Ajouter des boxes à votre inventaire

L'inventaire des boxes est le cœur de votre centre dans Boxanet. Ce guide explique comment créer vos boxes, que ce soit une par une ou en masse via import CSV, et comment les maintenir à jour.

Prérequis

Avant d'ajouter des boxes, assurez-vous que :

• Le site est créé et au moins en statut Brouillon
• Au moins une zone a été configurée (voir le guide Configurer les zones)
• Vous disposez du rôle Admin ou Manager sur le site

Créer une box unitairement

La création unitaire est adaptée lorsque vous devez ajouter ponctuellement une ou quelques boxes à votre inventaire existant.

Accès au formulaire de création

1. Connectez-vous avec un compte Admin ou Manager.
2. Accédez à Mon Centre > Boxes.
3. Cliquez sur Nouvelle box.

Remplir le formulaire

Le formulaire de création d'une box est divisé en deux sections : les informations obligatoires et les informations optionnelles.

Informations obligatoires

Informations optionnelles

Statuts disponibles à la création

Import CSV en lot

L'import CSV est la méthode recommandée pour initialiser votre inventaire lors de l'ouverture d'un centre, ou pour ajouter un grand nombre de boxes simultanément.

Télécharger le modèle CSV

1. Accédez à Mon Centre > Boxes.
2. Cliquez sur Importer des boxes.
3. Cliquez sur Télécharger le modèle CSV pour obtenir le fichier de référence.

Structure du fichier CSV

Le fichier CSV doit respecter la structure suivante :

numero,zone_name,surface_m2,loyer_reference,largeur_m,longueur_m,hauteur_m,description,notes_internes,statut
A001,RDC - Bâtiment A,5.00,89.00,2.00,2.50,2.50,"Box compacte idéale pour archives","Proche entrée principale",available
A002,RDC - Bâtiment A,5.00,89.00,2.00,2.50,2.50,"Box compacte idéale pour archives","",available
B001,Étage 1 - Bâtiment B,10.00,145.00,4.00,2.50,2.50,"Box moyenne, accès ascenseur","",available
B002,Étage 1 - Bâtiment B,15.00,195.00,5.00,3.00,2.50,"Grande box, idéale pour mobilier","",available
C001,Sous-sol,25.00,290.00,5.00,5.00,2.50,"Très grande box, accès rampe véhicule","Hauteur limitée 2,5 m",available

Description des colonnes

Lancer l'import

1. Accédez à Mon Centre > Boxes > Importer des boxes.
2. Glissez votre fichier CSV dans la zone de dépôt, ou cliquez sur Choisir un fichier.
3. Boxanet affiche un aperçu de validation (les 10 premières lignes, avec les erreurs détectées).
4. Si aucune erreur critique n'est signalée, cliquez sur Lancer l'import.
5. Un rapport d'import est généré à l'issue de l'opération.

Lire le rapport d'import

Le rapport d'import indique pour chaque ligne :

Informations obligatoires vs optionnelles

Récapitulatif

Conventions de nommage des numéros de box

Un bon système de numérotation facilite la gestion opérationnelle quotidienne (trouver une box rapidement, lire les rapports, guider un client). Voici les conventions recommandées.

Convention par zone et séquence

Format : [Code zone]-[Numéro séquentiel]

A001, A002, A003, ..., A099   → Zone Bâtiment A
B001, B002, B003, ..., B099   → Zone Bâtiment B
S001, S002, ...               → Sous-sol

Convention par étage et couloir

Format : [Étage][Couloir][Numéro]

1A01, 1A02, ..., 1A20    → Étage 1, Couloir A
1B01, 1B02, ..., 1B20    → Étage 1, Couloir B
2A01, 2A02, ..., 2A20    → Étage 2, Couloir A

Convention alphanumérique mixte

Adaptée aux centres avec plan d'origine (numérotation héritée) :

Box-001, Box-002, ..., Box-150

Règles à respecter

• Unicité absolue : deux boxes ne peuvent pas avoir le même numéro sur un même site
• Pas d'espaces : utilisez des tirets - ou des underscores _ à la place
• Casse cohérente : préférez les majuscules pour les lettres (A001 et non a001)
• Longueur max : 20 caractères
• Pas de caractères spéciaux : évitez / \ * ? # @ ! %

Vérification après import

Après un import CSV, effectuez les vérifications suivantes :

Contrôle du nombre de boxes

1. Accédez à Mon Centre > Boxes.
2. Vérifiez que le compteur total correspond au nombre de lignes importées (moins les lignes en erreur).
3. Filtrez par zone pour vérifier la répartition.

Contrôle de la répartition par statut

Depuis Mon Centre > Tableau de bord, vérifiez le widget Statuts des boxes :

• Toutes vos nouvelles boxes doivent apparaître en Disponible (vert) ou Maintenance (orange) selon ce que vous avez indiqué.
• Si des boxes apparaissent en Occupée, cela peut indiquer un problème de migration de données.

Contrôle de l'affichage portail client

En mode Privé ou Brouillon, ouvrez le portail client pour vérifier que les boxes s'affichent correctement :

• Les noms de zones sont lisibles
• Les surfaces sont correctement affichées
• Les descriptions apparaissent

Corriger des erreurs sur des boxes existantes

Modifier une box individuellement

1. Accédez à Mon Centre > Boxes.
2. Cliquez sur le numéro de la box à modifier.
3. Cliquez sur Modifier.
4. Effectuez vos corrections.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier plusieurs boxes en lot

Pour les corrections en lot (par exemple, corriger la surface de plusieurs boxes après un re-mesurage) :

1. Filtrez les boxes concernées.
2. Sélectionnez-les via les cases à cocher.
3. Cliquez sur Actions en lot > Modifier en lot.
4. Seuls les champs communs éditables en lot s'affichent : Zone, Statut, Loyer de référence.

Modifier le numéro d'une box

La modification du numéro d'une box est possible uniquement si la box n'a jamais eu de contrat. Si la box a un historique contractuel :

1. Passez la box en statut Maintenance.
2. Créez une nouvelle box avec le bon numéro.
3. Contactez le support pour migrer l'historique si nécessaire.

FAQ

Peut-on importer des boxes sur un site déjà en production avec des contrats actifs ?

Oui. L'import CSV peut être utilisé à tout moment pour ajouter de nouvelles boxes. Il ne modifie jamais les boxes existantes (sauf si vous cochez explicitement l'option Mise à jour uniquement). Les contrats en cours ne sont pas affectés.

Quelle est la limite du nombre de boxes par site ?

Il n'y a pas de limite technique. Des sites de plusieurs centaines de boxes sont gérés sans problème dans Boxanet. Pour les très grands centres (> 500 boxes), l'utilisation des filtres et des zones est fortement recommandée pour maintenir une navigation fluide.

Comment changer la surface d'une box sous contrat ?

La surface d'une box ne peut pas être modifiée si un contrat actif est en cours sur cette box. Pour effectuer ce changement, vous devez d'abord résilier le contrat (ou attendre sa fin), modifier la surface, puis créer un nouveau contrat si nécessaire. Ce flux protège l'intégrité des données contractuelles et de la facturation.

Est-il possible d'importer des photos en masse ?

Oui, via l'import ZIP. Préparez un fichier ZIP contenant vos images nommées selon le numéro de box (ex. : A001.jpg, B002.png), puis utilisez Boxes > Importer des photos pour les associer automatiquement. Les formats acceptés sont JPG, PNG et WEBP, avec une taille maximale de 5 Mo par image.