Créer un contrat de location
Ce guide explique comment créer un contrat de location dans Boxanet, depuis la vérification des prérequis jusqu'à l'activation automatique après signature. Il couvre également les cas particuliers (contrats B2B, relance des signatures en attente).
Prérequis avant de créer un contrat
Avant de démarrer la création d'un contrat, vérifiez impérativement les deux conditions suivantes. L'absence de l'une ou l'autre bloquera le processus.
1. Une box disponible
La box doit être en statut available. Vérifiez cela dans Boxes → Liste en filtrant sur le statut.
⚠️⚠️ Attention : Une box en statut
maintenance ou occupied ne peut pas être associée à un nouveau contrat. Si une box sort de maintenance imminente, coordonnez-vous avec le responsable technique avant de promettre une disponibilité au client.2. Un profil client complet avec un profil de facturation
Le client doit avoir un profil valide dans Boxanet, comprenant :
Champs obligatoires pour tout client- Nom et prénom (ou raison sociale pour B2B)
- Adresse email (pour la signature électronique)
- Adresse postale
- Mode de paiement enregistré ou sélectionné
| Champ | Particulier (B2C) | Entreprise (B2B) |
|---|---|---|
| Pièce d'identité | Obligatoire | Obligatoire (signataire) |
| Date de naissance | Obligatoire | Non |
| SIRET | Non | Obligatoire |
| Raison sociale | Non | Obligatoire |
| Nom du signataire | Non (client = signataire) | Obligatoire |
💡💡 Conseil : Avant de créer le contrat, ouvrez la fiche client et vérifiez que l'onglet Facturation affiche bien un statut « Profil complet ». Si un champ manque, Boxanet vous indiquera lequel lors de la tentative de création du contrat.
Créer un contrat : pas à pas
Accéder à la création de contrat
Deux chemins sont possibles :
- Depuis la fiche client : Clients → [fiche client] → Contrats → Nouveau contrat
- Depuis la fiche box : Boxes → [fiche box] → Créer un contrat
Section 1 — Informations générales
Date de début La date à laquelle le client accède à la box. C'est à partir de cette date que la facturation démarre. Date de fin Laissez ce champ vide pour un contrat à durée indéterminée (le plus courant). Renseignez une date uniquement si le client souhaite un engagement à durée déterminée (ex. : 3 mois de stockage pendant des travaux).💡💡 Conseil : Même sans date de fin, précisez dans les conditions générales la durée minimale d'engagement, généralement 1 mois. Cela évite les résiliations le lendemain de l'entrée.
Loyer mensuel
Renseigné automatiquement selon la grille tarifaire de la box. Vous pouvez le modifier manuellement si une remise commerciale a été accordée (nécessite le rôle manager ou admin).
Section 2 — Conditions financières
| Champ | Description | Valeur par défaut |
|---|---|---|
| Loyer mensuel HT | Loyer de base sans taxes | Selon grille tarifaire |
| TVA | Calculée automatiquement à 20 % | Automatique |
| Dépôt de garantie | Caution remboursable à la fin | 1 ou 2 mois selon paramétrage |
| Frais d'inscription | Forfait unique à l'entrée | Selon paramétrage site |
| Option assurance | Couverture biens stockés | Optionnel |
Le premier encaissement comprend :
- Le dépôt de garantie
- Les frais d'inscription
- Le loyer du premier mois (ou prorata si entrée en cours de mois)
⚠️⚠️ Attention : Le prorata est calculé automatiquement si la date de début n'est pas le 1er du mois. Vérifiez le montant avant de l'envoyer au client pour éviter des contestations.
Section 3 — Options et assurance
Si votre site propose des formules d'assurance en partenariat, elles apparaissent dans cette section. Le client peut choisir parmi plusieurs niveaux de couverture.
L'ajout d'une option assurance modifie le loyer mensuel total mais n'impacte pas le dépôt de garantie.
Section 4 — Conditions contractuelles
Boxanet utilise des modèles de contrat prédéfinis. Sélectionnez le modèle adapté :
- Contrat standard particulier (B2C, durée indéterminée)
- Contrat standard entreprise (B2B, durée indéterminée)
- Contrat courte durée (B2C ou B2B, durée déterminée ≤ 6 mois)
Générer le PDF du contrat
Une fois le formulaire complété, cliquez sur Prévisualiser le contrat pour vérifier le document avant envoi.
Éléments à vérifier dans le PDF
- [ ] Nom et coordonnées du client exacts
- [ ] Adresse et référence de la box
- [ ] Dates de début (et de fin si applicable)
- [ ] Loyer mensuel TTC correct
- [ ] Montant du dépôt de garantie
- [ ] Frais d'inscription
- [ ] Option assurance (présente ou absente selon le choix)
- [ ] Conditions générales de la bonne version
💡💡 Conseil : Vérifiez particulièrement les montants TTC sur le PDF final, car c'est ce que le client va signer. Une erreur à ce stade oblige à annuler et recréer le contrat.
Si tout est correct, cliquez sur Générer et envoyer pour signature.
Envoi pour signature électronique
Boxanet envoie automatiquement un email au client avec un lien de signature sécurisé. Le contrat passe en statut pending_signature.
