Checklist de lancement d'un centre

Table des matières

1. Prérequis techniques avant de commencer
2. Phase 1 — Avant l'ouverture (J-30 à J-15)
3. Phase 2 — Préparation finale (J-7)
4. Phase 3 — Veille d'ouverture (J-1)
5. Phase 4 — Jour J
6. Phase 5 — Semaine 1
7. Tableau récapitulatif des prérequis techniques
8. FAQ

Prérequis techniques avant de commencer

Avant de démarrer la configuration de votre centre sur Boxanet, assurez-vous de disposer de l'ensemble des éléments suivants. Cocher chaque ligne vous garantit une mise en service sans blocage.

Informations légales et administratives

• [ ] SIRET de l'établissement (14 chiffres, spécifique au centre)
• [ ] Numéro de TVA intracommunautaire (format FR + 2 chiffres + SIREN)
• [ ] RCS et ville du tribunal de commerce
• [ ] Capital social (pour les sociétés)
• [ ] Coordonnées complètes du centre (adresse physique, téléphone, email)
• [ ] CGV signées et validées par votre juriste ou avocat
• [ ] Modèle de contrat de location validé (mentions obligatoires incluses)

Informations bancaires et paiement

• [ ] RIB du compte bancaire destinataire des encaissements
• [ ] Identifiant Créancier SEPA (ICS) obtenu auprès de votre banque
• [ ] Compte Stripe créé et vérifié (KYC complet, mode Production activé)
• [ ] Clés API Stripe (clé publiable + clé secrète, mode Production)

Infrastructure physique

• [ ] Système de contrôle d'accès installé et testé (badges NFC et/ou codes PIN)
• [ ] Accès à l'API du système de contrôle d'accès (URL + clé API)
• [ ] Connexion internet au centre (débit minimum recommandé : 10 Mbit/s)
• [ ] Tablette ou ordinateur d'accueil pour le personnel

Communication

• [ ] Adresse email professionnelle du centre (ex. : contact@moncentre.fr)
• [ ] Serveur SMTP ou compte email professionnel configuré
• [ ] Logo du centre en haute résolution (PNG transparent, min. 400×200 px)
• [ ] Numéro de téléphone professionnel du centre

Ressources humaines

• [ ] Responsable désigné pour le compte Admin Boxanet
• [ ] Manager(s) identifié(s) pour les opérations quotidiennes
• [ ] Concierge(s) formé(s) à l'accueil des premiers clients

Phase 1 — Avant l'ouverture (J-30 à J-15)

Configuration du compte et du site

• Ce qu'il faut faire : contactez Boxanet (onboarding@boxanet.fr) pour activer votre compte. Un email d'activation vous est envoyé dans les 24h.
• Pourquoi c'est important : sans compte actif, aucune configuration n'est possible.
• Comment le vérifier : connectez-vous sur votre URL Boxanet et accédez au tableau de bord.

• Ce qu'il faut faire : allez dans Paramètres → Site → Informations générales et renseignez toutes les données légales (SIRET, TVA, RCS, capital, CGV).
• Pourquoi c'est important : ces informations apparaissent sur chaque facture PDF et chaque contrat. Une erreur ici impacte tous vos documents contractuels.
• Comment le vérifier : générez une facture de test (Facturation → Aperçu facture) et vérifiez que toutes les mentions légales apparaissent correctement.

• Ce qu'il faut faire : allez dans Paramètres → Site → Personnalisation et importez votre logo.
• Pourquoi c'est important : votre logo apparaît sur tous les documents envoyés aux clients et dans l'espace client.
• Comment le vérifier : prévisualisez une facture test et un contrat test pour valider le rendu du logo.

• Ce qu'il faut faire : allez dans Paramètres → Site → Horaires et renseignez les horaires bureau et les plages d'accès clients.
• Pourquoi c'est important : ces horaires conditionnent le contrôle d'accès physique et sont affichés dans l'espace client.
• Comment le vérifier : consultez l'espace client (vue client) et vérifiez l'affichage des horaires.

Configuration des boxes

• Ce qu'il faut faire : allez dans Boxes → Zones → + Nouvelle zone et créez toutes vos zones (Bâtiment A, Zone climatisée, RDC, etc.).
• Pourquoi c'est important : les zones doivent exister avant de créer les boxes.
• Comment le vérifier : la liste des zones est visible dans Boxes → Zones.

• Ce qu'il faut faire : si vous avez plus de 10 boxes, utilisez l'import CSV (Boxes → Importer des boxes). Téléchargez le modèle, remplissez-le et importez-le.
• Pourquoi c'est important : un import en masse est plus rapide et moins sujet aux erreurs de saisie manuelle.
• Comment le vérifier : comptez les boxes importées dans la liste et comparez avec votre inventaire physique. Vérifiez que les surfaces sont correctes.

