Une facture impayée coûte deux fois : la créance elle-même et le temps passé à la suivre. Boxanet intègre un moteur de relances automatiques qui envoie les bons messages au bon moment, escalade progressivement la tonalité, et vous alerte si une situation requiert votre intervention manuelle. Ce guide vous explique comment le paramétrer efficacement.

Types de relances automatiques dans Boxanet

Boxanet gère trois catégories de relances distinctes, chacune avec sa propre logique de déclenchement :

1. Relance facture impayée

2. Relance contrat expirant

3. Relance mandat SEPA expirant

Paramétrer la séquence de relances (factures impayées)

Accéder aux paramètres

1. Dans la barre latérale, allez dans Paramètres → Facturation → Relances automatiques
2. Sélectionnez l'onglet Factures impayées
3. Vous voyez la liste des niveaux de relance (Niveau 1, Niveau 2, Niveau 3)

Configurer chaque niveau

Pour chaque niveau, vous définissez :

Séquence de relances type recommandée

Personnaliser les modèles d'email de relance

Accéder aux modèles

Chaque niveau de relance dispose de son propre modèle. Vous pouvez les modifier librement sans affecter les modèles des autres types de communication.

Variables disponibles

Insérez les variables en les entourant de doubles accolades {{ }} :

Exemple de corps d'email (Niveau 1)

Bonjour {{ client.prenom }},

Nous vous contactons car la facture {{ facture.numero }} d'un montant de
{{ facture.montant_ttc }} était due le {{ facture.echeance }}.

Si vous avez déjà procédé au règlement, veuillez ignorer ce message.
Dans le cas contraire, vous pouvez régler en ligne en un clic :

→ {{ lien_paiement }}

Pour toute question, contactez-nous au {{ centre.telephone }}.

{{ signature }}

Activer ou désactiver les relances pour un client spécifique

Certains clients requièrent un traitement particulier : accord de paiement en cours, litige, client VIP. Vous pouvez désactiver les relances automatiques pour un client sans toucher à la configuration globale.

Procédure

1. Ouvrez la fiche client concernée
2. Cliquez sur l'onglet Facturation
3. Dans la section Relances, basculez le switch sur Relances désactivées
4. Ajoutez une note explicative dans le champ Raison de la désactivation (ex : "Accord de paiement signé le 15/06/2026 — 3 mensualités")

Réactivation

La réactivation est immédiate : rebasculez le switch sur Relances activées. Boxanet reprend la séquence au niveau correspondant à l'ancienneté du retard.

Journal des relances envoyées

Accéder au journal

Le journal affiche pour chaque relance :

• Date et heure d'envoi
• Client destinataire
• Facture concernée
• Niveau de relance (1, 2 ou 3)
• Adresse email destinataire
• Statut d'envoi : sent (envoyé), delivered (délivré), opened (ouvert), failed (échec)
• Objet du message

Filtres disponibles

Filtrez le journal par :

• Période (date de début / date de fin)
• Client (recherche par nom ou email)
• Niveau de relance
• Statut d'envoi

Ajouter une relance manuelle ponctuelle

En dehors de la séquence automatique, vous pouvez envoyer une relance immédiate pour une facture spécifique.

Depuis la fiche facture

1. Ouvrez la facture overdue concernée
2. Cliquez sur Actions → Envoyer une relance manuelle
3. Choisissez le modèle à utiliser (Niveau 1, 2, 3, ou modèle personnalisé)
4. Prévisualisez l'email avant envoi
5. Cliquez sur Envoyer

Délais légaux et mise en demeure

Rappel des étapes légales

La procédure de recouvrement d'une créance B2C suit un ordre progressif :

1. Relances amiables (email, téléphone) — sans délai légal imposé
2. Mise en demeure — généralement après 60 jours de retard, par LRAR
3. Injonction de payer — procédure judiciaire simplifiée si la créance est certaine et liquide
4. Huissier — en cas de non-paiement suite à l'injonction

Générer la mise en demeure depuis Boxanet

1. Ouvrez la fiche du client concerné
2. Cliquez sur Actions → Générer une mise en demeure
3. Boxanet génère un courrier au format PDF avec :

1. Imprimez le courrier et envoyez-le en LRAR

Escalade automatique des relances

Principe de l'escalade

Boxanet fait progresser automatiquement le niveau de relance selon l'ancienneté du retard. Après l'envoi du Niveau 3, si la facture reste impayée, Boxanet :

1. Bascule la facture dans la liste À traiter manuellement du tableau de bord
2. Envoie une alerte interne au manager assigné au client
3. Bloque l'accès du client au portail de self-service (si l'option est activée)

Paramétrer le blocage d'accès automatique

Le blocage d'accès concerne uniquement le portail client en ligne, pas le contrôle d'accès physique aux boxes (géré séparément dans le module Sécurité).

Relances pour contrat expirant

Paramétrer

Définissez à combien de jours avant l'échéance du contrat la relance doit être envoyée. Valeur recommandée : 30 jours et 7 jours (deux relances).

Le modèle d'email contient les variables {{ contrat.date_fin }} et {{ lien_renouvellement }}.

Relances pour mandat SEPA expirant

Paramétrer

Définissez le délai avant expiration (recommandé : 45 jours). La relance inclut un lien de signature électronique de mandat via la variable {{ lien_signature_mandat }}.

FAQ