Suivi commercial et CRM

Table des matières

1. Créer un lead
2. Sources de leads
3. Pipeline et statuts
4. Qualifier un lead
5. Score de lead automatique
6. Convertir un lead en client
7. Assigner et notifier
8. Rapports commerciaux
9. FAQ

Créer un lead

Création manuelle

1. Allez dans CRM → Leads → + Nouveau lead.
2. Remplissez les informations de base :

1. Cliquez sur "Créer le lead".

Le lead apparaît immédiatement dans la colonne "Nouveau" du pipeline Kanban.

Création depuis un formulaire de contact

Les formulaires de contact intégrés sur votre site vitrine Boxanet créent automatiquement des leads dans le CRM. Aucune action manuelle n'est nécessaire — le lead est créé avec la source "Formulaire web" et une notification est envoyée aux managers du site.

Sources de leads

Boxanet trace automatiquement la source de chaque lead pour vous permettre d'analyser vos canaux d'acquisition :

Pipeline et statuts

Vue Kanban

Le pipeline CRM s'affiche en vue Kanban avec une colonne par statut. Faites glisser les leads d'une colonne à l'autre pour changer leur statut, ou ouvrez la fiche lead pour un changement guidé.

Les six statuts du pipeline

Nouveau → Contacté → Qualifié → [Converti / Perdu / Spam]

Changer le statut d'un lead

Depuis la vue Kanban : faites glisser la carte lead vers la colonne cible.

Depuis la fiche lead :

1. Ouvrez la fiche du lead.
2. Cliquez sur le badge de statut actuel en haut de la fiche.
3. Sélectionnez le nouveau statut.
4. Ajoutez une note explicative (obligatoire pour les statuts "Perdu" et "Spam").

L'historique complet des changements de statut est conservé (audit trail) avec l'utilisateur, la date et la note associée.

Qualifier un lead

La qualification transforme un simple contact en opportunité commerciale mesurable.

Ouvrir le formulaire de qualification

1. Depuis la fiche du lead, cliquez sur "Qualifier ce lead" ou passez le statut à "Qualifié".
2. Le formulaire de qualification s'ouvre.

Informations à saisir

Besoins

• Surface souhaitée (m²) : 6, 8, 10, 15, 20...
• Type de contenu à stocker : mobilier, archive professionnelle, stock entreprise, véhicule
• Date de démarrage souhaitée (ex. : 15/07/2026)
• Durée prévisionnelle : court terme (< 3 mois), moyen terme (3-12 mois), long terme (> 1 an)

Budget

• Budget mensuel maximum (ex. : 150 €/mois)
• Mode de paiement préféré : CB, virement, prélèvement

Motivation

• Raison principale : déménagement, rénovation travaux, fin de bail commercial, croissance entreprise, autre
• Urgence : pas urgent, sous 2 semaines, immédiate

Assignation

• Collaborateur responsable du lead
• Prochaine action : rappel programmé, visite, envoi devis

Score de lead automatique

Boxanet calcule automatiquement un score de 0 à 100 pour chaque lead qualifié, basé sur plusieurs critères pondérés :

Critères de scoring

Interpréter le score

• 80-100 : Lead chaud — à traiter en priorité absolue dans les 2 heures
• 60-79 : Lead tiède — à recontacter dans la journée
• 40-59 : Lead froid — suivi hebdomadaire recommandé
• 0-39 : Lead peu qualifié — à disqualifier ou mettre en veille

Le score est recalculé automatiquement à chaque mise à jour du profil du lead.

Convertir un lead en client

La conversion est l'étape finale qui transforme un prospect en client avec un contrat de location actif.

Processus de conversion

1. Dans la fiche du lead qualifié, cliquez sur "Convertir en client".
2. L'assistant de conversion s'ouvre en 3 étapes :

Étape 1 : Créer le compte client Les informations du lead (nom, email, téléphone) sont pré-remplies. Complétez les informations manquantes (adresse, pièce d'identité). Vous pouvez aussi lier le lead à un compte client existant si le contact avait déjà été client par le passé.