Ce que reçoit le client
- Un email avec le lien de signature (valide 7 jours)
- Le PDF du contrat en pièce jointe pour lecture préalable
- Les instructions pour apposer la signature électronique
Signature en présentiel sur tablette
Si le client est présent dans votre agence, vous pouvez lui faire signer directement sur tablette :
- Ouvrez le lien de signature depuis votre espace Boxanet (bouton Ouvrir le lien de signature)
- Passez la tablette au client
- Il appose sa signature et confirme son identité
Activation automatique après signature
Dès que le client signe électroniquement, Boxanet déclenche automatiquement une série d'actions.
Séquence d'activation
Client signe le contrat
│
▼
Contrat → statut "active"
│
├── Box → statut "occupied"
├── Génération de la facture d'entrée (statut "issued")
├── Envoi email de bienvenue au client
└── Création des accès (badge NFC ou code PIN)⚠️⚠️ Attention : Si le premier paiement est requis avant l'activation (selon la configuration de votre site), le contrat reste en
pending_signature même après signature jusqu'à confirmation du paiement. Vérifiez votre paramétrage dans Configuration → Contrats.Contrats en attente de signature : suivi et relance
Tableau de bord des signatures en attente
Depuis Contrats → En attente de signature, consultez tous les contrats au statut pending_signature avec :
- La date d'envoi
- Le délai écoulé
- L'état de lecture (email ouvert ? document consulté ?)
- Le bouton de relance
Procédure de relance
Relance automatique : Boxanet envoie un rappel email automatique à J+1 si le contrat n'a pas été consulté, et à J+2 si le document a été ouvert mais pas signé. Relance manuelle :- Ouvrez le contrat concerné
- Cliquez sur Relancer le client
- Sélectionnez le canal (email, SMS ou les deux)
- Personnalisez le message si nécessaire
- Validez
💡💡 Conseil : Un appel téléphonique reste le moyen le plus efficace de débloquer une signature. Utilisez la relance SMS ou email comme appui, pas comme substitut à l'appel.
Expiration du lien de signature
Le lien de signature expire après 7 jours. Si le client tente de signer après cette date, il verra un message d'erreur. Dans ce cas :
- Ouvrez le contrat dans Boxanet
- Cliquez sur Générer un nouveau lien de signature
- Le nouveau lien est valable 7 jours supplémentaires
Cas particulier : contrat B2B
Les contrats pour les entreprises suivent le même processus mais nécessitent quelques étapes supplémentaires.
Spécificités B2B
Vérification du SIRET Boxanet vérifie automatiquement le SIRET via l'API Sirene lors de la création du profil entreprise. En cas d'erreur, vérifiez la saisie et relancez la vérification manuellement. Signataire habilité Le signataire doit être habilité à engager la société (gérant, directeur, ou toute personne disposant d'une délégation de pouvoir). En cas de doute, demandez un extrait Kbis récent. Facturation société- La facture est émise au nom de la société (raison sociale + SIRET)
- Le numéro de TVA intracommunautaire est requis pour les entreprises étrangères
- Possibilité d'ajouter une référence achat (numéro de bon de commande) sur les factures
💡💡 Conseil : Pour les entreprises qui gèrent plusieurs boxes, proposez un compte entreprise consolidé qui regroupe toutes les boxes et toutes les factures sur une seule fiche client. Cela facilite leur comptabilité.
Tableau récapitulatif des statuts de contrat
| Statut | Description | Actions disponibles |
|---|---|---|
pending_signature | Contrat généré, en attente de signature | Relancer, annuler, régénérer le lien |
active | Contrat signé et actif | Modifier (avenant), suspendre, résilier |
suspended | Contrat actif mais temporairement suspendu | Réactiver, résilier |
terminated | Contrat résilié, archivé | Consulter uniquement |
⚠️⚠️ Attention : Un contrat en statut
terminated ne peut pas être réactivé. Si un client souhaite reprendre une box après résiliation, vous devez créer un nouveau contrat.FAQ
Q : Peut-on créer un contrat sans envoyer de signature électronique ? Oui. Après génération du PDF, choisissez Télécharger uniquement au lieu d'Envoyer pour signature. Imprimez le contrat, faites-le signer physiquement, puis scannez et importez le document signé via Contrat → Importer signature manuelle. Passez le statut enactive manuellement (manager ou admin requis).
Q : La box est disponible mais le client est mineur. Peut-on créer un contrat ?
Non. Boxanet ne permet pas la création d'un contrat pour un client mineur. Un représentant légal doit signer le contrat en son nom propre, en précisant qu'il agit pour le compte du mineur.
Q : Peut-on associer deux clients au même contrat (co-titulaires) ?
Non, Boxanet ne supporte pas la co-titularité sur un contrat. Un seul client principal est associé au contrat. Pour les accès, vous pouvez ajouter des utilisateurs secondaires sans qu'ils soient co-titulaires.
Q : Comment modifier le loyer après que le contrat a été envoyé pour signature mais avant qu'il soit signé ?
Vous devez annuler la procédure de signature en cours (Contrat → Annuler la signature), modifier les conditions, regénérer le PDF et renvoyer. Le lien précédent est automatiquement invalidé.