Créer son premier contrat de location
Table des matières
- Prérequis avant le premier contrat
- Créer le profil client
- Sélectionner une box disponible
- Configurer le loyer
- Générer le contrat PDF
- Envoyer pour signature électronique
- Configurer le paiement automatique
- Activation du badge d'accès
- FAQ
Prérequis avant le premier contrat
Avant de créer votre tout premier contrat, vérifiez que les éléments suivants sont en place. Cette vérification prend 2 minutes et vous évitera des blocages en cours de route.
Checklist rapide
| Élément | Où vérifier | Statut |
|---|---|---|
| Au moins une box en statut "Disponible" | Boxes → Liste des boxes | À vérifier |
| Tarification configurée | Paramètres → Tarification | À vérifier |
| Modèle de contrat configuré | Paramètres → Contrats → Modèles | À vérifier |
| Signature électronique active (si souhaitée) | Paramètres → Intégrations → Signature | Optionnel |
| Stripe ou SEPA configuré (si paiement auto) | Paramètres → Intégrations | Optionnel |
💡💡 Conseil : Si vous démarrez tout juste et que certains éléments optionnels ne sont pas encore configurés (signature électronique, paiement auto), vous pouvez tout de même créer un contrat valide. La signature papier et le paiement manuel fonctionnent parfaitement pour les premiers clients.
Informations à recueillir auprès du client
Avant de commencer la saisie dans Boxanet, ayez sous la main :
Pour un client particulier (B2C) :- Nom, prénom
- Adresse email
- Numéro de téléphone mobile
- Adresse postale complète
- Pièce d'identité (CNI ou passeport) — pour vérification en accueil
- IBAN (si paiement SEPA)
- Raison sociale
- SIRET
- Adresse du siège social
- Nom et email du contact commercial
- Numéro de TVA intracommunautaire
- IBAN de l'entreprise (si paiement SEPA)
Créer le profil client
La première étape consiste à créer la fiche client dans Boxanet. Si le client a déjà un compte (il s'est inscrit en ligne ou a déjà loué chez vous), recherchez-le plutôt que d'en créer un nouveau.
Rechercher un client existant
- Dans la barre de recherche globale (en haut de l'interface), tapez le nom, email ou téléphone du client.
- Si le client apparaît dans les résultats, cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche.
- Vérifiez que ses informations sont à jour.
- Passez directement à l'étape Sélectionner une box disponible.
Créer un nouveau profil client
- Allez dans Clients → + Nouveau client.
- Sélectionnez le type de client :
- Renseignez : Civilité, Prénom, Nom.
- Saisissez l'adresse email (elle servira d'identifiant pour l'espace client).
- Numéro de téléphone mobile (obligatoire pour recevoir le code OTP de signature).
- Adresse postale complète.
- Date de naissance (optionnel, utile pour la vérification d'identité).
- Saisissez la raison sociale.
- SIRET (14 chiffres). Boxanet récupère automatiquement les informations de l'entreprise depuis le répertoire SIRENE si le SIRET est reconnu.
- Numéro de TVA intracommunautaire.
- Adresse du siège social.
- Contact de facturation : nom, email, téléphone.
- Cliquez sur "Enregistrer le client".
💡💡 Conseil : Si le SIRET est reconnu dans SIRENE, les champs adresse et raison sociale se remplissent automatiquement. Vérifiez quand même les informations, notamment l'adresse (certaines entreprises ont déménagé sans mettre à jour le KBIS).
Envoyer les accès à l'espace client
Pour que le client puisse accéder à son espace personnel (consulter ses contrats, payer en ligne, télécharger ses factures) :
- Dans la fiche client, cliquez sur "Envoyer les accès".
- Vérifiez l'adresse email.
- Cliquez sur "Envoyer".
Sélectionner une box disponible
Depuis la fiche client (méthode recommandée)
- Depuis la fiche client que vous venez de créer, cliquez sur "+ Nouveau contrat".
- La liste des boxes disponibles s'affiche.
- Filtrez si nécessaire par : taille, zone, étage.
- Cliquez sur la box souhaitée pour la sélectionner.
- La fiche de la box s'affiche en aperçu (dimensions, surface, étage, zone, loyer calculé).
- Confirmez la sélection.
💡💡 Conseil : Activez le plan interactif du site (Boxes → Plan du site) pour montrer au client la position exacte de la box dans le centre, si vous êtes en situation d'accueil physique.
Depuis la liste des boxes
- Allez dans Boxes → Liste des boxes.
- Filtrez par statut "Disponible".
- Cliquez sur la box souhaitée.
