Gestion des codes PIN

Les codes PIN constituent l'un des deux modes d'authentification disponibles dans Boxanet pour accéder aux boxes de self-stockage, aux portes d'entrée et aux zones communes. Ce guide couvre l'ensemble du cycle de vie d'un code PIN, de sa génération à son expiration, ainsi que les procédures à suivre en cas de problème.

Sommaire

1. Génération automatique du code PIN
2. Format et sécurité des codes
3. Communication sécurisée au client
4. Modifier un code PIN existant
5. Codes PIN temporaires
6. Codes PIN B2B
7. Expiration automatique en fin de contrat
8. Diagnostic : code refusé
9. Réinitialisation d'urgence
10. Comparatif Badge NFC vs Code PIN
11. FAQ

Génération automatique du code PIN

Dès qu'un contrat passe au statut active dans Boxanet, le système génère automatiquement un code PIN unique pour le client concerné. Aucune intervention manuelle n'est nécessaire dans le flux standard.

Déclencheurs de génération

• Signature électronique du contrat validée (passage de pending_signature à active)
• Création manuelle d'un contrat par un manager avec statut active direct
• Réactivation d'un contrat suspendu (passage de suspended à active)

Ce qui se passe en coulisses

1. Boxanet génère un code aléatoire sécurisé (voir section suivante)
2. Le code est hashé avant stockage en base de données
3. Une notification est envoyée au client avec le code en clair (une seule fois)
4. Le code est transmis au contrôleur d'accès du site concerné

Format et sécurité des codes

Spécifications techniques

Bonnes pratiques de format

Un code à 6 chiffres offre 1 000 000 combinaisons possibles, ce qui est suffisant pour un usage de self-stockage à condition que :

• Des mécanismes anti-brute-force soient actifs sur les claviers d'accès (verrouillage après N tentatives échouées)
• Les codes soient régénérés à chaque renouvellement de contrat
• Aucun code ne soit basé sur une donnée prévisible (date de naissance, numéro de box, etc.)

Communication sécurisée au client

La transmission du code PIN est une étape critique. Une mauvaise pratique à ce stade peut annuler tous les efforts de sécurité en amont.

Canaux recommandés

Email sécurisé (défaut)

• Le code PIN en clair dans le corps du message (transport HTTPS/TLS)
• Les instructions d'utilisation et les horaires d'accès
• Un lien vers l'espace client pour retrouver les informations de son contrat

SMS (optionnel selon configuration)

Ce qu'il ne faut pas faire

• Ne pas écrire le code PIN sur un document papier remis à la réception sans le faire signer
• Ne pas communiquer le code par téléphone sans avoir vérifié l'identité du client au préalable
• Ne pas réutiliser un code d'un ancien contrat pour un nouveau contrat du même client

Procédure de vérification d'identité avant communication orale

Si un client vous appelle pour obtenir son code PIN :

1. Demandez la référence de son contrat
2. Vérifiez son nom complet et sa date de naissance dans Boxanet
3. Posez une question de vérification secondaire (adresse, email, etc.)
4. Si tout correspond, procédez à une réinitialisation et envoyez le nouveau code par email ou SMS — ne le dictez pas par téléphone si possible

Modifier un code PIN existant

Depuis l'interface Boxanet (manager)

1. Accédez à Clients > sélectionnez le client concerné
2. Ouvrez l'onglet Accès & Sécurité
3. Localisez la ligne du contrat actif
4. Cliquez sur Modifier le code PIN
5. Choisissez entre :

1. Sélectionnez le canal de notification (email, SMS, ou les deux)
2. Confirmez avec votre mot de passe
3. Le nouveau code est immédiatement actif et l'ancien est désactivé

Depuis l'espace client (self-service)

Si votre configuration Boxanet l'autorise, les clients peuvent modifier leur propre code PIN depuis leur espace client en ligne :

1. Connexion à l'espace client
2. Rubrique Mon accès
3. Clic sur Changer mon code PIN
4. Saisie du code actuel pour confirmation
5. Saisie du nouveau code (6 chiffres)
6. Confirmation — le nouveau code est actif immédiatement

Codes PIN temporaires

Les codes PIN temporaires permettent d'accorder un accès ponctuel sans créer de contrat ni modifier le code principal du client.