• Ce qu'il faut faire : les boxes non encore opérationnelles (travaux, nettoyage) doivent être en statut "Maintenance". Les autres doivent être en "Disponible".
• Pourquoi c'est important : une box en statut "Disponible" sera proposée à la location immédiatement.
• Comment le vérifier : filtrez la liste des boxes par statut et vérifiez la cohérence avec l'état physique du centre.

Configuration de la tarification

• Ce qu'il faut faire : allez dans Paramètres → Tarification et configurez le prix au m² et les tranches de surface.
• Pourquoi c'est important : la tarification est la base du calcul de tous les loyers. Une erreur ici se répercute sur chaque contrat.
• Comment le vérifier : utilisez le simulateur de loyer pour calculer le prix de 3 boxes types (petite, standard, grande) et comparez avec vos prix de vente cibles.

• Ce qu'il faut faire : allez dans Paramètres → Tarification → Règles de prix et créez les surcharges et réductions (étage, zone, accès).
• Pourquoi c'est important : sans règles, toutes les boxes du même m² auront le même prix, sans distinction de localisation ou de qualité.
• Comment le vérifier : vérifiez dans le simulateur que des boxes de même surface mais dans des zones différentes ont les bons prix différenciés.

Phase 2 — Préparation finale (J-7)

Intégrations et paiements

• Ce qu'il faut faire : allez dans Paramètres → Intégrations → Stripe et saisissez vos clés API Production. Configurez le webhook Stripe.
• Pourquoi c'est important : sans Stripe configuré, les clients ne peuvent pas payer par CB. Cela bloque l'encaissement automatique.
• Comment le vérifier : utilisez le bouton "Tester la connexion". Créez un contrat test et tentez un paiement avec une carte test Stripe.

• Ce qu'il faut faire : allez dans Paramètres → Intégrations → SEPA et saisissez votre ICS. Choisissez le mode de remise (automatique ou export XML).
• Pourquoi c'est important : le SEPA est le mode de paiement privilégié pour les clients à long terme.
• Comment le vérifier : créez un contrat test avec paiement SEPA et vérifiez que le mandat est généré correctement.

• Ce qu'il faut faire : allez dans Paramètres → Intégrations → Signature électronique et configurez Yousign avec votre clé API.
• Pourquoi c'est important : sans signature électronique, les contrats doivent être signés en papier, ce qui ralentit l'onboarding des clients.
• Comment le vérifier : envoyez un contrat test à votre propre email. Signez-le et vérifiez que le PDF signé est bien archivé dans Boxanet.

• Ce qu'il faut faire : allez dans Paramètres → Intégrations → Contrôle d'accès et connectez Boxanet à votre système physique.
• Pourquoi c'est important : sans intégration, les badges et codes doivent être programmés manuellement sur le système physique, ce qui crée des risques d'erreur et de délai.
• Comment le vérifier : créez un contrat test, attribuez un badge test et vérifiez que le badge est bien activé sur le système de contrôle d'accès physique.

Utilisateurs et équipe

• Ce qu'il faut faire : allez dans Paramètres → Utilisateurs → + Nouvel utilisateur et créez les comptes de tous les gestionnaires et concierges.
• Pourquoi c'est important : sans comptes actifs, votre équipe ne peut pas utiliser Boxanet le jour J.
• Comment le vérifier : demandez à chaque membre de se connecter et de valider leur accès. Vérifiez qu'ils accèdent aux bonnes sections selon leur rôle.

• Ce qu'il faut faire : organisez une session de formation Boxanet pour votre équipe (voir Guide de formation de l'équipe).
• Pourquoi c'est important : une équipe mal formée génère des erreurs dans les premiers contrats et une mauvaise expérience pour les premiers clients.
• Comment le vérifier : réalisez une simulation complète (création client → contrat → paiement → badge) avec chaque membre de l'équipe.

Notifications et communications

• Ce qu'il faut faire : allez dans Paramètres → Intégrations → Email (SMTP) et configurez votre serveur email.
• Pourquoi c'est important : sans SMTP propre, les emails partent du domaine mutualisé Boxanet, ce qui peut nuire à la délivrabilité.
• Comment le vérifier : envoyez un email test depuis la configuration SMTP et vérifiez sa réception dans votre boîte email (vérifiez aussi les spams).

• Ce qu'il faut faire : allez dans Paramètres → Notifications et personnalisez les emails de bienvenue, facture, relance.
• Pourquoi c'est important : les emails génériques Boxanet fonctionnent mais une personnalisation renforce la confiance des clients.
• Comment le vérifier : prévisualisez chaque modèle d'email modifié.

Phase 3 — Veille d'ouverture (J-1)

• Simulez le loyer de 5 boxes représentatives et comparez avec vos prix de vente officiels.

• Réalisez un test de bout en bout avec un compte client fictif :

• Notez chaque étape qui pose problème et corrigez.

