Processus d'onboarding d'un nouveau client

Ce guide décrit le processus complet d'accueil et d'intégration d'un nouveau client dans Boxanet. Il est destiné aux gestionnaires, managers et concierges. Comptez en moyenne 20 à 30 minutes pour un onboarding standard, 45 minutes pour un dossier B2B.

Vue d'ensemble du processus

Étape 1 → Accueil & vérification identité
Étape 2 → Création du profil client dans Boxanet
Étape 3 → Sélection de la box et devis
Étape 4 → Signature électronique du contrat
Étape 5 → Configuration du paiement automatique
Étape 6 → Remise des accès (badge ou code PIN)
Étape 7 → Visite de la box et état des lieux
         → Email de bienvenue automatique envoyé

Étape 1 — Accueil et vérification de l'identité

Documents à demander au client

• Pièce d'identité en cours de validité : carte nationale d'identité, passeport ou titre de séjour
• Justificatif de domicile de moins de 3 mois (facultatif selon politique du centre)

• Pièce d'identité du représentant légal ou de la personne habilitée
• Extrait Kbis de moins de 3 mois (ou numéro SIRET pour vérification en ligne)
• Pouvoir de signature si la personne présente n'est pas le dirigeant
• Numéro de TVA intracommunautaire (si applicable)

Vérifications à effectuer

1. Validité de la pièce d'identité : vérifier la date d'expiration
2. Correspondance nom/prénom avec l'identité déclarée
3. Pour les B2B : vérifier le statut de la société sur infogreffe.fr ou societe.com (société active, représentant légal)
4. Scanner ou photographier les documents justificatifs et les joindre au dossier client dans Boxanet

Étape 2 — Création du profil client dans Boxanet

1. Dans Boxanet, aller dans Clients → Nouveau client
2. Renseigner les champs obligatoires :

1. Pour un client B2B, activer le switch "Client professionnel" et renseigner :

1. Uploader les pièces justificatives scannées (glisser-déposer dans la zone dédiée)
2. Cliquer sur "Créer le client"
3. Boxanet envoie automatiquement un email de création de compte avec un lien d'activation

Étape 3 — Sélection de la box et devis

Identifier les besoins du client

Poser les questions clés :

• Quel type de contenu souhaite-t-il stocker ? (meubles, archives, matériel pro, véhicule...)
• Quelle surface approximative lui faut-il ?
• Quelle durée prévisionnelle ?
• A-t-il des contraintes particulières ? (accès fréquent, box au rez-de-chaussée, climatisation...)

Proposer une box

1. Aller dans Boxes → Disponibles (filtrer par surface et options)
2. Sélectionner une ou plusieurs boxes à proposer
3. Cliquer sur "Proposer au client" pour générer un devis PDF personnalisé
4. Le devis inclut : référence box, surface, loyer mensuel HT et TTC, options, conditions générales

Tarifs et promotions

• Vérifier si une promotion est active (code promo, offre de lancement, premier mois offert)
• Appliquer la remise dans Devis → Ajouter une remise
• Le devis signé par le client peut servir de base au contrat

Étape 4 — Signature électronique du contrat

Boxanet intègre la signature électronique conforme eIDAS niveau avancé.

Procédure de signature

1. Depuis le profil client ou le devis validé, cliquer sur "Créer un contrat"
2. Vérifier les données prérenseignées :

1. Cliquer sur "Envoyer pour signature"
2. Le client reçoit un email avec un lien sécurisé vers le document
3. Il lit le contrat, coche la case de consentement et signe en ligne (signature manuscrite numérique ou OTP SMS)
4. Une fois signé, Boxanet génère un certificat de signature et archive le contrat
5. Le client et le gestionnaire reçoivent chacun une copie signée par email

Signature sur place (tablette)

Si le client est présent physiquement :

1. Cliquer sur "Signature sur place"
2. Tendre la tablette ou l'écran au client
3. Il signe directement sur l'interface Boxanet
4. La signature est capturée, horodatée et certifiée immédiatement

Étape 5 — Configuration du paiement automatique

Option A — Prélèvement SEPA (recommandé)

1. Aller dans Clients → [Client] → Paiement → Ajouter un mandat SEPA
2. Saisir l'IBAN du client (ou scanner le RIB fourni)
3. Boxanet génère automatiquement le mandat de prélèvement SEPA
4. Le client signe le mandat (sur tablette ou par email — même flux que le contrat)
5. La référence unique de mandat (RUM) est enregistrée
6. Le premier prélèvement sera effectué selon le calendrier défini (généralement le 1er ou le 5 du mois suivant)

