis un contrat spécifique :

1. Accédez à Contrats > sélectionnez le contrat
2. Onglet Accès
3. Tous les événements liés à ce contrat (badge et code PIN) sont affichés

Filtres disponibles

Le journal des accès propose plusieurs filtres combinables pour affiner votre recherche.

Filtres principaux

Filtres avancés

Sauvegarder un filtre

Si vous utilisez régulièrement la même combinaison de filtres (par exemple, accès refusés du site principal de la semaine), vous pouvez sauvegarder cette configuration via Enregistrer ce filtre et lui donner un nom. Elle apparaîtra ensuite dans vos Filtres rapides.

Comprendre les colonnes du journal

Tableau des colonnes

Indicateurs visuels

Dans l'interface Boxanet, chaque ligne est colorée pour une lecture rapide :

• Fond vert : accès autorisé
• Fond rouge : accès refusé
• Fond orange : accès autorisé mais avec anomalie (ex. : hors horaire habituel du client)

Accès autorisé vs accès refusé

Codes de résultat détaillés

Accès autorisé

Accès refusé

Exporter les logs en CSV

Procédure d'export

1. Appliquez les filtres souhaités dans le journal des accès
2. Vérifiez que le nombre de résultats affiché correspond à vos attentes
3. Cliquez sur le bouton Exporter en CSV en haut à droite du tableau
4. Sélectionnez les colonnes à inclure dans l'export (toutes par défaut)
5. Confirmez — le fichier se télécharge immédiatement

Contenu du fichier CSV

Le fichier exporté est encodé en UTF-8 avec BOM pour assurer la compatibilité avec Microsoft Excel (qui interprète correctement les caractères accentués). Les colonnes exportées sont les mêmes que celles visibles dans l'interface.

Limites d'export

Utiliser le CSV dans Excel ou Google Sheets

Dans Excel, si les données apparaissent dans une seule colonne, utilisez Données > Convertir avec le séparateur virgule (ou point-virgule selon votre version). Dans Google Sheets, importez via Fichier > Importer et sélectionnez la virgule comme délimiteur.

Conservation légale des logs

Durée minimale recommandée

Boxanet recommande une conservation minimale de 12 mois pour les logs d'accès. Cette durée couvre les délais habituels de détection et de déclaration des incidents.

Contexte réglementaire

En France, les données de traçabilité des accès physiques (badges, codes) constituent des données personnelles au sens du RGPD. Leur conservation doit être :

• Proportionnée au but recherché (sécurité des biens entreposés)
• Limitée dans le temps (pas de conservation indéfinie)
• Documentée dans votre registre de traitements (obligatoire si votre entreprise désigne un DPO)

Paramétrer la durée de conservation dans Boxanet

1. Accédez à Paramètres > Conformité & Données
2. Section Conservation des logs d'accès
3. Définissez la durée en mois (valeur recommandée : 12 à 24 mois)
4. Activez l'archivage automatique : les logs plus anciens sont compressés et déplacés en archive consultable
5. Activez la purge automatique après la durée totale souhaitée

Tableau récapitulatif des durées

Identifier des accès hors horaires

Utiliser le filtre dédié

1. Dans le journal des accès, activez le filtre Accès hors horaires
2. Sélectionnez la période souhaitée
3. Le journal affiche uniquement les tentatives (autorisées ou refusées) en dehors des plages horaires configurées pour chaque contrat

Interpréter les résultats

Un accès hors horaires peut être :

• Un accès refusé normal : le contrôle a fonctionné correctement
• Un accès autorisé hors horaires : possible si un manager a accordé un accès exceptionnel via override, ou si les horaires du contrat ont été modifiés après l'accès
• Une anomalie à investiguer : si l'accès est autorisé sans raison apparente, vérifiez les paramètres du contrôleur d'accès concerné

Corrélation accès et incidents

En cas de signalement d'un incident (dégradation, vol présumé, intrusion), le journal des accès est votre premier outil d'investigation.

Procédure d'investigation post-incident

1. Définissez la fenêtre temporelle : entre quand et quand l'incident a-t-il pu se produire ? (dernier accès connu innocent + découverte de l'incident)
2. Filtrez par zone : identifiez le ou les points de contrôle donnant accès à la zone concernée
3. Listez tous les accès autorisés sur cette fenêtre et cette zone
4. Identifiez les accès refusés sur la même période (tentatives d'intrusion échouées ?)
5. Exportez les données et conservez-les comme pièce jointe à votre rapport d'incident
6. Croisez avec les enregistrements de vidéosurveillance si disponibles

Points d'attention lors de l'investigation

• Un badge inconnu (DENIED_UNKNOWN_CREDENTIAL) mérite une attention particulière : il peut s'agir d'un badge cloné ou d'une tentative d'intrusion
• Vérifiez si des codes temporaires étaient actifs sur la période pour la zone concernée
• Si plusieurs contrats différents ont accès à la même zone, listez tous les titulaires potentiellement présents

Utiliser l'historique comme preuve de présence

Le journal des accès Boxanet peut être utilisé comme élément de preuve dans le cadre d'un litige civil ou commercial.

Valeur probante des logs

Les logs Boxanet peuvent établir :

• La présence d'un client à une date et heure précises sur votre site
• L'absence de présence d'un client sur une période donnée (aucun enregistrement d'accès)
• Le bon fonctionnement du système de contrôle d'accès (les refus sont aussi enregistrés)

Procédure pour établir une attestation de présence

1. Filtrez le journal sur le client concerné et la période en question
2. Exportez en CSV
3. Imprimez ou sauvegardez le document
4. Faites valider l'export par un responsable (signature + tampon si besoin)
5. Joignez l'attestation au dossier de litige ou transmettez-la à votre avocat/assureur

FAQ