Comprendre la facturation automatique

La facturation automatique est le moteur financier de Boxanet. Comprendre son fonctionnement vous permet d'anticiper les problèmes, de répondre aux questions clients et d'assurer un suivi comptable rigoureux. Ce guide couvre l'ensemble du cycle de vie d'une facture, de sa génération jusqu'à son règlement.

Le cycle de facturation mensuel

Quand les factures sont-elles générées ?

Boxanet génère les factures en début de mois, pour la période à venir. Ce mode de facturation s'appelle la facturation à terme à échoir : le client paie avant de bénéficier du service.

Concrètement :

• Les factures du mois de juillet sont générées le 1er juillet (ou le premier jour ouvré suivant).
• Elles couvrent la période du 1er au 31 juillet.
• La date d'échéance est fixée à J+15 par défaut (configurable dans les paramètres du site).

Calendrier type d'un cycle mensuel

Factures au prorata

Pour les contrats qui démarrent en cours de mois, Boxanet génère une facture au prorata temporis couvrant uniquement les jours restants dans le mois. Le calcul est : (loyer mensuel / nombre de jours du mois) × jours restants.

Contenu d'une facture Boxanet

Structure d'une facture

Chaque facture générée par Boxanet contient les informations suivantes :

• Numéro de facture (format séquentiel)
• Date de facturation
• Date d'échéance
• Coordonnées de votre société (exploitant)
• Coordonnées du client (nom, adresse, email)
• Numéro de contrat associé

• Sous-total HT
• TVA 20% (auto-calculée)
• Total TTC
• Modalités de paiement acceptées
• Mentions légales obligatoires (numéro SIRET, etc.)

Les avoirs (credit_note)

Boxanet peut générer des avoirs (type credit_note) dans les cas suivants :

• Remboursement partiel d'une période non utilisée
• Correction d'une erreur de facturation
• Geste commercial accordé au client

Numérotation des factures

Format séquentiel

Les factures Boxanet suivent un format de numérotation annuel séquentiel :

FAC-AAAA-NNNNN

Exemples :

• FAC-2026-00001 — première facture de l'année 2026
• FAC-2026-00157 — 157e facture de l'année 2026

Numérotation des avoirs

Les avoirs suivent leur propre séquence :

AVO-AAAA-NNNNN

Envoi automatique par email

Comment fonctionne l'envoi ?

Dès qu'une facture passe du statut draft au statut issued, Boxanet envoie automatiquement un email au client contenant :

• Un résumé du montant dû
• La date d'échéance
• Un lien de paiement direct (CB en ligne via Stripe)
• La facture en pièce jointe au format PDF

Personnalisation des emails

Le template d'email (objet, corps du message, signature) est configurable dans Paramètres > Notifications > Templates d'email. Vous pouvez y intégrer votre logo et adapter le ton du message à votre charte de communication.

Statuts d'une facture

Tableau des statuts

Transitions de statut autorisées

draft → issued → paid
draft → issued → overdue → paid
draft → cancelled
issued → cancelled (via avoir intégral)

Factures d'acompte (premier loyer)

À la signature du contrat

Lors de la signature d'un contrat, Boxanet génère automatiquement une facture d'acompte couvrant le premier mois (ou la période restant jusqu'à la fin du premier mois). Cette facture est émise immédiatement, indépendamment du cycle mensuel habituel.

Elle peut inclure :

• Le loyer de la première période (proratisé si nécessaire)
• Le dépôt de garantie (si applicable)
• Les frais de dossier
• La caution pour le badge ou le code d'accès

Différence avec le cycle mensuel normal

Modifier une facture avant envoi

Ce qui est possible en statut draft

Tant qu'une facture est en statut draft, vous pouvez :

1. Modifier le montant d'une ligne de détail (ex. : ajuster un loyer, ajouter une option)
2. Ajouter ou supprimer une ligne de détail
3. Modifier la date d'échéance
4. Changer la date de facturation (dans la limite des règles comptables)
5. Supprimer la facture si elle a été générée par erreur

Procédure de modification

1. Rendez-vous dans Facturation > Liste des factures
2. Filtrez par statut Brouillon
3. Cliquez sur la facture à modifier
4. Utilisez le bouton Modifier (crayon)
5. Effectuez vos changements
6. Cliquez sur Sauvegarder

Factures non envoyées : que faire ?

Identifier les factures bloquées en draft

Une facture peut rester en statut draft si :

• L'envoi automatique a échoué (problème d'email, adresse invalide)
• Vous avez mis l'envoi automatique en pause manuellement
• Une erreur de génération a empêché la finalisation

Actions correctives

Tableau récapitulatif complet des statuts

Questions fréquentes (FAQ)

Vérifiez d'abord l'adresse email dans sa fiche client. Ensuite, contrôlez les logs d'envoi dans Paramètres > Logs email. Si l'email a été envoyé mais non reçu, demandez au client de vérifier ses spams. Vous pouvez renvoyer la facture manuellement depuis la fiche facture > Renvoyer par email.

Oui. Depuis Facturation > Nouvelle facture, vous pouvez créer une facture manuelle pour un client donné, avec les lignes de détail de votre choix. Cette facture ne sera pas générée par l'automatisme mensuel.

Créez un avoir (facture de type credit_note) pour annuler tout ou partie de la facture erronée. Puis, si nécessaire, créez une nouvelle facture avec le montant correct. Les deux documents restent dans l'historique comptable.

Oui. Boxanet conserve toutes les factures indéfiniment dans la base de données. La législation française impose une durée minimale de conservation de 10 ans pour les documents comptables. Vous pouvez exporter les factures en PDF ou en CSV depuis le module Facturation.