Boxanet envoie des emails et des SMS à vos clients : contrat à signer, bienvenue et accès, factures, reçus de paiement, rappels… Ce guide explique comment choisir ce qui part, comment personnaliser les messages et comment envoyer un message vous-même.
Choisir les envois de chaque site
Chaque site a sa propre liste d'envois aux clients :
- Allez dans Gestion > Sites de stockage et ouvrez la fiche du site.
- Cliquez sur l'onglet Notifications au client.
Les envois y sont classés par thème : demandes et réservations, souscription et contrat, accès au site, factures et paiements, relances, rappels et informations, délégations d'accès, compte et codes. Pour chaque envoi, trois colonnes indiquent s'il part, et par email ou par SMS.
- Un interrupteur : vous pouvez couper un envoi automatique d'information ou commercial. Décoché, il ne part plus.
- Un cadenas « Toujours » : l'envoi est obligatoire (par exemple un code de signature) ; la raison est écrite.
- « À chaque envoi » : c'est un envoi que vous faites vous-même (une relance, par exemple) ; vous choisissez au moment d'envoyer.
Cliquez sur Enregistrer les notifications pour valider vos choix.
Personnaliser le texte des messages
- Allez dans Paramètres > Templates de message.
- Choisissez le message à modifier et cliquez sur Personnaliser (ou Modifier si le message est déjà personnalisé).
- Modifiez le Sujet et le Corps du message, puis enregistrez.
Tant que vous n'avez rien personnalisé, c'est le modèle de base Boxanet (le même pour tous les centres) qui est utilisé.
Relancer un client qui n'a pas payé
Les relances d'impayés ne partent pas toutes seules : c'est vous qui les envoyez.
- Allez dans Paiements et Facturation > Relances (assistant « Relancer les impayés »).
- La liste montre les factures impayées, avec le nombre de jours de retard et le palier recommandé.
- Choisissez le palier, cochez Email et/ou SMS, puis envoyez.
Il existe trois paliers ; le troisième est une mise en demeure. Le bouton Configurer mes paliers vous permet de régler le délai de chaque palier pour le site.
Envoyer un message à un client
Pour un message ponctuel (rappel, information, fermeture exceptionnelle…), utilisez l'assistant Envoyer un message dans le menu Assistants. Vous pouvez envoyer un email ou un SMS, avec un texte libre ou un modèle.
Les clients peuvent aussi choisir
Les notifications liées aux délégations d'accès (un proche autorisé à ouvrir le box) ont une page Préférences de notification côté client : le titulaire peut y couper certains emails. Si vous avez coupé un envoi pour le site, il voit la mention « Votre centre n'envoie pas cet avis ».
Résoudre un problème de réception
Je ne reçois pas les emails Boxanet
- Regardez dans votre dossier « Courriers indésirables » ou « Spam ».
- Vérifiez votre adresse email dans Mon profil (menu en haut à droite).
Un client dit ne pas avoir reçu un message
- Vérifiez son adresse email et son numéro de portable dans sa fiche (Gestion > Clients).
- Vérifiez dans l'onglet Notifications au client du site que cet envoi n'est pas coupé.
- Demandez-lui de regarder dans ses courriers indésirables.
FAQ
Q : Puis-je personnaliser le contenu des emails envoyés aux clients ?
R : Oui, dans Paramètres > Templates de message (voir plus haut).
Q : Puis-je arrêter un envoi pour un seul site ?
R : Oui. Les choix de l'onglet Notifications au client sont propres à chaque site.