Convertir un prospect en client

Ce guide décrit le processus complet pour transformer un lead entrant en client actif sur Boxanet. Il couvre chaque étape depuis la qualification initiale jusqu'à la validation de la conversion et le suivi post-signature.

Vue d'ensemble du processus

La conversion d'un prospect en client suit un parcours en 8 étapes dans Boxanet. Chaque étape est tracée dans le système et peut être reprise à tout moment si le prospect ne complète pas le processus en une seule session.

Lead entrant → Qualification → Sélection box → Création profil client
     → Génération devis → Signature électronique → Premier paiement → Client actif

Étape 1 — Qualifier le lead

Avant toute action dans le système, prenez 5 minutes pour qualifier le besoin du prospect. Cette étape évite de créer des devis inadaptés et améliore le taux de signature.

Questions de qualification essentielles

B2C vs B2B : différences clés

• Pièce d'identité suffisante (CNI ou passeport)
• Contrat au nom de la personne physique
• Facturation à l'adresse personnelle

• SIRET obligatoire
• Contrat au nom de la société
• Facturation à l'adresse du siège ou de l'établissement
• Possibilité d'ajouter plusieurs utilisateurs d'accès

Étape 2 — Proposer une box disponible

Filtrer les boxes dans Boxanet

Dans le menu Boxes → Recherche, appliquez les filtres suivants :

1. Statut : available uniquement
2. Surface : renseignez la fourchette exprimée par le prospect (ex. : 5 à 10 m²)
3. Date de disponibilité : si l'entrée est différée, précisez la date souhaitée
4. Étage / accessibilité : filtrez si le prospect a des contraintes de manutention

Statuts des boxes

Conseils de présentation

• Proposez toujours 2 à 3 options avec des tailles légèrement différentes
• Mettez en avant la localisation dans l'entrepôt (rez-de-chaussée, accès direct camion)
• Précisez le loyer mensuel TTC dès cette étape pour éviter les surprises

Étape 3 — Créer le profil client

Si le prospect n'existe pas encore dans Boxanet, créez son profil avant de générer un devis.

Aller dans Clients → Nouveau client

Renseignez les champs obligatoires :

• Prénom, nom
• Date de naissance
• Adresse postale complète
• Email (utilisé pour la signature électronique et les factures)
• Téléphone mobile
• Pièce d'identité : type + numéro + date d'expiration

• Raison sociale
• SIRET
• Adresse du siège social
• Nom et prénom du signataire habilité
• Email du signataire
• Téléphone

Documents à collecter

Profil de facturation

Après la création du profil, vérifiez que l'onglet Facturation est complet :

• Mode de paiement préféré (CB, SEPA, virement)
• Adresse de facturation (si différente de l'adresse postale)
• Email de facturation (si différent de l'email principal)

Étape 4 — Générer un devis

Le devis dans Boxanet reprend automatiquement les informations du client et de la box sélectionnée.

Accéder à la création de devis

Éléments du devis

Durée de validité du devis

Par défaut, un devis est valide 48 heures à compter de sa génération. Passé ce délai, la box revient au statut available et le devis doit être recréé.

Étape 5 — Lancer la signature électronique

Une fois le devis accepté par le prospect, transformez-le en contrat et lancez la procédure de signature.

Depuis le devis : Transformer en contrat

1. Cliquez sur Convertir en contrat
2. Vérifiez les dates de début et de fin (ou laissez sans date de fin pour un contrat ouvert)
3. Cliquez sur Générer le PDF du contrat
4. Vérifiez le PDF généré avant envoi
5. Cliquez sur Envoyer pour signature

Suivi de la signature

Dans Contrats → En attente de signature, vous voyez en temps réel :

• La date d'envoi
• Si le client a ouvert l'email
• Si le client a consulté le document
• Si la signature a été apposée

Étape 6 — Configurer le premier paiement

Le premier paiement comprend généralement : le dépôt de garantie + les frais d'inscription + le loyer du premier mois (ou un prorata si l'entrée est en cours de mois).

Options de paiement disponibles

• Paiement immédiat en ligne
• Le client reçoit un lien de paiement sécurisé
• Confirmation instantanée dans Boxanet

• Nécessite un mandat SEPA signé (peut être intégré au contrat)
• Délai de traitement : 3 à 5 jours ouvrés
• Recommandé pour les paiements récurrents mensuels

• Générez un ordre de virement avec les coordonnées bancaires
• Le paiement est validé manuellement par un admin ou manager après réception
• À réserver aux clients B2B ou aux montants importants

Étape 7 — Validation de la conversion

Une fois le contrat signé et le premier paiement confirmé, la conversion se finalise automatiquement dans Boxanet.

Ce qui se passe automatiquement

Vérifications manuelles recommandées

• Confirmer que le badge/code PIN fonctionne à l'entrée
• Vérifier que la facture d'entrée est bien émise et envoyée
• S'assurer que le client a reçu les informations d'accès

Étape 8 — Suivi post-conversion

Relance automatique si non-signé sous 48 h

Boxanet envoie un rappel automatique au prospect 24 h après l'envoi du contrat si celui-ci n'a pas encore signé. Si la signature n'est toujours pas obtenue à 48 h, une alerte apparaît dans votre tableau de bord.

Procédure de relance manuelle

1. Ouvrez le contrat en statut pending_signature
2. Cliquez sur Relancer le client
3. Choisissez le canal : email, SMS, ou les deux
4. Ajoutez un message personnalisé si nécessaire
5. Validez l'envoi

Après 72 h sans signature

Si le prospect ne signe pas dans les 72 h, prenez contact par téléphone pour identifier le blocage :

• Problème technique avec l'email de signature ?
• Hésitation sur le prix ou les conditions ?
• Besoin d'un devis modifié ?

Récapitulatif des statuts et transitions

Lead (prospect)
    │
    ▼ Devis généré
Box → reserved
    │
    ▼ Contrat envoyé
Contrat → pending_signature
    │
    ▼ Contrat signé + paiement confirmé
Contrat → active
Box → occupied
Lead → Client actif

FAQ