Option B — Paiement par carte bancaire

1. Aller dans Clients → [Client] → Paiement → Ajouter une carte
2. Envoyer un lien de saisie sécurisé au client par email ou SMS
3. Le client saisit ses coordonnées carte sur la page Stripe sécurisée
4. La carte est enregistrée pour les prélèvements mensuels automatiques
5. Un paiement de test de 1 € peut être effectué pour valider la carte (remboursé immédiatement)

Option C — Virement ou paiement manuel

Pour les clients qui préfèrent payer par virement ou en espèces :

1. Dans le profil client, sélectionner "Paiement manuel"
2. Boxanet génère les factures normalement mais ne tente pas de prélèvement automatique
3. Une relance manuelle sera nécessaire chaque mois si le paiement n'est pas reçu

Étape 6 — Remise des accès (badge ou code PIN)

Badge NFC

1. Dans Clients → [Client] → Accès → Attribuer un badge
2. Scanner le badge NFC vierge avec le lecteur USB de l'accueil
3. Boxanet assigne le numéro du badge au client
4. Cliquer sur "Activer le badge" — l'accès est opérationnel dans les 30 secondes
5. Remettre le badge physique au client

Code PIN

1. Dans Clients → [Client] → Accès → Générer un code PIN
2. Choisir entre code automatique (aléatoire à 6 chiffres) ou code personnalisé (à la demande du client)
3. Cliquer sur "Activer"
4. Communiquer le code au client (de préférence par SMS sécurisé — bouton disponible dans Boxanet)

Paramétrage des horaires d'accès

Si le client a une formule avec accès restreint :

1. Dans Accès → Horaires autorisés, définir les créneaux spécifiques
2. En dehors de ces créneaux, le badge/code sera refusé même si actif

Étape 7 — Visite de la box et état des lieux d'entrée

Visite physique

1. Accompagner le client jusqu'à sa box
2. Vérifier avec lui :

1. Tester l'accès avec le badge ou le code sur place

État des lieux dans Boxanet

1. Aller dans Contrats → [Contrat] → État des lieux → Entrée
2. Renseigner ou confirmer les observations (case à cocher + commentaire libre)
3. Photographier la box (upload possible directement dans Boxanet)
4. Faire signer l'état des lieux au client (même flux de signature électronique)
5. Le document est archivé et lié au contrat

Email de bienvenue automatique

Dès que le contrat est signé et les accès activés, Boxanet envoie automatiquement un email de bienvenue au client contenant :

• Le récapitulatif de son contrat (box, loyer, date de début)
• Le calendrier des prochaines échéances de paiement
• Les horaires d'accès du centre
• Le lien de connexion à son espace client
• Les coordonnées du gestionnaire du centre
• Le lien vers la FAQ clients

Checklist de contrôle post-onboarding

Vérifier chaque point avant de clôturer le dossier d'onboarding :

Cas particulier — Onboarding B2B

L'onboarding B2B suit le même processus que le B2C avec les différences suivantes :

Documents supplémentaires

• Kbis de moins de 3 mois
• Statuts de la société (si signature par un mandataire non dirigeant)
• Pouvoir de signature si nécessaire
• RIB professionnel pour le mandat SEPA

Facturation spécifique

• La facture est émise au nom de la raison sociale, pas au nom du particulier
• Le SIRET apparaît sur la facture (mention obligatoire pour les B2B)
• Si le client est soumis à la TVA intracommunautaire ou à l'auto-liquidation, configurer l'exonération dans le profil client

Délégation d'accès

Un client B2B peut avoir plusieurs personnes habilitées à accéder à la box (employés, livreurs...) :

1. Dans Clients → [Client] → Accès → Sous-comptes
2. Ajouter les personnes habilitées avec leur propre badge ou code PIN
3. Chaque sous-compte est tracé indépendamment dans le journal des accès

Contrat-cadre multi-boxes

Si le client B2B loue plusieurs boxes :

1. Créer un contrat-cadre depuis Contrats → Nouveau contrat-cadre
2. Y rattacher toutes les boxes louées
3. La facturation est consolidée sur une seule facture mensuelle au nom de la société