Gérer les impayés et le recouvrement
Un impayé non traité rapidement coûte deux fois : il ampute votre trésorerie et complique les procédures de recouvrement si la situation s'éternise. Boxanet automatise la détection des impayés et fournit les outils pour structurer une séquence de relances efficace. Ce guide vous donne un protocole clair, de la détection jusqu'au contentieux.
Détection automatique des impayés
Le statut overdue : définition et déclenchement
Une facture passe automatiquement en statut overdue (en retard) à minuit du jour suivant la date d'échéance, si aucun paiement n'a été enregistré. Il n'y a aucune action manuelle requise : Boxanet effectue ce contrôle chaque nuit via une tâche planifiée.
Exemple : une facture avec une échéance au 15 juin passe en overdue le 16 juin à 00h01.
overdue. Ne laissez pas les impayés s'accumuler sans action.Consulter les impayés en cours
Depuis Facturation > Factures :
- Filtrez par statut =
overdue - Triez par date d'échéance (les plus anciens en premier)
- Vous obtenez la liste priorisée des impayés à traiter
- Le nombre de factures
overdue - Le montant total des impayés
- La répartition par ancienneté (balance âgée)
La balance âgée
Définition et utilité
La balance âgée est un tableau de synthèse qui classe les impayés selon leur ancienneté. C'est l'outil central du pilotage du recouvrement : il permet d'identifier en un coup d'oeil les créances critiques et d'adapter le niveau de pression.
Les 4 tranches de la balance âgée Boxanet
| Tranche | Ancienneté | Description | Niveau d'urgence |
|---|---|---|---|
| Courante | 0 à 30 jours | Impayé récent, probablement un oubli | Faible — relance amiable |
| Première échéance | 31 à 60 jours | Impayé persistant, client ne réagit pas | Modéré — rappel ferme |
| Deuxième échéance | 61 à 90 jours | Situation préoccupante, risque de défaillance | Élevé — mise en demeure |
| Contentieux | Plus de 90 jours | Impayé chronique, procédure formelle requise | Critique — recouvrement externe |
Accéder à la balance âgée dans Boxanet
Rapports > Balance âgée : vous obtenez un tableau par client avec le détail des factures en retard classées par tranche. Vous pouvez filtrer par site, par type de box, par période.Séquence de relances recommandée
Principe général
La relance suit une escalade progressive : commencez par un ton cordial et augmentez la pression à chaque étape. L'objectif est de récupérer le paiement tout en préservant la relation commerciale le plus longtemps possible.
Calendrier type de relances
| Étape | Délai | Canal | Ton | Action Boxanet |
|---|---|---|---|---|
| Rappel automatique | J-3 avant échéance | Email auto | Neutre — rappel | Configuré dans les paramètres |
| 1ère relance | J+1 après échéance | Cordial — "avez-vous oublié ?" | Relance manuelle ou auto | |
| 2e relance | J+7 | Email + SMS | Ferme — "merci de régulariser" | Relance manuelle |
| 3e relance | J+14 | Email recommandé (ou lettre) | Formel — mise en demeure amiable | Lettre générée par Boxanet |
| Suspension accès | J+30 | Notification accès + email client | Informatif — accès suspendu | Action dans Boxanet |
| Mise en demeure formelle | J+45 | LRAR | Juridique | Document généré par Boxanet |
| Recouvrement externe | J+60 à J+90 | Huissier / société de recouvrement | — | Export dossier depuis Boxanet |
Envoyer une relance depuis Boxanet
- Ouvrez la fiche du client ou de la facture concernée
- Cliquez sur Relancer le client
- Choisissez le template de relance (1ère relance, relance ferme, mise en demeure)
- Personnalisez le message si nécessaire
- Choisissez le canal : email, SMS, ou génération d'un PDF à envoyer par courrier
- Confirmez l'envoi
- L'action est tracée dans l'historique du client avec horodatage
Enregistrer un paiement manuel
Quand utiliser le paiement manuel ?
