Ce guide explique comment vos locataires entrent sur votre site, et ce que vous pouvez régler dans Boxanet.
Choisir le mode d'accès de votre site
Chaque site a un seul mode d'accès à la fois. Pour le choisir :
- Ouvrez Gestion → Sites de stockage, puis modifiez votre site.
- Allez dans l'onglet Contrôle d'accès.
- Choisissez l'un des cinq modes :
| Mode | En pratique |
|---|---|
| Pas de gestion d'accès | Boxanet n'envoie aucune information d'accès au client. |
| Accès IP Boxanet (dispositifs IoT Shelly) | Le client ouvre le portail et le bâtiment depuis une page sur son téléphone. Il faut des boîtiers connectés installés sur place. |
| Code généré à la signature | Quand le client signe son contrat, Boxanet crée un code et vous l'envoie par email. Vous l'enregistrez vous-même dans votre propre système d'accès. |
| Code affecté à un box | Vous donnez vous-même un code fixe à chaque box. |
| Badge donné au client | Vous tenez la liste de vos badges et vous les remettez à vos locataires. |
Dans le même onglet, vous pouvez ajouter un PDF (plan d'accès, mode d'emploi) et un lien vidéo YouTube. Ils sont envoyés au locataire avec son email de bienvenue.
Accès IP Boxanet : ouvrir depuis son téléphone
Dans ce mode, des boîtiers connectés (Shelly) commandent le portail et les portes. Le branchement et le réglage des boîtiers sont faits avec l'équipe Boxanet. Vous n'avez rien à programmer vous-même.
Ce que voit le locataire
Le locataire reçoit un lien personnel vers sa page d'accès. Il l'ouvre dans le navigateur de son téléphone : il n'y a pas d'application à installer. Selon votre site, il y trouve ces boutons :
- Entrée sur le site
- Ouverture du bâtiment
- Fermeture du bâtiment
- Sortie du site
Depuis son espace client, il retrouve aussi ce lien dans le menu Mon accès (portail/bâtiment).
Réglages propres à ce mode
Toujours dans l'onglet Contrôle d'accès du site :
- Un seul bouton « Quitter le site » : il remplace les boutons « Fermeture du bâtiment » et « Sortie du site ». Le client confirme son départ, puis le bâtiment se ferme et le portail s'ouvre.
- Places de parking à l'intérieur du bâtiment : par défaut, un client qui ne loue qu'une place de parking ouvre seulement le portail. Activez ce réglage s'il doit aussi ouvrir le bâtiment.
- Délégation d'accès : voir plus bas, partie « Prestataires et délégués ».
Bon à savoir
- La sortie reste toujours possible, même si l'accès du client a été coupé entre-temps.
- Si votre site applique des horaires d'accès liés au contrat, seule l'entrée suit ces horaires. La sortie reste possible à toute heure.
- Sur la page d'accès, le bouton Signaler un problème prévient les gérants du site par SMS et par email. Ce bouton n'ouvre aucune porte.
- Si une commande d'ouverture ne peut pas partir vers un boîtier, les gérants reçoivent une alerte par SMS.
Code généré à la signature
- Le client signe son contrat en ligne.
- Boxanet crée alors un code à 6 chiffres propre à ce contrat.
- Ce code est envoyé par email à l'équipe du site (gérants, concierges, employés), avec le nom du locataire et le numéro du box.
- Vous enregistrez ce code dans votre propre système d'accès (clavier, centrale).
- Le code figure aussi dans l'email de bienvenue du locataire.
Le code est créé une seule fois par contrat : si l'étape de signature est rejouée, Boxanet renvoie le même code.
Code affecté à un box
- Dans l'onglet Contrôle d'accès du site, choisissez Code affecté à un box.
- Le tableau Codes d'accès par box apparaît : saisissez un code (10 caractères au plus) en face de chaque box.
- Le code s'enregistre dès que vous quittez le champ ou que vous appuyez sur Entrée.
Vous pouvez aussi saisir ce code depuis la fiche du box. Le locataire reçoit le code de son box dans son email de bienvenue.
Badge donné au client
Un badge est un numéro imprimé sur un badge physique que vous remettez au client. Vous gérez la liste de vos badges dans Gestion → Mes badges. Ce menu s'affiche pour les gérants dès qu'un de vos sites est en mode badge.
Tout est expliqué dans l'article Gérer les badges d'accès (connexion nécessaire).