- Dans la fiche de la box, cliquez sur "Louer cette box".
- Sélectionnez le client (champ de recherche).
- Continuez la création du contrat.
Vérification de la box
Avant de valider la sélection, vérifiez visuellement (ou de mémoire) :
- La box est physiquement propre et accessible
- La serrure ou le cadenas est en bon état
- L'éclairage fonctionne
⚠️⚠️ Attention : Une box sélectionnée pour un contrat en cours de création est temporairement "Réservée" pendant 24 heures. Si vous abandonnez la création du contrat sans aller jusqu'au bout, la box se libère automatiquement après ce délai.
Configurer le loyer
Le loyer mensuel est calculé automatiquement par Boxanet sur la base du tarif au m² et des règles de prix configurées. Vous pouvez le consulter et, si nécessaire, le modifier.
Loyer calculé automatiquement
Le formulaire de création de contrat affiche :
| Ligne | Détail |
|---|---|
| Surface de la box | Ex. : 8 m² (2,50 m × 3,20 m) |
| Tranche tarifaire applicable | Ex. : 6 à 12 m² → 18,00 €/m²/mois |
| Règle d'étage | Ex. : RDC +10% → +1,80 €/m² |
| Règle de zone | Ex. : Zone standard → +0% |
| Loyer HT avant remise | Ex. : 158,40 €/mois HT |
| Remise commerciale | Ex. : 0% |
| Loyer HT net | Ex. : 158,40 €/mois HT |
| TVA 20% | Ex. : 31,68 € |
| Loyer TTC | Ex. : 190,08 €/mois TTC |
Modifier le loyer
Si vous avez négocié un loyer différent avec le client (remise commerciale, offre de lancement) :
- Cliquez sur "Modifier le loyer".
- Deux options :
- Saisissez le motif de la remise (ex. : "Offre de lancement premier client").
⚠️⚠️ Attention : Un loyer inférieur au tarif plancher configuré dans Paramètres → Tarification → Prix minimum nécessite une validation par un manager. Un message d'alerte vous en informera.
Date de début et fréquence
Date de début du contrat : Sélectionnez la date de prise d'effet du contrat dans le calendrier. Par défaut, c'est la date du jour. Date de fin (optionnelle) : Laissez vide pour un contrat à durée indéterminée (le plus courant). Saisissez une date de fin pour un contrat à durée déterminée (ex. : stockage temporaire pendant des travaux). Date d'échéance mensuelle : Par défaut, l'échéance mensuelle est fixée au même jour que la date de début. Exemple : contrat démarrant le 15 → échéance le 15 de chaque mois. Vous pouvez la modifier si nécessaire. Premier loyer (prorata) : Si le contrat démarre en cours de mois, Boxanet calcule automatiquement le prorata. Vérifiez le montant affiché.Générer le contrat PDF
Sélectionner le modèle de contrat
- Dans le formulaire de contrat, sélectionnez le modèle de contrat applicable :
- Les variables du contrat sont remplies automatiquement (nom client, box, loyer, dates, etc.).
Ajouter des clauses particulières
Si le client bénéficie de conditions spéciales non prévues dans le modèle standard :
- Cliquez sur "Clauses particulières".
- Saisissez le texte en français clair.
- Ces clauses sont ajoutées à la fin du contrat, dans une section dédiée.
Ajouter les options contractuelles
Sélectionnez les options souscrites par le client :
- [ ] Assurance des biens (avec le montant de la valeur déclarée)
- [ ] Gardiennage renforcé
- [ ] Accès étendu (24h/24, 7j/7)
- [ ] Autres options disponibles
Prévisualiser le contrat
- Cliquez sur "Prévisualiser le contrat".
- Le PDF s'ouvre dans un onglet ou une fenêtre.
- Vérifiez :
⚠️⚠️ Attention : Vérifiez soigneusement le contrat avant de l'envoyer pour signature. Une fois signé électroniquement, le contrat ne peut plus être modifié sans créer un avenant.
Envoyer pour signature électronique
Via signature électronique (recommandé)
- Après prévisualisation, cliquez sur "Envoyer pour signature".
- Vérifiez l'adresse email du client (destinataire de la demande de signature).
- Personnalisez si souhaité le message accompagnant la demande.
- Cliquez sur "Envoyer".
