Notifications et alertes
Boxanet dispose d'un système de notifications complet pour vous tenir informé en temps réel de l'activité de votre centre de self-stockage. Ce guide explique les différents types de notifications disponibles, comment les paramétrer et comment résoudre les problèmes courants.
Types de notifications
Boxanet envoie des notifications via deux canaux principaux : les emails et les notifications in-app (visible directement dans l'interface).
Notifications par email
Les emails sont envoyés automatiquement depuis l'adresse noreply@boxanet.fr (ou depuis votre domaine personnalisé si vous avez configuré l'envoi en marque blanche). Ils concernent aussi bien les clients que les gestionnaires.
| Type d'email | Destinataire | Déclencheur |
|---|---|---|
| Confirmation de contrat | Client | Signature du contrat |
| Émission de facture | Client | Génération mensuelle automatique |
| Relance impayé (J+5) | Client | Facture non réglée après 5 jours |
| Relance impayé (J+15) | Client | Facture non réglée après 15 jours |
| Mise en demeure (J+30) | Client | Facture non réglée après 30 jours |
| Contrat expirant | Gestionnaire | 30 jours avant la date de fin |
| Impayé détecté | Gestionnaire | Facture non réglée après 7 jours |
| Maintenance box | Gestionnaire | Box passée en statut "maintenance" |
| Badge désactivé | Client | Désactivation manuelle ou automatique |
| Résiliation confirmée | Client | Validation de la demande de résiliation |
Notifications in-app
Les notifications in-app apparaissent dans la cloche en haut à droite de l'interface. Elles sont visibles uniquement lorsque vous êtes connecté. Elles sont conservées pendant 30 jours avant suppression automatique.
Les notifications in-app comprennent :
- Les alertes impayés à traiter
- Les demandes de résiliation en attente de validation
- Les boxes dont le contrat expire dans moins de 30 jours
- Les boxes en statut "maintenance" depuis plus de 7 jours
- Les imports de données terminés (succès ou erreur)
- Les exports disponibles au téléchargement
Paramétrer ses alertes
Accéder aux préférences de notifications
- Cliquez sur votre avatar en haut à droite de l'interface
- Sélectionnez Paramètres du compte
- Cliquez sur l'onglet Notifications
Choisir vos canaux de notification
Pour chaque type d'alerte, vous pouvez activer ou désactiver indépendamment le canal email et le canal in-app :
| Alerte | Canal email | Canal in-app |
|---|---|---|
| Nouvel impayé | ✅ Activé par défaut | ✅ Activé par défaut |
| Contrat expirant (30j) | ✅ Activé par défaut | ✅ Activé par défaut |
| Contrat expirant (7j) | ✅ Activé par défaut | ✅ Activé par défaut |
| Box en maintenance | ✅ Activé par défaut | ✅ Activé par défaut |
| Nouveau client inscrit | ❌ Désactivé par défaut | ✅ Activé par défaut |
| Facture générée | ❌ Désactivé par défaut | ❌ Désactivé par défaut |
| Paiement reçu | ❌ Désactivé par défaut | ✅ Activé par défaut |
Fréquence des digests email
Si vous recevez beaucoup de notifications, vous pouvez opter pour un digest email quotidien plutôt que des emails individuels pour certaines catégories. Cette option est disponible dans Paramètres > Notifications > Mode digest.
Le digest est envoyé chaque matin à 7h00 et récapitule :
- Les impayés à relancer
- Les contrats expirant sous 30 jours
- Les paiements reçus la veille
- Les nouvelles demandes de résiliation
Notifications multi-sites
Si vous gérez plusieurs centres, vous pouvez filtrer les notifications par site. Rendez-vous dans Paramètres > Notifications > Filtrage par site pour choisir quels centres génèrent des alertes pour vous.