Le paiement manuel s'utilise pour les règlements reçus hors des circuits automatisés de Stripe et SEPA :
- Virement bancaire reçu sur votre compte
- Chèque encaissé
- Espèces (selon votre règlement intérieur)
Procédure d'enregistrement dans Boxanet
- Allez dans Facturation > Factures et ouvrez la facture à solder
- Cliquez sur Enregistrer un paiement
- Renseignez :
- Cliquez sur Enregistrer
- La facture passe en statut
paidsi le règlement est total, ou reste enoverdueavec une note de règlement partiel
paid. Le solde restant continue d'apparaître dans les impayés. Enregistrez un acompte et relancez le client pour le solde.Lettrage comptable des paiements
Qu'est-ce que le lettrage ?
Le lettrage est l'opération qui consiste à associer un paiement reçu à une ou plusieurs factures qu'il règle. Cette association est matérialisée par une lettre (A, B, C, D…) stockée en base de données dans Boxanet, identique sur la facture et sur le paiement correspondant.
Le lettrage permet de :
- Confirmer qu'une facture est bien réglée
- Identifier les paiements sans affectation (non lettrés)
- Produire une situation comptable propre pour votre expert-comptable
Lettrage automatique vs manuel
| Mode | Déclencheur | Cas d'usage |
|---|---|---|
| Automatique | Paiement CB (Stripe) ou SEPA réussi | Cas standard — la facture est lettrée dès le paiement |
| Manuel | Virement, chèque, paiement partiel | L'utilisateur affecte manuellement le paiement à une facture |
Effectuer un lettrage manuel dans Boxanet
- Allez dans Comptabilité > Lettrage (ou depuis la fiche client > onglet Paiements)
- La colonne de gauche affiche les factures non lettrées
- La colonne de droite affiche les paiements non lettrés
- Sélectionnez une facture et le paiement correspondant
- Cliquez sur Lettrer
- Boxanet attribue la prochaine lettre disponible (A, puis B, puis C…) aux deux éléments
overdue dans les tableaux de bord. Cela fausse vos indicateurs et génère des relances inutiles.Actions en cas de non-paiement prolongé
Suspension de l'accès
Après 30 jours d'impayé (ou selon votre politique interne), vous pouvez suspendre l'accès du client à sa box :
- Ouvrez la fiche client ou le contrat
- Cliquez sur Suspendre l'accès
- Les badges NFC et codes PIN du client sont désactivés immédiatement
- Un email de notification est envoyé au client
- Le contrat passe en statut
suspended
Mise en demeure formelle
La mise en demeure est une étape juridique importante : elle constitue la preuve officielle que vous avez exigé le paiement et que le débiteur est en faute.
Depuis Boxanet :
- Ouvrez la fiche client
- Cliquez sur Générer une mise en demeure
- Boxanet pré-remplit le document avec le détail des factures impayées, le montant total, les pénalités
- Téléchargez le PDF
- Envoyez par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR)
- Enregistrez la date d'envoi dans Boxanet (note interne)
Recouvrement externe
Si malgré vos relances le client ne règle pas, il est temps de confier le dossier à un prestataire externe :
- Société de recouvrement amiable : pour les dossiers < 90 jours, elle prend en charge les relances contre commission (5-15% du montant récupéré)
- Huissier de justice : pour les injonctions de payer (procédure simple et rapide pour les créances < 10 000€ non contestées)
- Tribunal : en dernier recours, pour les montants importants ou les créances contestées
Export liste des impayés (CSV)
Exporter pour traitement externe
Depuis Rapports > Impayés > Exporter en CSV :
Le fichier CSV contient pour chaque facture impayée :
- Numéro de facture
- Nom du client
- Coordonnées (email, téléphone, adresse)
- Montant HT et TTC
- Date d'échéance
- Nombre de jours de retard
- Tranche de balance âgée
- Historique des relances (date + canal)
- Mode de paiement du contrat
- Importé dans votre outil CRM
- Transmis à votre comptable
- Chargé dans un outil de recouvrement externe
- Analysé sous Excel / Google Sheets
Calcul des pénalités de retard (B2B)
Réglementation française
Pour les clients professionnels (B2B), les pénalités de retard sont obligatoires en droit français (article L441-10 du Code de commerce). Elles sont dues de plein droit dès le lendemain de la date d'échéance, sans qu'une mise en demeure soit nécessaire.