- Le client reçoit un email avec un bouton "Signer le contrat"
- Il clique sur le lien et accède au document en ligne
- Il lit le contrat et clique sur "Signer"
- Il reçoit un code OTP par SMS sur son mobile
- Il saisit le code pour valider sa signature
- Vous et le client recevez le PDF signé par email
- Le contrat passe en statut "En attente de signature"
- Dès la signature, il passe en statut "Signé" et la box passe en "Occupée"
- Le badge d'accès peut être activé (voir étape suivante)
💡💡 Conseil : Suivez l'avancement de la signature en temps réel dans Contrats → [Contrat] → Onglet Signature. Si le client n'a pas signé après 48h, cliquez sur "Renvoyer la demande de signature" pour lui envoyer un rappel.
Via signature papier
Si le client est présent et préfère signer sur papier, ou si la signature électronique n'est pas configurée :
- Cliquez sur "Imprimer le contrat" (génère un PDF formaté pour impression).
- Imprimez deux exemplaires.
- Faites signer les deux exemplaires par le client.
- Gardez un exemplaire, remettez l'autre au client.
- Dans Boxanet, cliquez sur "Marquer comme signé manuellement".
- Téléchargez le scan du contrat signé dans l'encart "Pièces jointes".
- Confirmez.
Configurer le paiement automatique
Paiement par CB (Stripe)
Si le client souhaite payer par carte bancaire :
- Dans la fiche du contrat (onglet "Paiement"), cliquez sur "Configurer le paiement CB".
- Un lien sécurisé est généré pour que le client saisisse sa carte.
- Envoyez ce lien au client (par email depuis Boxanet, ou copiez-le pour le partager autrement).
- Le client saisit ses coordonnées bancaires sur la page Stripe sécurisée.
- Une fois la carte enregistrée, le statut "Paiement CB configuré" apparaît dans Boxanet.
💡💡 Conseil : Si le client est présent à l'accueil, il peut saisir sa carte directement sur une tablette (votre tablette d'accueil) ou sur son propre téléphone. Le lien expire dans 24 heures pour des raisons de sécurité.
Prélèvement SEPA
Si le client souhaite payer par prélèvement bancaire :
- Dans l'onglet "Paiement", cliquez sur "Configurer le prélèvement SEPA".
- Saisissez les coordonnées bancaires du client : IBAN et BIC.
- Le mandat SEPA est inclus dans le contrat (si votre modèle le prévoit) ou généré séparément.
- Le client valide le mandat lors de la signature électronique (ou signe le mandat papier séparément).
- Le statut "Mandat SEPA signé" apparaît dans Boxanet.
Virement bancaire (manuel)
Si le client règle par virement :
- Dans l'onglet "Paiement", sélectionnez "Virement bancaire".
- Boxanet génère automatiquement une référence de virement unique pour ce contrat.
- Communiquez au client vos coordonnées bancaires (RIB) et la référence de virement.
- Chaque mois, après réception du virement, enregistrez le paiement manuellement dans Facturation → Factures → [Facture] → Enregistrer un paiement.
Activation du badge d'accès
Attribution automatique (si intégration configurée)
Si votre système de contrôle d'accès est connecté à Boxanet, le badge est activé automatiquement dès que le contrat passe en statut "Signé". Vous n'avez rien à faire manuellement.
Vérifiez que l'activation a bien eu lieu :
- Ouvrez le contrat.
- Onglet "Accès".
- Le badge doit apparaître avec le statut "Actif".
Attribution manuelle d'un badge NFC
Si vous gérez les badges manuellement :
- Ouvrez le contrat.
- Onglet "Accès" → "Assigner un badge".
- Saisissez le numéro du badge physique (imprimé sur la carte ou lu avec un lecteur NFC).
- Cliquez sur "Attribuer".
- Boxanet envoie la commande d'activation à votre système de contrôle d'accès.
- Si l'intégration est en mode manuel, programmez le badge sur votre système physique avec le numéro indiqué.
Attribution d'un code PIN
Si votre centre utilise des codes PIN :
- Onglet "Accès" → "Générer un code PIN".
- Cliquez sur "Générer". Un code à 6 chiffres est créé automatiquement.
- Communiquez le code au client (envoi automatique par email ou SMS si configuré).
- Le code est actif immédiatement dans le système de contrôle d'accès.
⚠️⚠️ Attention : Ne communiquez jamais le code PIN par un canal non sécurisé (post-it, message vocal non chiffré). Utilisez l'envoi par email ou SMS depuis Boxanet. Le client peut changer son code PIN depuis son espace client.
Tester l'accès
Avant de laisser le client partir, testez le badge ou le code :
- Accompagnez le client jusqu'à l'entrée du centre ou de sa zone.
- Testez le badge ou le code sur le lecteur physique.
- Vérifiez que l'accès est bien accordé.