Ce que reçoit le locataire
Quand son contrat est finalisé, le locataire reçoit un email de bienvenue aux couleurs de votre centre. La procédure d'accès dépend du mode du site :
| Mode | Contenu de l'email |
|---|---|
| Accès IP Boxanet | Un bouton Ouvrir mon accès vers sa page d'accès |
| Code généré à la signature | Son code d'accès |
| Code affecté à un box | Le code de son box |
| Badge donné au client | Un message : le centre va lui remettre un badge |
L'email contient aussi l'adresse du site, votre PDF et votre vidéo d'accès s'il y en a, et le plan du site avec l'emplacement du box.
Désactiver provisoirement l'accès d'un client
Exemple : un retard de paiement ou des travaux dans le bâtiment.
- Ouvrez la fiche du client (Gestion → Clients).
- Sur la ligne de son accès, cliquez sur le bouton Désactiver provisoirement cet accès (icône pause).
- Si vous le souhaitez, indiquez un motif.
- Si vous le souhaitez, indiquez une date Jusqu'au : l'accès revient tout seul à cette date. Sans date, l'accès reste coupé jusqu'à ce que vous le réactiviez.
- Cochez Prévenir le client pour qu'il reçoive un email et un SMS avec le motif.
- Validez avec Désactiver.
Le client ne peut plus entrer (ni ses délégués). S'il est sur place, il peut toujours sortir. Ses contrats, sa facturation et son espace client ne changent pas : ce n'est pas une résiliation.
Pour rendre l'accès, utilisez le bouton Réactiver l'accès au même endroit.
Prestataires et délégués
Prestataires (travaux, maintenance, livraison)
Un prestataire n'est pas un client : il a seulement besoin d'entrer sur le site.
- Ouvrez Gestion → Prestataires.
- Cliquez sur Ajouter un prestataire, choisissez le site, saisissez son téléphone (et son nom si vous voulez).
- La case Envoyer tout de suite le lien d'accès par SMS est cochée par défaut : décochez-la pour envoyer le lien plus tard.
Son accès est actif dès sa création. Pour le couper, cliquez sur Révoquer cet accès.
Délégués d'un locataire
Un locataire peut donner un accès à un proche, un salarié ou un déménageur. Cette fonction n'existe que sur les sites en Accès IP Boxanet.
- Le locataire le fait lui-même depuis son espace client, menu Mes délégués. Il choisit les horaires (Heures ouvrées, Ce week-end, 24h/24 ou Personnalisé) et, s'il le souhaite, une date de fin.
- Le délégué reçoit une invitation par SMS. Le lien est valable 48 heures et ne sert qu'une fois.
- Le délégué a les mêmes boutons que le locataire. Le locataire peut révoquer l'accès à tout moment.
Vos réglages, dans l'onglet Contrôle d'accès du site, partie Délégation d'accès :
- Module activé : désactivé, aucun client de ce site ne peut créer de nouveau délégué. Les délégations déjà actives continuent de fonctionner.
- Plafond par contrat : le nombre de délégués actifs en même temps, pour un contrat (5 par défaut).
- Interdire le gabarit « 24h/24, 7j/7 » : le locataire ne peut plus proposer un accès permanent.
Historique des accès
Les entrées et sorties passées par la page d'accès Boxanet sont enregistrées. Pour les consulter :
- Ouvrez Historiques → Accès.
- Par défaut, la page montre les 30 derniers jours.
- Filtrez par Site, Utilisateur, dates (Du / Au) et Action (Entrée site, Ouverture, Fermeture, Sortie site).
La page affiche aussi la liste des utilisateurs autorisés sur vos sites. Cette page est réservée aux concierges, aux gérants et aux administrateurs.
FAQ
Q1. Mes clients doivent-ils installer une application ? Non. La page d'accès s'ouvre dans le navigateur du téléphone, à partir du lien reçu par email ou SMS.
Q2. Puis-je changer de mode d'accès plus tard ? Oui, dans l'onglet Contrôle d'accès du site. Un seul mode est actif à la fois.
Q3. Le code généré à la signature est-il envoyé au client ? Il est d'abord envoyé à l'équipe du site, au moment de la signature, pour que vous puissiez l'autoriser dans votre système. Le client le retrouve ensuite dans son email de bienvenue.
Q4. Un client dont l'accès est désactivé peut-il rester bloqué dans le bâtiment ? Non. En accès IP Boxanet, la sortie n'est jamais refusée à quelqu'un qui est sur place.
Q5. À qui m'adresser pour une question juridique sur les accès ? Pour toute demande légale, écrivez au support Boxanet, à support@boxanet.com, en indiquant le nom de votre centre.