• Comptez le nombre de boxes en statut "Disponible" et vérifiez la cohérence avec l'état physique du centre.
• Toutes les boxes opérationnelles doivent être en "Disponible".

• Tablette ou ordinateur d'accueil connecté à Boxanet.
• Imprimante pour les contrats papier (si vous proposez les deux modes).
• Badges vierges disponibles pour les nouveaux clients.

• Supprimez ou archivez tous les clients, contrats et factures créés durant les tests.
• Vérifiez que le tableau de bord affiche bien "0 contrat actif", "0 box occupée".

Phase 4 — Jour J

• [ ] Connexion Boxanet OK pour tous les membres de l'équipe
• [ ] Système de contrôle d'accès opérationnel (test d'un badge)
• [ ] Emails fonctionnels (envoyer un email test)
• [ ] Stripe en mode Production (vérifier dans Paramètres → Intégrations → Stripe)

• Créez le premier vrai contrat avec le premier client réel. Suivez le guide Premier contrat.
• Prenez le temps de vérifier chaque étape même si vous les connaissez.

• Vérifiez le tableau de bord en fin de journée.
• Notez les points de friction rencontrés par l'équipe.
• Listez les questions des premiers clients sur l'espace client.

Phase 5 — Semaine 1

• Vérifiez que les contrats signés apparaissent correctement dans Boxanet.
• Vérifiez que les premiers prélèvements sont programmés aux bonnes dates.

• Si des contrats ont été créés en début de mois, vérifiez que les premières factures au prorata sont correctement générées.

• Réunion rapide avec l'équipe pour recueillir les retours sur l'utilisation de Boxanet.
• Identifiez les fonctionnalités qui nécessitent une formation complémentaire.

• Consultez le rapport d'occupation pour les premières stats.
• Identifiez les boxes non encore louées et les raisons potentielles (prix, localisation, statut).

Tableau récapitulatif des prérequis techniques

FAQ

Annexe — Procédures d'urgence pour le Jour J

Même avec une préparation parfaite, des imprévus peuvent survenir le jour de l'ouverture. Voici les procédures à suivre pour les situations les plus courantes.

Urgence 1 — Stripe ne fonctionne pas

1. Vérifiez dans Paramètres → Intégrations → Stripe que les clés sont en mode Production (pas Test).
2. Vérifiez dans votre dashboard Stripe que votre compte est bien activé (pas en mode "Restricted").
3. Consultez le statut de Stripe sur status.stripe.com.
4. En attendant la résolution : acceptez les paiements par virement ou espèces et enregistrez-les manuellement dans Boxanet.
5. Contactez le support Stripe : +33 805 082 082 (numéro vert).

Urgence 2 — Le système de contrôle d'accès est en panne

1. Contactez immédiatement votre prestataire de contrôle d'accès pour intervention technique.
2. Dans Boxanet, vérifiez les logs de synchronisation (Paramètres → Logs → Contrôle d'accès) pour confirmer que le problème vient du matériel.
3. Prévoyez un accès manuel supervisé : un collaborateur accompagne les clients jusqu'à leurs boxes avec une clé maître.
4. Notez les clients qui ont besoin d'accès — ils seront prioritaires dès la remise en service.
5. Informez les clients par SMS/email via Boxanet (Communication → Message groupé).

Urgence 3 — Un employé a perdu son accès Boxanet

1. Depuis votre propre compte Admin, allez dans Paramètres → Utilisateurs → [Employé concerné].
2. Cliquez sur "Envoyer un lien de réinitialisation de mot de passe".
3. L'employé reçoit un email avec un lien de réinitialisation valable 1 heure.
4. Si l'email n'arrive pas, vérifiez les spams et la configuration SMTP.
5. En dernier recours, définissez manuellement un mot de passe temporaire depuis la fiche utilisateur.

Urgence 4 — Un client ne retrouve plus sa box

1. Recherchez le client dans Boxanet (nom, email ou téléphone).
2. Consultez ses contrats actifs : le numéro de box et sa localisation sont affichés.
3. Si plusieurs contrats : listez toutes ses boxes.
4. Accompagnez le client jusqu'à sa box ou donnez-lui un plan du centre avec sa box indiquée.
5. Vérifiez que son badge lui donne bien accès à sa zone.

Urgence 5 — Une box est occupée alors qu'elle ne devrait pas l'être

1. Ne permettez pas au nouveau client d'occuper la box immédiatement.
2. Passez la box en statut "Maintenance" avec le commentaire "Effets personnels occupants précédents".
3. Cherchez dans l'historique de la box (Boxes → [Box] → Historique) l'identité du dernier locataire.
4. Contactez l'ancien client pour lui demander de récupérer ses affaires dans les 48h.
5. Si l'ancien client ne répond pas, suivez la procédure légale d'abandon de biens (mise en demeure recommandée).
6. Proposez au nouveau client une box alternative en attendant la résolution.

Annexe — Contacts utiles au lancement