Notifications envoyées aux clients
Confirmation de contrat
Dès qu'un contrat est signé électroniquement (eIDAS), le client reçoit automatiquement :
- Un email de confirmation avec le récapitulatif du contrat
- Un PDF du contrat signé en pièce jointe
- Les informations d'accès au portail client (identifiants, lien de connexion)
- Les codes d'accès à la box (badge NFC, code PIN)
Émission de facture mensuelle
Le 1er de chaque mois, Boxanet génère automatiquement les factures mensuelles. Le client reçoit :
- Un email avec la facture PDF en pièce jointe
- Un lien direct vers le portail client pour payer en ligne
- La date d'échéance (généralement le 5 du mois)
Séquence de relance pour impayé
En cas de non-paiement, Boxanet déclenche automatiquement une séquence de relances :
Relance 1 — J+5 après l'échéance Email de rappel courtois, ton informatif. Relance 2 — J+15 après l'échéance Email plus ferme avec mention des frais de retard potentiels. Relance 3 — J+30 après l'échéance Mise en demeure avec mention de la procédure de résiliation pour impayé.Notification de résiliation
Lorsqu'un client demande à résilier son contrat via le portail, il reçoit :
- Un email de confirmation de réception de sa demande
- Un email de validation une fois la résiliation approuvée par le gestionnaire
- Un email de récapitulatif avec la date de libération de la box et le montant du remboursement éventuel
Notifications envoyées aux gestionnaires
Alerte impayé
Le gestionnaire reçoit une alerte lorsqu'une facture reste impayée 7 jours après son échéance. La notification indique :
- Le nom et prénom du client
- Le numéro de la box
- Le montant impayé
- Le nombre de jours de retard
- Un lien direct vers le dossier client
Contrat expirant
Les alertes sont envoyées 30 jours et 7 jours avant la fin d'un contrat à durée déterminée. Cela vous laisse le temps de contacter le client pour un renouvellement.
Box en maintenance
Dès qu'une box passe au statut "maintenance" (manuellement ou suite à un incident signalé), le gestionnaire reçoit une alerte. Si la box reste en maintenance plus de 7 jours, une nouvelle alerte est envoyée pour relancer l'action.
Nouvelle inscription client
Quand un client remplit le formulaire de demande en ligne, le gestionnaire de site reçoit une notification pour valider le dossier et proposer un contrat.
Désactiver certaines notifications
Désactiver temporairement les notifications
Pour une période de congé ou une maintenance planifiée, vous pouvez activer le mode silence :
- Allez dans Paramètres > Notifications
- Activez le Mode silence
- Définissez la date de reprise
Déléguer les notifications à un collègue
Si vous êtes absent, vous pouvez rediriger temporairement vos alertes gestionnaire vers un collègue :
- Allez dans Paramètres > Notifications > Délégation
- Sélectionnez un utilisateur du même centre
- Définissez la période de délégation
Résolution des problèmes de notification
Je ne reçois pas les emails Boxanet
Vérifiez d'abord :- Votre dossier "Courriers indésirables" / "Spam"
- L'adresse email renseignée dans votre profil (Paramètres > Mon compte)
- Que l'adresse
noreply@boxanet.frest bien dans vos contacts ou liste blanche
- Demandez à votre administrateur de vérifier les logs d'envoi dans Admin > Logs > Emails
- Vérifiez que votre boîte email n'est pas pleine
boxanet.fr et l'adresse IP de nos serveurs d'envoi. Contactez votre DSI ou le support Boxanet pour obtenir la liste des IPs à autoriser.Un client dit ne pas avoir reçu sa facture
- Vérifiez l'adresse email du client dans sa fiche (Clients > [Nom] > Informations)
- Consultez les logs d'envoi : Facturation > Factures > [Numéro] > Historique envois
- Si l'email a été envoyé mais non reçu, utilisez le bouton Renvoyer la facture
Les notifications in-app n'apparaissent plus
- Rechargez la page (F5 ou Ctrl+R)
- Vérifiez votre connexion internet
- Videz le cache de votre navigateur
- Si le problème persiste, signalez-le au support avec une capture d'écran
Je reçois trop de notifications
Rendez-vous dans Paramètres > Notifications pour désactiver les catégories non prioritaires ou activer le mode digest quotidien.
FAQ
Q : Puis-je personnaliser le contenu des emails envoyés aux clients ?R : Oui, partiellement. Rendez-vous dans Paramètres > Emails > Modèles pour modifier l'objet, l'introduction et la signature des emails clients. Certains blocs (mentions légales, détails de facturation) ne sont pas modifiables pour des raisons de conformité.
Q : Les notifications sont-elles envoyées la nuit ?R : Les emails automatiques (factures, relances) sont envoyés en début de matinée entre 8h et 9h pour éviter de déranger les clients la nuit. Les alertes urgentes (impayé critique, incident de sécurité) peuvent être envoyées en dehors de ces plages.
Q : Est-il possible d'envoyer une notification manuelle à un client ?R : Oui. Depuis la fiche client, cliquez sur Actions > Envoyer un message. Vous pouvez saisir un objet et un message libre qui sera envoyé par email au client.
Q : Comment savoir si un email a bien été reçu par le client ?R : Dans les logs d'envoi (Admin > Logs > Emails), vous pouvez voir le statut de chaque email : "Envoyé", "Délivré", "Ouvert" ou "Erreur". Notez que le statut "Ouvert" n'est disponible que si le client n'a pas désactivé le chargement des images dans son client email.