Cas d'usage typiques

• Visiteur ou accompagnant : un client souhaite qu'un tiers accède à sa box en son absence
• Livreur : réception d'une livraison dans la box pendant les horaires d'ouverture
• Prestataire de service : déménageur, artisan, etc.
• Accès d'urgence : un proche autorisé par le client

Créer un code PIN temporaire

1. Accédez à Contrats > sélectionnez le contrat actif
2. Cliquez sur Accès temporaires
3. Cliquez sur Nouveau code temporaire
4. Renseignez :

1. Le système génère un code à 6 chiffres unique
2. Communiquez le code au bénéficiaire par le canal de votre choix

Révoquer un code temporaire avant expiration

Dans le même écran Accès temporaires, localisez le code et cliquez sur Révoquer. La révocation est immédiate.

Codes PIN B2B

Les contrats B2B (entreprises avec plusieurs utilisateurs) nécessitent une gestion spécifique des codes PIN.

Code PIN partagé vs codes individuels

Configurer un code PIN partagé B2B

1. Accédez au contrat B2B concerné
2. Onglet Accès & Sécurité > Gestion multi-utilisateurs
3. Activez le mode Code partagé
4. Générez ou saisissez le code
5. Définissez les utilisateurs autorisés dans le dossier entreprise
6. En cas de départ d'un employé : réinitialisez impérativement le code et communiquez le nouveau à tous les utilisateurs restants

Configurer des codes individuels B2B

1. Même chemin jusqu'à Gestion multi-utilisateurs
2. Activez le mode Codes individuels
3. Pour chaque utilisateur de l'entreprise : cliquez sur Ajouter un utilisateur et renseignez nom, prénom, email
4. Boxanet génère un code unique par utilisateur
5. Chaque utilisateur reçoit son propre code par email

Expiration automatique en fin de contrat

Lorsqu'un contrat passe au statut terminated, Boxanet désactive automatiquement le code PIN associé dans les 15 minutes suivant le changement de statut.

Ce qui se passe lors de la terminaison

1. Statut contrat → terminated
2. Boxanet envoie la commande de désactivation au contrôleur d'accès du site
3. Le code PIN est invalidé (toute tentative d'utilisation sera refusée)
4. Un email de confirmation de fin de contrat est envoyé au client
5. Le journal des accès conserve l'historique complet

Contrats suspendus

Pour les contrats au statut suspended :

• Le code PIN est désactivé temporairement
• Il est réactivé automatiquement si le contrat repasse à active
• Le code reste le même (aucune régénération sauf demande explicite)

Diagnostic : code refusé

Lorsqu'un client signale que son code PIN est refusé, suivez cette procédure de diagnostic.

Étape 1 : Vérifier le statut du contrat

Dans Boxanet > Contrats > recherchez le client :

• active : le code devrait fonctionner → passer à l'étape 2
• suspended : accès bloqué → informer le client et régulariser si nécessaire
• terminated : accès définitivement révoqué
• pending_signature : contrat non encore actif → accès non accordé

Étape 2 : Vérifier les horaires d'accès

Consultez les plages horaires configurées pour le contrat dans l'onglet Accès & Sécurité. Le client tente peut-être d'accéder en dehors des horaires autorisés.

Étape 3 : Vérifier la synchronisation

Accédez à Paramètres > Contrôleurs d'accès > Statut de synchronisation. Si le contrôleur affiche une erreur de synchronisation, le code valide dans Boxanet n'a peut-être pas été transmis au boîtier physique.

Étape 4 : Vérifier les erreurs de saisie

Les erreurs de saisie les plus fréquentes :

• Confusion entre le code PIN de la porte d'entrée et celui de la zone box
• Utilisation d'un ancien code après réinitialisation
• Touche "#" ou "*" manquante si le clavier l'exige pour valider

Étape 5 : Réinitialisation si nécessaire

Si aucune des étapes précédentes ne résout le problème, procédez à une réinitialisation du code PIN (voir section suivante).

Réinitialisation d'urgence

Procédure standard

1. Connectez-vous à Boxanet avec un compte manager
2. Accédez au contrat du client concerné
3. Onglet Accès & Sécurité > Réinitialiser le code PIN
4. Confirmez votre identité (mot de passe administrateur)
5. Le nouveau code est généré et envoyé immédiatement au client par email/SMS
6. L'ancien code est invalide dès la confirmation

Réinitialisation sans accès à l'interface (panne système)

En cas d'indisponibilité de l'interface Boxanet, contactez le support technique Boxanet pour une réinitialisation en urgence directement au niveau du contrôleur d'accès.

Comparatif Badge NFC vs Code PIN

FAQ