Étape 2 : Créer le contrat L'assistant ouvre directement le formulaire de création de contrat avec les informations du lead pré-remplies (surface souhaitée, site, budget). Sélectionnez la box correspondante et finalisez les conditions financières.

Étape 3 : Confirmation La conversion est validée. Le lead passe au statut "Converti" et un lien est établi entre la fiche lead et le contrat pour la traçabilité.

Assigner et notifier

Assigner un lead à un collaborateur

1. Dans la fiche lead, section "Assignation", cliquez sur "Assigner".
2. Sélectionnez le collaborateur dans la liste déroulante (filtrée par site).
3. Cliquez sur "Confirmer l'assignation".

Le collaborateur assigné reçoit une notification par email et/ou SMS selon ses préférences de notification.

Programmer un rappel

1. Dans la fiche lead, cliquez sur "+ Rappel".
2. Sélectionnez la date et l'heure du rappel.
3. Ajoutez une note (ex. : "Rappeler Jean Martin — intéressé par box 8m² disponible à partir du 20/07").
4. Le rappel apparaît dans le calendrier de l'assignataire et génère une notification à l'heure prévue.

Notifications de nouveaux leads

Configurez les alertes de nouveaux leads dans Paramètres → Notifications → Nouveaux leads :

• Email immédiat : email envoyé dès la création d'un lead
• SMS : SMS pour les leads urgents (score > 80)
• Résumé quotidien : email récapitulatif chaque matin à 8h
• Canal WhatsApp : notification sur votre WhatsApp professionnel (si intégration configurée)

Rapports commerciaux

Tableau de bord CRM

Accédez à CRM → Rapports pour visualiser :

Funnel de conversion

Nouveaux leads : 87
      ↓ 68%
Contactés      : 59
      ↓ 71%
Qualifiés      : 42
      ↓ 38%
Convertis      : 16

Métriques clés

Performances par source Comparez l'efficacité de chaque canal d'acquisition : taux de conversion, coût par lead, revenu généré.

Performances par collaborateur Si plusieurs commerciaux utilisent Boxanet, comparez leurs performances individuelles (leads traités, taux de conversion, délai de réponse).

Exporter les rapports

Tous les rapports sont exportables en CSV ou PDF depuis le bouton "Exporter" en haut à droite de chaque vue.

FAQ

Q1. Comment éviter les leads en double dans le CRM ? Boxanet détecte automatiquement les doublons potentiels lors de la création (même email ou même numéro de téléphone) et affiche un avertissement. Pour nettoyer les doublons existants, utilisez CRM → Outils → Détecter et fusionner les doublons. La fusion conserve l'historique complet des deux fiches.

Q2. L'agent IA WhatsApp répond-il en mon nom ? Non, l'agent IA WhatsApp répond avec l'identité de votre centre (nom et logo configurés). Il peut répondre aux questions fréquentes (disponibilité, tarifs, horaires), qualifier les besoins, et créer le lead dans Boxanet. Pour les questions complexes ou la négociation, il peut transférer la conversation à un humain selon les règles que vous définissez dans Paramètres → WhatsApp → Escalade.

Q3. Combien de temps conserver les leads perdus ? Les leads sont conservés indéfiniment dans Boxanet. Les leads perdus restent consultables et peuvent être réactivés si le prospect revient. Définissez une politique de réactivation : contactez les leads perdus 6 mois après la perte si vous avez de nouvelles disponibilités correspondant à leur besoin.

Q4. Peut-on importer des leads depuis un fichier Excel ? Oui, via CRM → Importer des leads → Import CSV. Téléchargez le modèle, remplissez vos colonnes et importez. Les doublons sont détectés lors de l'import. Sources disponibles à l'import : liste achetée, fichier salon, import CRM précédent.

Q5. Comment mesurer le ROI des portails (Jestocké, etc.) ? Dans CRM → Rapports → Performances par source, filtrez sur la source "Jestocké". Vous verrez le nombre de leads, le taux de conversion et le CA généré. Comparez avec le coût mensuel du portail pour calculer votre coût d'acquisition client (CAC) et votre ROI.