Calcul des pénalités
Taux applicable : Le taux légal est au minimum le taux directeur de la BCE + 10 points (révisé deux fois par an). À titre d'exemple, avec un taux BCE à 3%, le taux de pénalité minimal est de 13% par an.Formule de calcul :
Pénalités = Montant TTC × Taux annuel × (Nombre de jours de retard / 365)Générer une facture de pénalités dans Boxanet
- Ouvrez la fiche du client professionnel
- Cliquez sur Générer une facture de pénalités
- Boxanet calcule automatiquement le montant des pénalités pour chaque facture
overdue - Vérifiez et ajustez si nécessaire
- Émettez la facture
Tableau des actions par ancienneté de l'impayé
| Ancienneté | Tranche | Actions automatiques | Actions manuelles recommandées |
|---|---|---|---|
| J+1 à J+7 | 0-30 jours | Email de rappel automatique | Vérifier le mode de paiement, vérifier les coordonnées |
| J+8 à J+14 | 0-30 jours | — | 2e relance email/SMS, proposer lien de paiement CB |
| J+15 à J+30 | 0-30 jours | — | Appel téléphonique, relance ferme par écrit |
| J+31 à J+45 | 31-60 jours | — | Mise en demeure amiable, suspension accès |
| J+46 à J+60 | 31-60 jours | — | Mise en demeure LRAR, facturation pénalités B2B |
| J+61 à J+90 | 61-90 jours | — | Injonction de payer, huissier, société recouvrement |
| > J+90 | > 90 jours | — | Procédure judiciaire, passage en créance douteuse comptablement |
Bonnes pratiques pour limiter les impayés
- Vérifiez la solvabilité avant de signer un contrat (demandez un justificatif de domicile et un RIB valide)
- Encaissez systématiquement un dépôt de garantie à la signature (1 à 2 mois de loyer)
- Privilégiez le prélèvement SEPA ou CB automatique sur le virement manuel qui dépend du client
- Activez la prénotification SEPA et les rappels automatiques pré-échéance
- Réagissez dès J+1 : une relance immédiate donne le signal que vous suivez de près
- Documentez tout : chaque appel, chaque email, chaque courrier doit être tracé dans Boxanet
Questions fréquentes (FAQ)
Q : Un client règle partiellement sa dette. Comment gérer dans Boxanet ?Enregistrez le paiement reçu via Enregistrer un paiement avec le montant exact reçu. Boxanet crée un paiement partiel. Vous devez ensuite effectuer le lettrage manuel pour affecter ce paiement à la (ou les) facture(s) la plus ancienne en priorité. Le solde restant apparaît toujours en overdue. Relancez le client pour le complément.
Oui, temporairement. Ouvrez un litige sur la facture dans Boxanet (bouton "Contester") et renseignez le motif. La facture passe dans un état de litige visible dans vos tableaux de bord. Gérez la contestation (vérifiez si elle est fondée, créez un avoir si nécessaire) avant de reprendre la relance. Ne suspendez pas indéfiniment : fixez-vous un délai de réponse de 5 à 10 jours ouvrés.
Q : Comment provisionner les créances douteuses dans la comptabilité ?Boxanet ne gère pas directement les provisions comptables. Pour les impayés > 90 jours, exportez la liste des créances douteuses en CSV et transmettez-la à votre expert-comptable. Il enregistrera une provision pour dépréciation de créances dans votre comptabilité (déductible fiscalement). Si la créance est finalement recouvrée, la provision est reprise.
Q : Peut-on automatiser l'intégralité de la séquence de relances ?Partiellement. Boxanet peut automatiser les emails de relance selon un calendrier prédéfini (J+1, J+7, J+14). En revanche, les actions physiques (appel téléphonique, LRAR, suspension accès) restent sous votre responsabilité et nécessitent une validation manuelle. Cette conception volontaire évite d'engager des actions irréversibles (suspension, mise en demeure) sans contrôle humain.