FAQ Gestionnaires — Boxanet
Réponses aux questions fréquentes des gestionnaires et managers de centres de self-stockage utilisant Boxanet.
Configuration du centre
Comment ajouter un nouveau site dans Boxanet ? Allez dans Paramètres → Centres → Ajouter un centre. Renseignez le nom, l'adresse, les horaires d'accès et les coordonnées bancaires du site. Une fois créé, vous pouvez y ajouter des boxes et des utilisateurs. Voir le guide : Configurer un nouveau centre Comment importer mes boxes en lot (depuis un fichier Excel ou CSV) ? Boxanet propose un import CSV depuis Boxes → Import → Télécharger le modèle CSV. Remplissez le fichier avec les colonnes requises (référence, surface, tarif, étage, statut) et importez-le. Les erreurs de format sont signalées ligne par ligne avant la validation. Voir le guide : Importer des boxes en lot Comment personnaliser les modèles d'emails envoyés aux clients (relances, bienvenue, résiliation) ? Allez dans Paramètres → Communications → Modèles d'emails. Chaque événement (bienvenue, facture, relance J+3, relance J+15, suspension) possède son propre modèle personnalisable avec des variables dynamiques ({{client_prenom}}, {{montant_du}}, {{lien_paiement}}...). Voir le guide : Personnaliser les communications
Comment ajouter un collaborateur (concierge ou employé) ?
Allez dans Paramètres → Utilisateurs → Inviter un utilisateur. Saisissez son adresse email, choisissez son rôle (Concierge, Employé, Manager) et les sites auxquels il a accès. Il recevra un email d'invitation pour créer son mot de passe. Voir le guide : Gérer les utilisateurs
Comment configurer les tarifs des boxes (tarifs standard, saisonniers, promotionnels) ?
Allez dans Paramètres → Tarification. Vous pouvez définir des tarifs par box individuellement, ou appliquer des grilles tarifaires par surface/étage. Les promotions (ex. : premier mois offert, remise de X %) se configurent dans Paramètres → Promotions. Voir le guide : Configurer les tarifs
Gestion des clients
Comment transférer un client d'une box à une autre (même site ou site différent) ? Allez dans Contrats → [Contrat actif] → Modifier → Changer de box. Sélectionnez la nouvelle box et la date de transfert. Boxanet calcule automatiquement le prorata si le transfert a lieu en cours de mois et met à jour les accès (badge/code) pour la nouvelle box. Voir le guide : Transférer un contrat Comment calculer le prorata pour une résiliation en cours de mois ? Allez dans Contrats → [Contrat] → Résilier. Saisissez la date de fin souhaitée. Boxanet affiche automatiquement le calcul du prorata du dernier mois. Exemple : résiliation le 15 juillet, loyer 120 €/mois → 14 jours facturés = 120 × (14/31) = 54,19 €. Voir le guide : Résilier un contrat Comment désactiver l'accès d'un client pour impayé ? Allez dans Clients → [Client] → Accès → Suspendre l'accès. Choisissez la raison "Impayé" et confirmez. Le client reçoit un email automatique l'informant de la suspension et du montant à régulariser. L'accès est rétabli automatiquement dès que le paiement est enregistré. Voir le guide : Gestion des impayés Comment consulter l'historique complet des paiements d'un client ? Allez dans Clients → [Client] → Facturation → Historique. Vous y trouvez toutes les factures, paiements, relances et avoirs classés par date. Vous pouvez filtrer par période et exporter en CSV. Voir le guide : Historique client Comment gérer un client professionnel (B2B) avec des besoins spécifiques (TVA intracommunautaire, facturation au nom de la société) ? Lors de la création du profil client, activez le mode "Client professionnel" et renseignez le SIRET, la raison sociale et le numéro de TVA intracommunautaire si applicable. Les factures seront automatiquement émises au nom de la société avec les mentions légales B2B requises. Voir le guide : Onboarding B2BFacturation et comptabilité
Comment générer un fichier de prélèvement SEPA pour ma banque ? Allez dans Facturation → Prélèvements SEPA → Générer le fichier SEPA. Boxanet compile toutes les échéances du mois en cours en un fichier XML SEPA PAIN.008.003.02 prêt à être remis à votre banque. Voir le guide : Générer un prélèvement SEPA Comment exporter le FEC (Fichier d'Écriture Comptable) pour mon expert-comptable ? Allez dans Reporting → FEC → Sélectionner la période → Exporter. Le fichier respecte le format FEC officiel (article A. 47 A-1 du CGI). Il est généré en quelques secondes et peut être remis directement à votre expert-comptable ou à l'administration fiscale en cas de contrôle. Voir le guide : Export FEC Comment créer un avoir pour corriger une facture ? Allez dans Facturation → Factures → [Facture concernée] → Créer un avoir. Choisissez entre avoir total (annulation complète) ou avoir partiel (correction d'un montant). Voir aussi : Facture incorrecte ou manquante Comment paramétrer les relances automatiques pour les impayés ? Allez dans Paramètres → Facturation → Relances automatiques. Configurez les déclencheurs (J+3, J+10, J+20...), le canal (email, SMS), et le modèle de message pour chaque étape. Vous pouvez aussi définir à partir de quel délai l'accès est automatiquement suspendu. Voir le guide : Paramétrer les relances Comment exporter les données comptables pour plusieurs sites à la fois (consolidé groupe) ? Dans la sélection de site (menu déroulant en haut), choisissez "Tous les sites" avant de lancer l'export FEC ou les rapports. L'export consolidé est disponible pour les abonnements multi-sites. Voir le guide : Reporting multi-sitesContrôle d'accès
Comment attribuer un badge NFC à un nouveau client ? Lors de la création du contrat (étape 6 de l'onboarding), allez dans Accès → Attribuer un badge. Scannez le badge physique avec le lecteur USB de l'accueil ou saisissez le numéro manuellement. Le badge est actif immédiatement après validation. Voir le guide : Gestion des accès Comment désactiver un badge perdu ou volé sans résilier le contrat ? Allez dans Clients → [Client] → Accès → Badge NFC → Désactiver. Le badge est immédiatement désactivé. Émettez ensuite un nouveau badge depuis le même menu. Voir aussi : Accès client bloqué Comment consulter le journal des accès d'un client (entrées/sorties) ? Allez dans Clients → [Client] → Accès → Journal des accès. Chaque entrée/sortie est horodatée avec le badge ou code utilisé. Vous pouvez filtrer par période et exporter en CSV.Reporting
Quels sont les 17 rapports disponibles dans Boxanet ? Le module Reporting propose : taux d'occupation (par box, par site, global), CA mensuel/annuel, balance âgée, FEC, prévisionnel de trésorerie, rapport d'entrées/sorties, analyse par segment client, rapport multi-sites, analyse de la rentabilité par m², rapport des accès, rapport des contrats actifs/résiliés, rapport des remises accordées, suivi des relances, rapport d'assurance, analyse des temps de rotation de boxes, rapport de sinistres. Voir le guide : Présentation des rapports Comment planifier l'envoi automatique des rapports à la direction ? Allez dans Reporting → [Rapport souhaité] → Planifier. Choisissez la fréquence (hebdomadaire, mensuelle), le format (PDF, Excel) et les destinataires. Les rapports sont envoyés par email à la date définie. Voir le guide : Automatiser les rapportsDocument mis à jour le 29 juin 2026 — Boxanet Docs